Danfe é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Trata-se de uma forma mais simples de representação da nota fiscal em formato impresso, contendo as principais informações de uma NFe.
Documento obrigatório em algumas operações, é essencial que as empresas tenham conhecimento de seus requisitos legais. Saber como emitir, consultar e utilizar o DANFE evita multas e penalizações.
Confira no artigo de hoje mais detalhes sobre esse tema para ter uma boa gestão fiscal na sua empresa.
O que é DANFE?
É a representação gráfica e simplificada de uma Nota Fiscal eletrônica, de modo que os dados fornecidos pelo DANFE tornam possível acessar o arquivo XML da NFe.
Esse documento é amplamente utilizado para regularizar a circulação de mercadorias e possibilita por meio dos servidores da SEFAZ a consulta da NFe através do código de barras ou da chave de acesso.
Por possuir um resumo com todos os dados de uma nota fiscal eletrônica, auxilia em processos como fiscalização e conferências. Isso torna dispensável a análise do arquivo XML da NFe.
Atualmente, sua emissão está presente em diversas transações comerciais e o documento acompanha os produtos que se encontram em trânsito.
Entretanto, cabe lembrar que apesar de ter um papel essencial nessa circulação de mercadorias, o DANFE não deve ser confundido com a NFe.
Mas então, qual é a diferença? Vejamos a seguir.
Qual a diferença entre o Danfe e a nota fiscal?
O Danfe, como sua própria definição nos diz, é um documento de auxílio.
Assim, ele atua como um registro físico, permitindo que os dados de uma compra sejam acessados de forma mais prática. No entanto, ele não tem qualquer valor fiscal, de modo que a nota fiscal é o que comprova a negociação junto a Receita Federal.
Por mais que os dois documentos sejam obrigatórios em diversas operações, eles são diferentes.
A Nota Fiscal eletrônica é gerada em arquivo XML, formato que as contabilidades utilizam para cumprir com as obrigações fiscais. É um processo que assegura a validade jurídica do documento, uma vez que possui assinatura digital autenticada por uma certificação digital.
Para que serve o Danfe?
Por se tratar de uma forma simplificada da NFe, o DANFE otimiza o fornecimento de dados ao consumidor, permitindo um rápido acesso às informações. Além disso, seu uso é indispensável no caso de transporte de cargas.
Algumas outras situações onde seu uso também é necessário são:
- Quando há coleta de assinatura do destinatário na entrega de um produto ou na prestação de um serviço. Servindo assim como comprovante da transação;
- Para consulta numérica, o que evita fraudes;
- Como auxílio em uma escrituração contábil digital da operação realizada, onde indica-se a sua guarda por até 5 anos.
Como emitir um DANFE?
Como esse é um documento obrigatório, o sistema emissor gera o documento auxiliar em conjunto com as notas eletrônicas.
Seu arquivo é em formato PDF e seus dados são baseados nas informações que foram inseridas no arquivo XML da NFe. De modo que as informações contidas no DANFE devem ser as mesmas colocadas na nota fiscal.
Caso as informações não coincidam, a empresa poderá ter problemas junto ao Fisco e até mesmo ser acusada de falsificação.
Por isso, em caso de dificuldades e dúvidas, é sempre válido conversar com o seu contador para ter maior segurança e atuar dentro da lei.
Quais são os itens obrigatórios em um Danfe?
Os itens essenciais para sua emissão são:
- Chave de acesso: com 44 dígitos, é o que permitem o acesso a NF-e através da Receita Federal;
- Código de barras: permite a leitura da chave de acesso via leitor eletrônico;
- Dados do destinatário: nome, endereço, telefone e CNPJ/CPF;
- Valores: todos os impostos da nota fiscal agregados ao valor do frete devem ser inseridos;
- Códigos: CFOP, CST e NCM do produto;
- Dados do emissor: razão social, CNPJ, inscrição estadual;
- Dados da transportadora: razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e placa do veículo;
- Data e horário de saída: aqui entram dia e a hora da saída da mercadoria da distribuidora. E se essa informação não constar, será considerada a data de emissão do documento;
- Número de folhas: quando o documento possui mais de uma página;
- A palavra “DANFE”: é preciso que essa palavra esteja visível para fácil identificação.
- Layout padronizado: seguindo a orientação do Manual de Integração do Consumidor.
Como usar o Danfe?
