Economia de tempo: saiba como otimizar suas ações

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Gerar economia de tempo em uma organização é uma ação estratégica.

Muitas empresas perdem dinheiro e oportunidades por não fazer o uso de boas práticas na hora de gerenciar esse recurso tão importante que é o tempo.

Por isso, no artigo de hoje, vamos explicar sobre a importância do gerenciamento de tempo dentro de uma empresa de tecnologia e dar algumas dicas para melhorar a atuação da sua equipe.

Vamos lá?

Porque investir em economia de tempo

Quando discutimos esse tema, é difícil não vir à mente aquela máxima: tempo é dinheiro.

Tanto dinheiro como tempo, são recursos que uma organização precisa aprender a gerenciar para garantir sua estabilidade. 

Uma empresa funciona porque existem pessoas dedicando seu tempo, seus conhecimentos e sua força de trabalho para que as ações sejam desenvolvidas. Ou seja, os colaboradores que atuam na empresa estão vendendo o seu tempo para estar atuando ali.

Além disso, ao economizar tempo, uma organização produz mais em um período menor. Isso permite prepará-la para o crescimento e expansão de suas atividades. 

Afinal, ao escalar uma organização, diversas coisas acontecem ao mesmo tempo. Se existe uma boa gestão nesse sentido, o desenvolvimento da empresa é promissor.

Benefícios da economia de tempo

Otimizar o uso do tempo pode trazer benefícios para a empresa e também para os colaboradores.

Além de contribuir para o crescimento, como falamos acima, uma melhor gestão do tempo contribui para que a empresa consiga se preparar melhor para os desafios do mercado. 

A cada ano que passa, é possível observar que a percepção das pessoas em relação ao tempo está cada vez mais dinâmica.

As necessidades dos clientes muitas vezes estão relacionadas com o tempo que você, como empresa, leva para atender a demanda. 

Por isso, uma empresa bem estruturada em questão de gestão de tempo, pode oferecer melhores soluções sem gerar um desgaste nas equipes.

Em relação aos colaboradores, os benefícios da economia de tempo podem impactá-los positivamente de diversas formas.

Entre esses benefícios, podemos citar a melhoria na autonomia, a valorização do seu trabalho e também o incentivo para sua formação pessoal.

Principais dicas para economizar tempo

Para contribuir ainda mais com a melhoria na sua economia de tempo, separamos algumas dicas que podem ajudar a fazer um uso melhor desse recurso tão importante! 

Vamos a elas:

Incentive a organização 

Você já se atrasou porque não lembrava o horário da reunião ou não sabia onde estavam os documentos que precisava levar para o cliente?

Situações como essas nos ajudam a perceber que a organização é um passo primordial quando falamos sobre economizar tempo. 

Ao passo que mantemos arquivos, agenda, espaços e dados organizados, as chances de perdermos tempo com esses recursos básicos são menores.

Nessa parte de organização, uma dica é organizar até mesmo os tipos de tarefas. Separar tarefas estratégicas de tarefas mais repetitivas ou operacionais, já pode dar um panorama diferente e facilitar a distribuição e priorização dessas atividades. 

Encontre boas ferramentas

Aplicativos de gerenciamento de tarefas, calendários compartilhados e outros sistemas podem ser muito úteis para ajudar a economizar tempo.

Procure por programas que possam ajudar a manter as informações das tarefas sempre em ordem e com fácil acesso. Afinal, para implementar com as equipes, pode ser um pouco desafiador no começo, mas depois que entrar como parte das atividades gerais, faz a diferença.

Teste metodologias

No meio de tecnologia da informação, muito se fala das metodologias ágeis. Esses métodos de trabalho podem ser muito úteis para a otimização do tempo.

Vale ressaltar que a melhor metodologia é aquela que faz sentido para o seu negócio. Por isso, busque conhecer e testar modelos diferentes, até encontrar aquela que funcione melhor no seu caso.

Divida e priorize

Grandes construções são feitas com pequenos tijolos. Cada projeto, quando dividido em pequenas tarefas, fica muito mais fácil de se ter uma previsão para realização de cada uma.

Além disso, observar as tarefas individualmente nos ajuda a ter mais noção de quais são as prioridades. Em geral, são aquelas das quais dependem as demais. 

Busque por foco

Focar em uma atividade de cada vez pode parecer que demora mais, mas na verdade é uma ótima forma de economizar tempo. Quando focamos em uma tarefa só, podemos fazer ela com mais atenção e caprichar nos detalhes. 

Já quando fazemos várias coisas ao mesmo tempo, podemos nos distrair facilmente e deixar passar aspectos que podem impactar significativamente os projetos. Por isso, fuja da ideia de ser multitarefas! 

Invista em treinamento e delegue 

Delegar atividades é essencial para uma empresa que pretende crescer. Mas quando faltam habilidades ou conhecimento por parte dos colaboradores, fica impossível delegar.

Por isso, é estratégico investir em treinamentos específicos que permitam maior autonomia das equipes. Assim, o tempo será bem gerenciado e os colaboradores terão mais oportunidade de desenvolver ações por conta própria, sentindo-se mais valorizados e motivados.

Revise as ações 

Parte da organização de tarefas é a revisão daquelas que estão em andamento. Infelizmente, a prática da revisão muitas vezes não é priorizada, o que pode fazer com que ações importantes sejam esquecidas ou realizadas de forma incompleta.

Por isso, busque aplicar a prática de revisões para garantir que as entregas sejam feitas dentro de altos padrões de qualidade e que o retrabalho seja evitado.

Valorize o descanso

Outro ponto que muitas vezes é deixado de lado é a importância do descanso. Sem uma boa noite de sono ou finais de semana tranquilos para repor as energias, fica muito mais difícil de trabalhar. O rendimento de uma pessoa descansada é muito maior e a qualidade final das tarefas também acaba sendo melhor. 

Dessa forma, busque sempre valorizar o tempo de descanso das suas equipes. Crie formas de garantir que não haverão incômodos para os colaboradores nesses períodos, pois assim fica mais fácil incentivá-los ao foco durante o período oficial de trabalho.

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