Os ERPs são sistemas de planejamento de recursos empresariais. Suas funções integrativas contribuem para oferecer melhores práticas de gestão em diversos cenários. Isso inclui as instituições de ensino por meio do ERP para escolas.
São diversos os recursos que precisam ser gerenciados em uma escola: materiais de uso diário, equipamentos, manutenção das áreas de uso, gestão financeira, e por aí vai. Isso ainda se soma ao grande volume de dados e informações sobre alunos, pais e tudo que o ensino envolve.
Portanto, é interessante para as escolas ter um sistema para gerir tudo isso de forma eficiente. Nesse sentido, o mercado de ERP para escolas possui bastante espaço para ser explorado.
Então, se faz parte dos seus objetivos desenvolver um sistema de gestão escolar, acompanhe esse artigo para saber mais sobre o que um ERP precisa para atender demandas específicas das instituições de ensino.
Necessidades gerais de gestão em escolas
Para entender a importância do ERP para escolas, é preciso ter claro quais as necessidades de gestão que uma instituição de ensino apresenta. Com base nisso, é possível desenvolver um sistema que ofereça benefícios que atendam essas demandas.
Vejamos a seguir algumas dessas necessidades que podem ser observadas na maioria das escolas.
Dedicação às ações estratégicas
Muitas escolas têm planejamentos estratégicos admiráveis, mas não conseguem colocar as ações em prática. Um dos principais motivos para isso é que as atividades operacionais acabam tomando muito tempo.
Entre essas atividades, podemos citar a gestão de matrículas, a cobrança de mensalidades, o atendimento aos pais, gestão orçamentária e tudo mais. Então entra aqui a necessidade de um sistema que agilize esses processos para
Melhoria no atendimento aos pais
Uma prioridade da maioria das escolas particulares é buscar estratégias para manter a fidelização dos alunos. E isso, evidentemente, passa pelo crivo dos pais e responsáveis, que precisam se sentir seguros para mantê-los nesse ambiente.
Para aumentar a confiança nesse sentido, é preciso estabelecer ações específicas que busquem aproximar a família e a escola. Assim, essa necessidade se soma a anterior, já que melhorar o atendimento aos pais é um elemento estratégico.
Facilidade no acesso à informações
O tempo todo, os colaboradores de uma escola precisam acessar informações, tanto sobre os alunos, quanto sobre os professores, pais e os recursos da instituições. Nesse sentido, existe a necessidade de que as informações sejam integradas.
Por exemplo: ao verificar os dados de um aluno, é interessante poder saber quais são seus dados pessoais (fornecido pelos pais), o seu desempenho escolar (fornecido pelos professores) e o status das mensalidades (fornecido pelo financeiro).
Se cada uma dessas informações for registrada em uma plataforma diferente, fica mais difícil para os colaboradores acessarem. Por isso, quanto mais facilitado seja esse acesso à informações, melhor.
Diminuição da inadimplência
A falta de pagamento das mensalidades é um problema recorrente nas instituições de ensino particulares. Isso pode causar a evasão dos alunos e também impactar na saúde financeira da escola.
Para garantir uma melhor gestão financeira, fica evidente a necessidade já citada em relação à integração das informações. Se a escola tem meios para garantir que as cobranças sejam feitas nos prazos corretos e para as pessoas certas, é possível reduzir o problema de inadimplência.
Importante: É claro que aqui fizemos um apanhado geral de necessidades de instituições de ensino. Na hora de desenvolver o ERP com a sua equipe, vale a pena ir a fundo e validar isso com o mercado. Aqui entra uma pesquisa com os possíveis usuários do sistema: colaboradores das escolas, pais e alunos.
Funções básicas de um ERP para escolas
Pensando nas necessidades das escolas que falamos acima, agora vamos levantar algumas funções que um sistema de gestão escolar pode oferecer, compreendendo os seus benefícios.
Aspectos de usabilidade e segurança
Inserir um sistema novo em uma organização é um desafio. Existe sempre a resistência que parte dos colaboradores e nem sempre a liderança apoia com entusiasmo a novidade.
Por isso, pensar nos aspectos de usabilidade do ERP para escolas é essencial, pois um sistema fácil de usar pode quebrar essa barreira inicial. Aqui entra o desenvolvimento de um menu fácil de entender, uso de fontes legíveis, acessibilidade e demais detalhes para garantir o fácil uso.
Além disso, a segurança do sistema é fundamental, especialmente pensando em garantir que os dados dos alunos não sejam comprometidos. Vale a pena estar atento à Lei Geral de Proteção de Dados, para garantir que tudo esteja ok.
Funções de integração
Em relação à integração, é importante levar em conta não só o alinhamento entre os dados, como falamos no exemplo das informações de um aluno. É também válido pensar no dispositivo que irá acessar esses dados.
Por isso, ao pensar na integração, é interessante avaliar a possibilidade de aplicar um sistema de nuvem. Assim, colaboradores, pais e alunos podem acessar os dados por diversos canais diferentes (computador, celular, tablet).
Funções de gestão e financeiras
Na parte de gestão, o ERP para escolas pode oferecer um meio para controle e execução de projetos. Isso pode ser usado tanto por colaboradores da área administrativa como também por professores.
Assim, é possível que os pais acompanhem a evolução de projetos multidisciplinares desenvolvidos na escola e também os coordenadores acompanhem os avanços das tarefas de gestão.
Já no aspecto financeiro, é interessante que o sistema contribua com a contabilidade, especialmente em escolas com mais de uma unidade. Ter a possibilidade de verificar dados por setor e também valores totais é um diferencial.
A automatização da emissão de notas fiscais também é um elemento importante. Para isso, é possível utilizar APIs dentro do ERP. Assim, é possível economizar tempo e dinheiro.
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