Diariamente, o setor financeiro de milhões de empresa emitem ao menos uma nota fiscal de serviço, documento crucial para o funcionamento do negócio.
Com ele, a fiscalização de fraudes se torna mais precisa, o registro das movimentações passa a ter menos erros e o consumidor pode cobrar pela qualidade dos serviços.
Em função disso, automatizar esse processo figura como um ótimo investimento para a sua companhia. Se você quer saber mais sobre o tema, confira o nosso post de hoje. Boa leitura!
O que é a automatização da emissão de nota fiscal de serviço?
O processo de emissão automática de nota fiscal só acontece quando a corporação conta com um software capaz de executar esse trabalho sem a intervenção de um humano.
Esse software é responsável por, no momento da realização da venda, coletar todos os dados necessários para a criação do documento, calcular os tributos envolvidos na transação, enviar a NF e efetuar a validação eletrônica dela.
Como é feito o processo de automação da emissão de NF?
A emissão automática de notas fiscais é feita por um software próprio ou um recurso interno de uma aplicação de gestão de vendas.
Essa ferramenta se integra ao restante das ferramentas corporativas utilizando APIs para coletar informações e, assim, gerar, validar e compartilhar o documento automaticamente. Entre os registros coletados, estão incluídos:
- dados do produto ou serviço comercializado;
- informações sobre o cliente;
- dados da empresa;
- registros necessários para o cálculo da tributação aplicável para a transação comercial;
- registros exigidos para validar a NFe junto aos órgãos tributários.
Quando o negócio deve automatizar os seus processos de emissão?
Há uma série de benefícios no ambiente operacional de empresas que automatizam a emissão de suas notas fiscais. O armazenamento de dados, por exemplo, se torna mais econômico. Além disso, a possibilidade de evitar erros traz mais qualidade ao dia a dia. Abaixo, veja algumas vantagens dessa escolha!
Economia de recursos
Toda organização deve realizar o arquivamento das suas notas fiscais por um período de 5 anos para contemplar a legislação fiscal.
Automatizando a emissão de uma nota fiscal de serviço, o empreendimento pode salvar em meios digitais cada NF. Para companhias que têm um fluxo de emissão de grande volume, isso representa a oportunidade de escolher métodos de armazenamento de dados mais econômicos e escaláveis.
Consulta mais ágil a dados
Por facilitar o armazenamento em meios digitais, a automatização do processo de emissão de notas fiscais facilita a consulta posterior aos documentos.
Eles ficarão em um ambiente centralizado e de fácil acesso. Assim, em vez de procurar em pastas e arquivos, o funcionário acessa os registros com muito mais agilidade.
Menos erros ao emitir a nota fiscal de serviço
Por se integrar com outras aplicações comerciais, a emissão automatizada de notas fiscais também reduz erros. A empresa coleta todos os dados necessários para emitir a NF em sistemas de gestão de clientes e de vendas com o apoio de APIs. Assim, prejuízos são evitados.
A emissão de notas fiscais consiste em uma obrigação de qualquer empresa. Negócios que deixam de cumprir com essa norma estão sujeitos a problemas financeiros e a multas.
Para evitar falhas, automatizar o processo em que cada nota fiscal de serviço é emitida é o melhor caminho, impedindo atrasos na entrega de arquivos e ganhando um mecanismo centralizado para gerenciar parte da rotina fiscal.
Assim, prejuízos são evitados, a rotina operacional se torna mais eficaz e a empresa garante mais rentabilidade para o seu dia a dia.
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