Otimizar a gestão de processos é um objetivo comum em qualquer tipo de negócio. Com um fluxo de atividades mapeado e bem organizado, é possível enxergar a operação de forma sistêmica e promover medidas precisas, capazes de potencializar os resultados da empresa.
Esse processo é especialmente interessante para empresas que fornecem softwares como serviço (SaaS), onde os gestores têm o desafio de integrar uma área operacional extremamente técnica de desenvolvimento e manutenção com outros setores, como a contabilidade e os recursos humanos.
Pensando nisso, neste artigo selecionamos 5 dicas que podem ajudar a potencializar a gestão de processos dentro de uma empresa. Conheça a seguir!
1. Comece pelo planejamento
O primeiro passo para uma boa gestão de processos é sempre o planejamento. Para isso, é importante realizar uma avaliação completa da situação atual da empresa para compreender como a gestão de processos é organizada hoje, e o que é preciso fazer para melhorá-la.
O esforço principal nesse momento é mapear as atividades realizadas dentro da empresa para poder encaixá-las em um fluxo organizado e coerente. Além de listar as tarefas e rotinas, é importante descrevê-las de forma objetiva e prática, de forma que os gestores sejam capazes de compreender melhor como o trabalho é realizado em todos os setores do negócio.
2. Adote um software para a gestão de processos
Uma sugestão que pode facilitar a gestão de processos da empresa é a utilização de um software de gestão integrada, como um ERP. Esse tipo de solução pode dar suporte significativo às responsabilidades dos administradores do negócio, facilitando a visualização e organização de informações.
Existe um mito de que um ERP cabe apenas às grandes empresas que contam com cadeias produtivas complexas e extensas. Mas, na verdade, essa ferramenta é útil para negócios de qualquer porte e setor, já que são extremamente adaptáveis.
3. Defina entradas e saídas
Para organizar o fluxo de processos com o máximo de clareza possível, é interessante definir quais são as entradas e saídas de cada etapa ou atividade executada na empresa.
Além de envolverem insumos e o trabalho dos colaboradores, as entradas normalmente incluem os resultados de uma etapa anterior da cadeia produtiva, o que permite conectar mais facilmente os processos da organização.
4. Determine responsáveis para cada um dos processos
Lembre-se de deixar claro quais são os profissionais responsáveis por cada processo realizado na empresa, para que todos saibam exatamente quais são as suas funções. Nesse sentido, adotar uma ferramenta como uma matriz de responsabilidades, pode ajudar a estabelecer melhor o papel de cada colaborador.
5. Utilize tecnologias para automatizar tarefas
Por fim, mas não menos importante, adote tecnologias que possam acelerar o trabalho e os processos, como softwares que auxiliem nas tarefas repetitivas e burocráticas. Um exemplo disso são as ferramentas que automatizam a geração de notas fiscais, uma responsabilidade importante, mas bem simples e recorrente.
Assim, em vez de desperdiçar um dos talentos da empresa com essa função, pode ser mais interessante automatizar e aproveitar o colaborador em atividades mais estratégicas.
Otimizar a gestão de processos de uma empresa, é fundamental para obter mais produtividade e também reduzir custos. Portanto, fazer um bom planejamento, investir em tecnologias e apostar na automatização dos processos é extremamente importante para quem deseja melhores resultados!
Agora que você conheceu essas 5 dicas para potencializar a gestão de processos no seu negócio, aproveite e assine nossa newsletter para ficar por dentro de mais novidades da área!
