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Os 5 maiores erros na administração de notas fiscais

Muitos empreendedores ainda desconhecem a importância das notas fiscais e por isso negligenciam sua emissão e armazenamento correto, sendo esse tipo de comportamento perigoso para a administração financeira da empresa.

Pensando em guiar os gestores neste processo e prevenir os principais erros, enumeramos os piores deslizes que devem ser evitados ao lidar com notas fiscais.

Não armazenar as notas fiscais de forma correta

É obrigatório que todas as empresas armazenem as notas fiscais emitidas em um período de 5 anos, sendo o não cumprimento da regra punido com multas e sanções rigorosas.

Por regra, emitente e destinatário devem manter a NFe em arquivo digital, devendo apresentar as notas para a autoridade tributária sempre que solicitados.

No caso do emitente, é obrigatório armazenar apenas o arquivo digital. O destinatário por sua vez deve verificar autenticidade e validade da NFe, mesmo que tenha recebido a DANFE acompanhado de mercadoria.

Confundir DANFE e NFe

Falando em DANFE, esse é um erro muito comum, porém DANFE e NFe não são a mesma coisa.

A DANFE é como um resumo da NFe, uma representação simplificada que tem o objetivo de acompanhar a mercadoria enviada e contém informações básicas como emitente, destinatário, data e valores.

Ela é utilizada para auxiliar nas operações documentadas por NFe e substituir as notas fiscais em situações específicas como a compensação de crédito. Além disso, a DANFE contém a chave de acesso para consulta da NFe.

Outra variante deste erro é confundir também o XML com NFe. O XML nada mais é que o arquivo de registro da NFe. Sendo a nomenclatura dada ao arquivo da nota fiscal eletrônica, padronizado em todo o Brasil e obedecendo as regras fiscais vigentes. O XML depende de programas específicos para ser lido em computadores.

Não utilizar backup da NFe

Neste caso vale a frase “quem tem um, não tem nenhum. Quem tem dois, tem um”. Não armazene suas NFes em apenas um lugar. Utilize backups externos e virtuais, como armazenamento em nuvem. Evite manter documentos importantes em lugares como o computador do usuário, já que esse tipo de local pode sofrer danos físicos e perder dados.

Emitir nota fiscal manualmente

A emissão manual de notas fiscais é um processo que exige atenção e cuidado. Em empresas com um baixo volume de vendas, realizar o processo manualmente é viável, mesmo que se tome um tempo dentro da rotina de serviço para acessar sistemas e digitar todos os dados necessários.

Fato é que com o crescimento do volume de vendas e consequentemente de emissões, esse tipo de ação é arriscada. Seja pelo risco de um erro de digitação ou qualquer outra falha humana, é mais seguro e recomendado automatizar o processo assim que possível.

Não utilizar um sistema de gestão para NFe

O maior de todos os erros: a falta de um sistema eficiente para a gestão de notas fiscais. Um software eficiente significa economia e ganho tempo por parte da empresa.

Uma API completa como da Focus NFe é capaz de emitir NFe, NFSe e NFCe integrado a diversas linguagens como PHP, .NET, Java, Delphi, Python, Ruby, JavaScript, C, C++ e outras. Com guarda garantida em nuvem, além de assinatura digital, geração do DANFE, envio de e-mails e numeração de notas.

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NFe e NFSe: Entenda as diferenças

O avanço da tecnologia, sem dúvida alguma, é fundamental para que processos uma vez burocráticos se tornem fáceis e ágeis. Um ótimo exemplo é o sistema eletrônico de emissão de notas fiscais. Hoje é muito fácil entender qual o tipo de nota que mais se adequa ao seu negócio, sendo que as mais populares são a NFe e NFSe. Mas você sabe qual a diferença entre elas e quando emiti-las? Hoje esclarecemos tudo.

O que é NFe e NFSe?

A NFe (Nota Fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal Eletrônica de Produtos) registra a venda de produtos, algo físico, como: televisores, celulares e livros. Já a Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFSe) deve ser emitida por quem presta algum tipo de serviço, por exemplo : academias, hotéis e salões de beleza.

Vale ressaltar que a NFSe também é válida para a prestação de serviços digitais, como cursos on line, e-books e também para os SaaS (vendas de softwares e soluções digitais como um serviço).

Os órgãos emissores que registram e validam esses documentos não são os mesmos: a NFe é regulamentada pelo Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) e a NFSe pelas Prefeituras, através do RPS (Registro Provisório de Serviços).

Como gerar uma NFe?

Como adiantado acima, para emitir uma NFe é necessário que cadastro na Sefaz seja efetuado. É esta a Secretaria que fará o recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) no âmbito Estadual, e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) no Federal.

Quando as informações cadastrais forem validadas, é concedida a consulta via Internet e todos estes dados são encaminhados à Receita Federal. Após este trâmite, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é emitido, assegurando que o transporte do produto está ocorrendo de maneira correta.

Como gerar uma NFSe?

Emitir uma Nota Fiscal Eletrônica de Serviço é um pouco mais fácil, já que as prefeituras possuem um portal de acesso. Basicamente, a empresa encaminha
os dados para a prefeitura que retorna com o Recibo Provisório de Serviços (RPS). Após, o sistema municipal converte o RPS em Nota Fiscal Eletrônica de Serviço.

Porém, tenha em mente que cada prefeitura tem metodologias diferentes, ou seja, os dados solicitados podem variar de acordo com o município.

