Emissão de notas fiscais: quando automatizar a NFe?

Emissão de notas fiscais: quando automatizar a NFe?

No mundo do empreendedorismo, a emissão de notas fiscais faz parte da rotina. Saber a hora de automatizar a NFe é essencial e pode trazer alguns benefícios para o seu negócio.

A automatização permite que a sua empresa reduza custos com a parte operacional das emissões. Isso porque, muitas vezes, é necessário ter um colaborador específico para trabalhar nessa área, a fim de manter a gestão das emissões em dia e o setor fiscal organizado. 

Dessa forma, automatizar processos repetitivos permite investir esforços e finanças em áreas mais estratégicas. Dessa forma, é possível proporcionar maior otimização do seu tempo e dos seus recursos.

Quer saber mais sobre como gerar economia na sua empresa? Leia nosso post : Conheça 4 ideias para reduzir custos na empresa.

O que é automatização da NFe?

Automatizar as notas fiscais implica em tornar o processo otimizado através de um software de emissão. Dessa forma, um processo que exigiria mais tempo em sua execução passa a ser mais agilizado, possibilitando que a empresa tenha maior produtividade e foco em outras tarefas.

A Automatização é feita por intermédio de um software que coleta os dados necessários para o documento no momento em que a venda é feita. Assim, de forma automática, o software calcula os tributos da transação, envia a NF e faz a validação eletrônica.

Lembrando que a nota fiscal é um documento fundamental no dia a dia das empresas. Seja para controle interno como para prestação de contas junto a receita e órgãos públicos.  

Logo, ter maior praticidade e segurança com essa tarefa é essencial, tendo em vista que emitir uma nota fiscal de modo manual tem mais chances de acontecer erros, gerando retrabalhos e até custos não planejados.

Mas como saber quando devo automatizar minhas notas? 

Quando a empresa deve automatizar a NFe?

Para ter certeza de quando a empresa deve automatizar suas notas fiscais é preciso avaliar alguns aspectos como por exemplo:

Quantidade de notas emitidas por dia

Se a sua empresa emite mais de 5 notas fiscais por dia, essa é uma boa hora para automatizar.

Leve em conta que a emissão de notas depende de fatores que podem fugir do seu controle, causando atrasos e problemas na emissão. Alguns exemplos desses fatores seriam: instabilidade de servidores de prefeituras e órgãos fiscais, dados específicos para cada nota e regiões do país, envio da nota para cada cliente ou fornecedor, entre outros.

Por isso, ter um uma emissão automatizada torna o processo mais prático e seguro, já que o software faz todo o trabalho de coleta de dados, emissão,validação e envio das notas.

Funcionário exclusivo

Você tem um funcionário exclusivo para emissão e gestão das notas?

Os empreendedores sabem o quanto é preciso reduzir custos e focar no elemento principal do seu negócio. E isso inclui que qualquer elemento que atrapalhe esse foco no Core Business, deve ser repensado.

Afinal, isso gera uma série de vantagens. Desde a otimização de recursos, tempo e produtividade de seus funcionários, bem como concentrar esforços para criar melhores estratégias para o seu negócio.

Se você não sabe o que é ou como identificar o seu Core Business, confira nosso artigo Core business: dicas para sua empresa de software

Gestão e contabilidade

Toda empresa precisa estar em dia com a gestão de notas e permitir um acesso facilitado aos seus documentos fiscais.

Primeiro a gestão, pois no mercado digital ao qual a maioria das empresas estão inseridas existem diversos meios de pagamento. 

Como nem sempre a emissão da nota acontece no mesmo ambiente em que o pagamento é feito, dificuldades na emissão podem aparecer devido a divergência de informações entre meios de pagamentos distintos.

Já no que diz respeito a contabilidade, é preciso que seu contador esteja habituado ao mercado digital e as especificações desse setor.  

Logo, automatizar a NFe também é uma maneira de facilitar ao contador o acesso aos documentos fiscais de forma mais eficiente. O que torna  melhor a comunicação e o alinhamento de objetivos financeiros e necessidades fiscais da sua empresa. 

Como automatizar a NFe?

Como já mencionamos, a emissão automatizada de notas acontece por meio de um software que, através da integração de uma API, faz todo o processo desde a coleta de informações para preencher a nota até a validação e o envio da nota de forma automática.

Por isso, no momento de automatizar a emissão de NFe, considere investir na contratação de uma empresa apta a realizar esse serviço para o seu negócio.

Com uma API de emissão de notas, você deixa de perder tempo com a emissão de notas fiscais e ganha tempo para direcionar seus esforços para atividades mais importantes.

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