Os 5 maiores erros na administração de notas fiscais

Os 5 maiores erros na administração de notas fiscais

Muitos empreendedores ainda desconhecem a importância das notas fiscais e por isso negligenciam sua emissão e armazenamento correto, sendo esse tipo de comportamento perigoso para a administração financeira da empresa.

Pensando em guiar os gestores neste processo e prevenir os principais erros, enumeramos os piores deslizes que devem ser evitados ao lidar com notas fiscais.

Não armazenar as notas fiscais de forma correta

É obrigatório que todas as empresas armazenem as notas fiscais emitidas em um período de 5 anos, sendo o não cumprimento da regra punido com multas e sanções rigorosas.

Por regra, emitente e destinatário devem manter a NFe em arquivo digital, devendo apresentar as notas para a autoridade tributária sempre que solicitados.

No caso do emitente, é obrigatório armazenar apenas o arquivo digital. O destinatário por sua vez deve verificar autenticidade e validade da NFe, mesmo que tenha recebido a DANFE acompanhado de mercadoria.

Confundir DANFE e NFe

Falando em DANFE, esse é um erro muito comum, porém DANFE e NFe não são a mesma coisa.

A DANFE é como um resumo da NFe, uma representação simplificada que tem o objetivo de acompanhar a mercadoria enviada e contém informações básicas como emitente, destinatário, data e valores.

Ela é utilizada para auxiliar nas operações documentadas por NFe e substituir as notas fiscais em situações específicas como a compensação de crédito. Além disso, a DANFE contém a chave de acesso para consulta da NFe.

Outra variante deste erro é confundir também o XML com NFe. O XML nada mais é que o arquivo de registro da NFe. Sendo a nomenclatura dada ao arquivo da nota fiscal eletrônica, padronizado em todo o Brasil e obedecendo as regras fiscais vigentes. O XML depende de programas específicos para ser lido em computadores.

Não utilizar backup da NFe

Neste caso vale a frase “quem tem um, não tem nenhum. Quem tem dois, tem um”. Não armazene suas NFes em apenas um lugar. Utilize backups externos e virtuais, como armazenamento em nuvem. Evite manter documentos importantes em lugares como o computador do usuário, já que esse tipo de local pode sofrer danos físicos e perder dados.

Emitir nota fiscal manualmente

A emissão manual de notas fiscais é um processo que exige atenção e cuidado. Em empresas com um baixo volume de vendas, realizar o processo manualmente é viável, mesmo que se tome um tempo dentro da rotina de serviço para acessar sistemas e digitar todos os dados necessários.

Fato é que com o crescimento do volume de vendas e consequentemente de emissões, esse tipo de ação é arriscada. Seja pelo risco de um erro de digitação ou qualquer outra falha humana, é mais seguro e recomendado automatizar o processo assim que possível.

Não utilizar um sistema de gestão para NFe

O maior de todos os erros: a falta de um sistema eficiente para a gestão de notas fiscais. Um software eficiente significa economia e ganho tempo por parte da empresa.

Uma API completa como da Focus NFe é capaz de emitir NFe, NFSe e NFCe integrado a diversas linguagens como PHP, .NET, Java, Delphi, Python, Ruby, JavaScript, C, C++ e outras. Com guarda garantida em nuvem, além de assinatura digital, geração do DANFE, envio de e-mails e numeração de notas.

Conheça agora e teste por 30 dias grátis.

Utilize uma API para emissão de documentos fiscais eletrônicos

Nota Fiscal eletrônica é assunto sério e pode dar muito trabalho para seu time de desenvolvimento. Mas você não precisa se preocupar e nem ter um custo alto para terceirizar a emissão destes documentos. A Focus NFe é uma plataforma especializada em documentos fiscais. Atua no mercado desde o surgimento desta tecnologia. Empresas de todos os portes já emitiram mais de 11 milhões de documentos fiscais.

Veja abaixo a lista de todas as APIs disponíveis na Focus NFe

  • NFe: Emita Nota Fiscal Eletrônica
  • NFSe: Nota de serviço com um formato único e simplificado
  • NFCe: Nota ao consumidor
  • CFe SAT: Em SP? Sem problemas, temos integração com SAT também.
  • CTe: Conhecimento de transporte eletrônico (inclusive CTe OS)
  • MDe: Receba por webhooks todas as notas emitidas para o seu CNPJ

Além de APIs acessórias úteis para o seu software.

  • CEP: Busca de CEPs sempre atualizada com a base de dados dos Correios
  • CFOP: Consulte todos os códigos fiscais de operação
  • NCM: Mantenha o cadastro de produtos de seu cliente sempre correto com o código NCM padronizado