Cancelamento extemporâneo: o que é e como solicitar?

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O cancelamento extemporâneo, basicamente, é aquele cancelamento feito fora do prazo permitido pela legislação. Mas será que ele pode ser emitido em todas as situações?

Vamos falar tudo o que precisa saber sobre o cancelamento extemporâneo: o que é, como pedir, como ele funciona nos estados brasileiros, entre outros itens. 

O que é cancelamento extemporâneo?

O cancelamento extemporâneo é o procedimento tradicional quando se emite uma nota fiscal com informações erradas, mas o equívoco só foi percebido quando o prazo de cancelar a nota fiscal já acabou. 

Geralmente, esse procedimento é utilizado nas operações que envolvem o uso do CTe, o Conhecimento de Transporte Eletrônico, muito comum nas operações que envolvam transporte de mercadorias.  

Apesar disso, o cancelamento extemporâneo também é aceito em operações com Nota Fiscal (NFe) e Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CTe OS).

As três situações mais comuns nas quais essa modalidade de cancelamento é solicitada são:

Cancelamento de venda – geralmente ocorre quando o comprador decide não continuar com o pedido que fez. É muito comum isso acontecer quando o prazo de entrega do produto final é longo. 

Arrependimento do consumidor – o consumidor pode desistir de uma compra que realizou, mais precisamente, até sete dias úteis a partir da data de recebimento do produto ou serviço.

Dados lançados de forma errada no documento fiscal – Falha da empresa na hora de preencher os dados da NFe.

Quando posso solicitar o cancelamento extemporâneo?

Como a gente falou no começo, ele pode ser pedido caso o prazo de cancelamento de uma nota fiscal tenha sido perdido, segundo as regras da Sefaz do seu estado, como vamos abordar adiante.

O cancelamento pode ser feito até o dia 10 do mês seguinte após a emissão de determinada nota fiscal. Por exemplo, se você emitiu sua nota no mês de junho, o extemporâneo pode ser feito até o dia 10 de julho.

Outro adendo é que o procedimento só pode ser feito com no máximo cinco CTEs por vez, contanto que todos eles tenham sido emitidos no mesmo mês. 

Como fazer para solicitar o cancelamento?  

O pedido para cancelamento extemporâneo pode ser feito pelo site da Sefaz (disponível em alguns estados) ou nos postos de atendimento do órgão.

A empresa deve abrir um protocolo e informar que não cumpriu o prazo exigido de cancelamento da NFe, CTe ou CTe OS.

Os passos para cancelamento são:

  1. Acessar o site da Sefaz de seu estado;
  2. Clicar na opção “Conhecimento de Transporte Eletrônico” no menu do portal; 
  3. Clicar em “Pedido de Cancelamento Extemporâneo”.

Logo após, a empresa deverá pagar uma taxa, a Taxa de Serviços Estaduais (TSE) enviada pela própria Sefaz e cujo valor depende do estado que o seu negócio se localiza.

Isso gera um número de protocolo e um Documento de Arrecadação (DAR-/AUT) que ficam disponíveis para a empresa pagar a TSE. 

O cancelamento extemporâneo só será validado depois que a taxa for paga. O prazo para a quitação desse débito é o décimo terceiro dia do mês seguinte que a empresa recebeu a Autorização de Uso do CTe.

Para cancelar o documento fiscal após o prazo, o contribuinte deve ter os seguintes itens: 

  • chave de acesso ao CTe que precisa ser cancelado fora do prazo;
  • comprovante que a operação de transporte não foi utilizada;
  • folha do livro de registro de saídas e/ou entradas ligados à operação, ou prestação da declaração de uso da Escrituração Fiscal Digital (EFD);
  • justificativa da pessoa representante da empresa de não ter conseguido fazer o cancelamento da nota fiscal no prazo exigido pela Sefaz.

Regras específicas de cancelamento extemporâneo em alguns estados

Apesar de regras gerais, vale ressaltar que esse processo é decidido de forma autônoma por cada estado, o que gera algumas particularidades a depender da Unidade Federativa em questão.

Sendo assim, trazemos os principais casos singulares de alguns estados.

Ceará

No que diz respeito ao estado, a Instrução Normativa 58/2013 guia o processo de cancelamento extemporâneo. Os prazos de cancelamento são os mesmos que os demais estados, mas vale olhar algumas regras específicas como o fato que a cada CTe emitido com erro, só é permitida a emissão de um CTe de anulação e um substituto.