Mas, afinal, quais as principais diferenças entre NFe e NFSe?

  • Layouts de integração: A NFe possui uma maior quantidade de informações, já que atende diversos ramos de atividade. A tecnologia não muda, porém, cada Sefaz implementou o sistema de um jeito diferente. Já NFSe possui um layout simples, porém com informações e estruturas que variam conforme os municípios. No caso da Focus, há plataformas que agregam o padrão da NFS-e e oferecem uma API para nota fiscal única.
  • Portal de digitação de nota eletrônica: A Sefaz não possui um portal na internet para os contribuintes realizarem a emissão da NFe. Já para a NFSe, as prefeituras disponibilizam um site com esta finalidade.
  • Transmissão de notas e retorno: Na NFe os lote de notas são transmitidos para a Sefaz, que confirma o recebimento e em seguida, efetua o processamento dos dados. Na NFSe, geralmente os municípios iniciam o processamento assim que o envio do RPS é feito.
  • Tempo de processamento: Na NFe o tempo de processamento é praticamente imediato. Já a NFSe pode levar até 24h, dependendo da cidade.
  • Solicitações possíveis: Você pode solicitar autorização, cancelamento e até mesmo a inutilização de uma NFe, porém na NFSe você apenas pode requerer o cancelamento e em raras exceções, a substituição.

Definitivamente, existem muitas vantagens na emissão de notas eletronicamente, como facilidade de fiscalização dos processos e automação das operações por vias cada vez mais modernas, porém, como também podemos notar, tanto as Prefeituras como a Sefaz possuem as suas particularidades, visto que não estão integradas.

Por isso, é recomendável investir em uma plataforma que realize a emissão de notas fiscais de maneira automática e que se integre facilmente a qualquer sistema. Desta forma, além de economizar tempo, a chance de erros e falta de informações praticamente deixam de existir.


Como emitir NFSe em São Caetano do Sul/SP – API Focus NFe

São Caetano do Sul – SP é uma das centenas de cidades integradas à API da Focus NFe. Veja abaixo os detalhes deste município e conheça a nossa API com formato único de comunicação para todos os municípios clicando aqui.

Dados básicos

Provedor: GINFES

Utiliza padrão ABRASF: sim

Necessita certificado digital: sim

Endereço produção: http://saocaetano.ginfes.com.br/

Endereço homologação: http://saocaetano.ginfesh.com.br/

Campos em nossa API

item_lista_servico: Utiliza o padrão nacional da Lei Complementar 116/2003. Só é permitido utilizar os códigos que foram informados no momento do cadastro da empresa.

codigo_cnae: Campo não utilizado.

codigo_tributario_municipio: Utiliza padrão próprio. Consulte junto ao município ou verifique em uma nota emitida. Exemplo de formato utilizado: 17.03.01 / 653


Como emitir NFSe em Pederneiras/SP – API Focus NFe

Pederneiras – SP é uma das centenas de cidades integradas à API da Focus NFe. Veja abaixo os detalhes deste município e conheça a nossa API com formato único de comunicação para todos os municípios clicando aqui.

Dados básicos

Provedor: Smarapd.

Utiliza padrão ABRASF: Não.

Necessita certificado digital: Sim, ao mesmo tempo que é necessário usuário e senha usado na prefeitura.

Endereço produção: http://portal.pederneiras.sp.gov.br:8080/tbw/loginNFEContribuinte.jsp

Endereço homologação: Não possui ambiente separado, utiliza o mesmo de produção.

Campos em nossa API

Campos dos itens:

item_lista_servico: Utiliza um padrão próprio. Consulte uma nota já emitida o campo “Atividade” ou entre na interface de emissão manual da prefeitura para verificar os códigos disponíveis.

codigo_cnae: Não é utilizado.

codigo_tributario_municipio: Não é utilizado.

quantidade: Pode ser informado, se omitido consideramos 1

valor_unitario: Pode ser informado, se omitido consideramos o mesmo valor que o campo valor_servicos

É possível informar mais de um serviço por nota, basta trocar a chave “servico” por “servicos” e informar um array de servicos

Não existe o campo “Unidade” na emissão por webservices, por isso ele sempre ficará em branco

Campos da NFSe:

natureza_operacao: Utiliza um padrão próprio. Valores possíveis:

511 – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO NO MUNICÍPIO – SEM RETENÇÃO NA FONTE
512 – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO NO MUNICÍPIO – COM RETENÇÃO NA FONTE
611 – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO EM OUTRO MUNICÍPIO – SEM RETENÇÃO NA FONTE
612 – PRESTAÇÃO DE SERVIÇO EM OUTRO MUNICÍPIO – COM RETENÇÃO NA FONTE

Observações

Ambiente de testes: Ao enviar a sua nota para o ambiente de homologação de nossa API, ela automaticamente irá trocar o prestador da nota para uma empresa de testes e irá emitir a nota no ambiente normal da prefeitura.


Webhooks alterados para permitir reenvio de notificações

Agora é possível testar o uso de gatilhos (webhooks) ou mesmo reenviar uma notificação perdida através de um novo endpoint na API. Consulte a documentação aqui.


É possível agora utilizar o certificado digital da empresa matriz na emissão de NFSe para Campinas

Válido também para outros municípios atendidos pelo provedor DSF


Novo município implementado: Lajeado/RS