O Documento Auxiliar pode utilizar até 50% do verso de uma folha para a continuação dos dados. De forma que é necessário colocar na parte frontal a notificação “CONTINUA NO VERSO”.
Esse documento pode ser impresso nos modos retrato ou paisagem, mantendo apenas as dimensões mínimas de um A4 e máximas de um ofício II. Lembrando que não se deve utilizar o papel jornal.
Chave de acesso e código de barras
Quando se trata da chave de acesso, a sua composição fica da seguinte maneira:
- 2 primeiros dígitos: código do Estado (UF) do emitente;
- 4 dígitos seguintes: ano e mês da emissão da NFe no formato AAMM;
- 14 dígitos seguintes: CNPJ do emitente da NFe
- 2 dígitos seguintes: modelo da NFe
- 3 dígitos seguintes: série do NFe
- 9 dígitos seguintes: número da NFe
- 9 dígitos seguintes: código da NFe (número gerado pelo sistema)
- Último dígito: dígito verificador (DV).
Como consultar o Danfe online?
Para consultar, basta acessar o Portal da Nota Fiscal eletrônica ou o site da Sefaz estadual onde o documento foi emitido e colocar a chave de acesso.
Lembre-se: só é possível consultar o DANFE no período de 180 dias após a data de sua emissão.
Assim, depois desse prazo, você terá acesso a uma versão reduzida do documento. Nele constarão o número, a data de emissão, o CNPJ do emissor e do destinatário, o valor e o status da nota.
Para empresas que têm alto volume de emissão, o indicado é fazer uso de um software que permita a consulta e o monitoramento automático.
O que fazer se o emitente estiver impedido de gerar o DANFE?
Em situações de contingência, quando o contribuinte fica sem conexão com a Sefaz ou é impedido de emitir o documento, é possível utilizar um Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para gerar o DANFE.
Assim, para ter acesso ao FS-DA, o contribuinte deve buscar por fornecedores autorizados, que são responsáveis por emitir um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs). E o pedido deve ser autorizado pela Sefaz no estado onde o contribuinte reside.
Logo que aprovado o PAFS, o FS-DA pode ser comprado em distribuidores ou gráficas locais credenciadas.
É possível conferir a lista completa no site do Conselho Nacional de Política Fazendária.
Perguntas frequentes sobre Danfe
O DANFE precisa ser guardado?
Como já mencionado, esse documento é apenas uma representação da NFe, portanto não possui validade fiscal e não há necessidade em fazer a sua guarda. Apesar disso, tanto o emitente quanto o destinatário devem guardar a versão digital do documento que é a nota oficial (formato XML).
O que deve ser feito com o canhoto do DANFE assinado pelo cliente?
Indica-se guardar o canhoto para situações em que o Fisco solicite, como por exemplo em momentos de auditoria e comprovação de entrega ou recebimento do produto relacionado na NFe.
Porém, ressaltamos que o canhoto também não tem finalidade fiscal apenas comercial. De maneira que é usado como forma de confirmar o recebimento de mercadorias.
O que fazer se o DANFE for extraviado durante o transporte da mercadoria?
Se a mercadoria for extraviada durante o transporte, o emissor deve fazer a reimpressão do DANFE o mais rápido possível e fornecer à transportadora. Isso porque nenhuma mercadoria em circulação pode permanecer sem esse documento.
O DANFE serve para acompanhar mercadorias em operações interestaduais e de exportação?
Sim! Isso porque a NFe substitui a nota fiscal em papel nos modelos 1 ou 1-A, e o DANFE é aceito em deslocamento interestadual e no caminho até o embarque dos produtos em transações de exportação.
Essa otimização aconteceu após a Receita Federal, Unidades Federativas e Distrito Federal aprovarem o modelo de nota fiscal eletrônica. Com essa aprovação, o DANFE foi incluído como documento de acompanhamento no deslocamento e recebimento de mercadorias em todo o território nacional.
O que fazer quando o cliente quer a Nota Fiscal e não DANFE?
Nessa situação, você deve enviar para o seu cliente o arquivo XML que foi gerado quando emitiu sua nota fiscal.
Com o arquivo XML em mãos, faça o envio de acordo com a solicitação do cliente ou do jeito que for mais fácil para você. Geralmente, envia-se por email, uma vez que o arquivo é digital. Entretanto, também é possível imprimi-lo e enviá-lo junto com o produto.
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