Saiba o que é e como emitir a Nota Fiscal Avulsa

Saiba o que é e como emitir a Nota Fiscal Avulsa

A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal emitido de forma individual, podendo ser nota física ou eletrônica. Normalmente é utilizada por não contribuintes do ICMS que por lei não são obrigados a emitir nota fiscal eletrônica. 

Como as demais notas fiscais, a Nota Fiscal Avulsa tem a função de regularizar operações comerciais e permitir maior transparência na fiscalização.

Entenda melhor essa nota fiscal e como a sua emissão é feita.

O que é Nota Fiscal Avulsa?

A Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFAe) é um documento fiscal que pode ser utilizado por profissionais que não realizam operações de venda de produtos com tanta regularidade.  

Por isso ela é mais utilizada por empreendedores que não são obrigados a emitir a Nota Fiscal de Produto (NF-e) e de Serviço Eletrônica (NFS-e). É o caso das micro e pequenas empresas, MEIs e profissionais autônomos sem CNPJ.

Como emitir a NFAe

A Nota Fiscal Avulsa precisa ser autorizada pela Sefaz possuindo regras de acordo com cada cidade e estado. Por isso, é preciso verificar junto ao órgão responsável quais as informações corretas para a emissão desse documento. 

Feito isso, basta realizar o cadastro online e aguardar a autorização. Assim que autorizado, a Sefaz libera em seu portal a emissão de uma nota por vez, de maneira que é preciso solicitar individualmente a Nota Fiscal Avulsa e repetir esse processo a cada nova nota.

Vale ressaltar que para profissionais autônomos sem CNPJ e artesãos, é preciso ter cadastro junto à prefeitura em que residem e não na Sefaz.

Em relação ao Modelo da nota a ser utilizado temos duas opções: o Modelo 55 e o Modelo 1-A.

O primeiro modelo é igual a Nota Fiscal Eletrônica (NFe). Sua emissão e armazenamento são feitos em ambiente eletrônico e seu envio ao remetente é feito por meio de um arquivo XML. 

O segundo modelo também é feito eletronicamente, assim como as demais notas. A diferença é que,quando impressa, também é válida como documento fiscal. 

Detalhes sobre a Nota Fiscal Avulsa

Existem algumas informações que você deve considerar em relação a emissão da nota avulsa:

Quantidade de produtos

Essa nota pode conter no máximo 10 produtos em sua descrição. Dessa forma, se a quantidade de itens ultrapassar o limite, será necessário emitir mais de uma nota.

Armazenamento

O arquivo XML desse documento não garante validade fiscal, sendo necessário imprimir a nota física e guardá-la por 5 anos. A perda da nota avulsa física pode acarretar em multas. 

Emissão por Pessoa Físicas

Pessoas Físicas podem emitir essa nota, desde que cadastradas na prefeitura do próprio estado.

CNPJ

O CNPJ que será atribuído à chave de acesso da nota fiscal será o da Sefaz e não o do emissor, já que o software do órgão é que está realizando a emissão. Porém, no arquivo XML da nota, o CNPJ que vai constar é o do emissor.

Impressão da Nota Fiscal Avulsa

A impressão da nota pode ser feita em papel A4 comum, mas caso precise imprimir outra cópia, será necessário pedir autorização à Sefaz.

Interrupção da emissão

Em caso de interrupções na hora da emissão, será necessário reiniciar o processo do zero.

Quem pode emitir

Como já mencionado, a emissão da NFAe só pode ser feita por não contribuintes do ICMS.

Erro na emissão da Nota Fiscal Avulsa

Não é possível realizar a correção de dados, em caso de emissão incorreta da nota. Nesses casos, cabe entrar com um pedido de cancelamento da nota para depois realizar uma nova emissão, ficando sujeito a demora do processo, que pode durar até 7 dias.

Sequência numérica

A sequência númerica da NFAe possui um limite e quando o emissor atinge esse limite, a contagem é reiniciada. Lembrando que essa numeração vai de 1 até 999.999.999.

Consulta da Nota Fiscal Avulsa

A consulta pode ser feita no Portal Nacional da Sefaz assim como no portal Sefaz de cada estado. Nesses portais, é possível verificar a validade da nota, se o documento foi emitido e se foi ou não cancelado.

Emissão em contingência

Ao contrário de outras notas, a Nota Avulsa não pode ser emitida em contingência. Assim, se o sistema Sefaz se encontrar fora do ar, é preciso aguardar até que volte a normalidade para realizar essa operação.

Não indicada para grande volumes de emissão

Se o seu negócio realiza muitas transações comerciais e precisa emitir muitas notas, a nota avulsa torna o processo mais trabalhoso e sujeito a erros, uma vez que o preenchimento dessa nota é feito de forma manual.

Data de saída da mercadoria

A NFAe permite que a data de saída da mercadoria seja de até 3 dias após a data de emissão. Então fique atento, já que não é possível cancelar a nota depois que o destinatário recebeu a mercadoria. 

Essas são algumas das informações em relação a Nota Fiscal Avulsa. Com tantas peculiaridades, ter um software que te ajuda a gerenciar e a emitir suas notas fiscais faz toda diferença. 
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