É possível fazer recusa de nota fiscal?
Sim! Seja por desconhecimento da NF-e, ou por divergência das informações, essa dúvida é muito comum em diversas empresas que trabalham com a emissão de várias notas diariamente.
Por isso, trazemos todos os detalhes sobre os passos que devem ser seguidos por quem deseja manifestar a recusa de determinada nota fiscal, por variados motivos.
O que é recusa de nota fiscal?
Basicamente, a recusa se dá quando ocorre a contestação do conteúdo de uma nota fiscal. Isto é, as informações da nota são consideradas incorretas e/ou incompatíveis com as informações esperadas.
Na prática, informa-se ao Fisco que alguma das partes envolvidas na venda está ciente que não é capaz de comprovar a veracidade dos dados informados, de modo a evitar problemas com a empresa e o cliente.
Diferença entre recusa e devolução de nota fiscal
Apesar de ambos os procedimentos serem similares, eles não correspondem à mesma coisa.
A diferença substancial entre uma coisa e outra é que na devolução, junto à nota fiscal, deve vir a mercadoria a qual se relaciona o documento, sendo que, para evitar cobrança indevida de impostos, após o recebimento da mercadoria, a pessoa destinatária faz o controle da mercadoria em estoque.
Outa distinção crucial é que a devolução da nota fiscal não tem a ver com dados divergentes no documento.
Por consequência, quando há recusa de nota fiscal, o destinatário não aceita a devolução nem da mercadoria nem da nota e os impostos continuam sendo cobrados normalmente.
Quem pode fazer a recusa de nota fiscal?
São as pessoas contribuintes da Receita Federal as responsáveis pela recusa de nota fiscal.
A recusa deverá ser feita quando a mercadoria a ser entregue voltar para a empresa emitente, sob a alegação de que o produto não pôde ser recebido pela pessoa destinatária.
Manifestação do Destinatário Eletrônica e recusa de NF-e
Trata-se de como ocorre o processo de recusa da nota fiscal, de acordo com o previsto no Manual do Contribuinte.
As Manifestações de Destinatário estão divididas em quatro tipos para garantir à Secretaria de Fazenda (Sefaz) que tem conhecimento da nota fiscal em questão e do status da mesma.
A seguir, explicamos sobre cada um desses quatro eventos.
1 – Ciência da Operação
Emite-se uma declaração que se declara estar ciente de toda a operação presente na nota fiscal.
Usualmente, a manifestação de Ciência da Operação tem o propósito de que a empresa destinatária consiga baixar a nota fiscal em XML.
Salientamos que esse tipo de manifestação é opcional, logo, não tem prazo limite para registro.
2 – Confirmação da Operação
O destinatário confirma que a operação de que trata a nota fiscal realmente ocorreu.
Caso a operação seja de compra e venda, a Manifestação de Destinatário de Confirmação da Operação registra o recebimento da mercadoria.
A nota fiscal a qual tal manifestação se referir esta Manifestação do Destinatário não pode mais ser cancelada assim que a Confirmação de Operação for concluída.
3 – Desconhecimento da Operação
É considerada uma das operações mais úteis de Manifestação de Destinatário se o motivo da sua recusa de nota fiscal estiver relacionada ao desconhecimento da operação que consta na NF-e.
Basicamente, esta MDe tem como motivação informar ao Fisco o desconhecimento da operação.
Este tipo de operação isenta a pessoa destinatária de quaisquer obrigações tributárias e também ajuda a proteger de fraudes que envolvem o envio de mercadorias.
4 – Nota não Realizada
Nesta modalidade de MDe tem como foco informar o Fisco de que a operação descrita na NF-e em questão de fato não ocorreu.
Ao contrário da Manifestação anterior, o destinatário até tem conhecimento da operação. Porém, ele declara que a mesma não aconteceu por algum motivo.
Ressaltamos que os três últimos tipos de Manifestação de Destinatário têm limite de 180 dias para envio.
Como fazer a recusa de nota fiscal?
Como foi mostrado, a recusa pode ser feita por Desconhecimento da Operação e por Operação não Realizada.
Caso faça a sua recusa manualmente, é preciso acessar o portal da Sefaz de seu estado e se informar sobre o procedimento, pois cada estado tem sua própria metodologia para realizar as Manifestações de Destinatário.
Se a empresa possui certificado digital, é possível pedir a recusa de sua nota por meio da Manifestação do Destinatário Eletrônica, considerada uma alternativa prática. Os seguintes passos devem ser cumpridos.
- Acesse o portal NF-e e clique no Menu de Serviços
- Selecione a opção Manifestação de Destinatário
- É preciso que o destinatário tenha em mãos a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica, ou o Número Sequencial Único (NSU) da Nota Fiscal
- Preencha seus dados conforme as indicações dos campos e finalize a sua Manifestação
Caso queira fazer a recusa de nota fiscal de serviço, também é preciso entrar no site da Sefaz de seu estado, acessar o sistema da prefeitura da cidade onde a nota foi emitida, encontrar a funcionalidade destinada a essa operação e efetuar o procedimento de recusa.
Como fazer a recusa de nota fiscal por meio da Sefaz?
Para isso, cumpra os seguintes requisitos.
- Conheça o Sistema de Manifestação do Destinatário e os eventos que levaram à manifestação;
- Acesse o aplicativo ou o sistema e clique no símbolo referente à Nota Fiscal Eletrônica;
- Faça a atualização que aparece na tela;
- Escolha entre um dos destinatários que aparecerão na tela, ou, cadastre um novo, se for o caso;
- Pesquise a sua Nota Fiscal no campo de Gerenciamento de Manifestação;
- Use a chave de acesso da Nota Fiscal ou importe o arquivo XML;
- Escolha qual Nota Fiscal Eletrônica, dentre as disponíveis, receberá a Manifestação de Destinatário;
- Assine e transmita a Manifestação digitalmente;
- Finalize o processo.
É possível reconsiderar uma operação de manifestação final?
Não. Só é permitido informar uma vez o mesmo evento na mesma NF-e.
Neste sentido, explicamos o que pode ou não ser feito.
Por exemplo, é possível registrar na NF-e o Desconhecimento da Operação, logo após, Operação não Realizada e depois, Confirmação da Operação.
Agora, não dá para registrar Desconhecimento da Operação seguido de Operação não Realizada e, depois, repetir o evento de Desconhecimento da Operação.
Você pode corrigir uma informação equivocada em sua nota fiscal, contanto que o evento a ser registrado não tenha sido indicado previamente.
Como saber se a minha nota fiscal foi de fato recusada?
Tenha em mãos a chave de acesso de seu documento eletrônico e faça a consulta no Portal da Nota Fiscal Eletrônica da Receita Federal.
Não é demais lembrar que o número corresponde a essa chave tem 44 dígitos e pode ser localizado no DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
Durante a consulta, será possível visualizar as principais informações do documento, tais como emitente, destinatário e produtos comercializados.
No final da tela, será exibido o momento (data e hora) do evento de autorização e de recusa, quando for o caso.
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Ainda que pareça muito difícil, o processo de recusa de nota fiscal não precisa ser tão difícil.
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