Goiás

No caso goiano, as instruções específicas de cancelamento estão no RCTE, Seção IV, Subseção IV, art. 141, §1º,IV e §3º

Rio de Janeiro

Em terras cariocas, a Resolução Sefaz 720/2014 é quem guia o contribuinte, mais precisamente na Seção II – Do Cancelamento Extemporâneo.

Entre outras regras, quem quiser cancelar algum documento no estado, deve entrar no site da Sefaz do estado, aguardar 24 horas para a autorização de cancelamento do documento fiscal. Após isso, a pessoa interessada tem até 30 dias para cancelar a NFC-e.

São Paulo 

Já no estado de São Paulo, é a Decisão Normativa CAT 02, de 10/09/2015 a responsável por definir as regras do cancelamento extemporâneo.

Caso o contribuinte paulista não se atente às regras de cancelamento (após 24 horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NFe ou após 7 dias do momento da concessão da Autorização de Uso do CTe), ele poderá pagar multas que podem chegar a 10% do valor de operação. 

Restrições e multas para o cancelamento extemporâneo 

Existem casos que o cancelamento extemporâneo não será permitido, conhecidos também como os casos de restrição, mais precisamente:

  • transporte de mercadorias já começou;
  • autorização para o cancelamento da CTe foi feita pela Sefaz Virtual de Contingência (SVC);
  • CTe está vinculado ao MDFe (Manifesto de Documento Fiscal e Eletrônico) e que também deve ser anulado;
  • alterações no CTe foram feitas após o pedido de cancelamento;
  • incoerências com o Manual de Orientação do Contribuinte do CTe. 

Dito isso, o cancelamento extemporâneo de CTe será aceito quando a situação não puder ser resolvida por meio de uma Carta de Correção Eletrônica (CCe), mais precisamente em casos que os valores descritos influenciem no cálculo final do frete, ou erros ligados às datas de entrada e saída e dados do remetente ou do destinatário. 

Em caso de cancelamento fora do prazo, pode ser cobrada uma multa, mas é importante salientar que a necessidade de pagá-la e o valor da taxa variam conforme o estado, o que justifica a importância de ficar atento ao que diz a Sefaz na UF que seu negócio se localiza. 

Prazos de cancelamento de nota fiscal por estado 

Para ter certeza do tempo permitido de cancelamento da nota fiscal e ter menos riscos de ter que recorrer ao cancelamento extemporâneo, trazemos a lista com os prazos para cancelar a sua nota fiscal em cada um dos estados brasileiros.

O cancelamento deve ser feito pela SVC e, geralmente, o prazo para cancelar os documentos fiscais é de 24 horas a partir da data de sua emissão, no caso das Notas Fiscais Eletrônicas. No entanto, existem exceções, as quais listamos a seguir:

  • Mato Grosso, 2 horas para cancelamento – a justificativa oficial é evitar fraudes e irregularidades e cancelar documentos que foram entregues;
  • Paraná, 168 horas (7 dias corridos);
  • Piauí, 1440 horas (60 dias);
  • Rio Grande do Sul, 168 horas (7 dias corridos);
  • Rondônia, 720 horas (30 dias corridos);

Depois desse prazo, a empresa tem até 168 horas, ou até sete dias corridos para cancelar o documento fiscal de forma extemporânea. 

Outro ponto é que, em determinados, estados o cancelamento de NFe fora do prazo é homologado, o que acarreta a emissão automática da multa pelo atraso da emissão da nota. O contribuinte, claro, deve ficar atento a isso. 

Trazemos o código de cancelamento de cada estado, os quais são:

Estado Código
Acre12
Alagoas27
Amapá16
Amazonas13
Bahia29
Ceará23
Distrito Federal53
Espírito Santo32
Goiás 52
Maranhão21
Mato Grosso51
Mato Grosso do Sul50
Minas Gerais31
Pará15
Paraíba25
Paraná41 
Pernambuco26
Piauí22
Rio de Janeiro33
Rio Grande do Norte 24
Rio Grande do Sul43
Rondônia11
Roraima14
Santa Catarina42
São Paulo 35
Sergipe28
Tocantins17

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