O que é uma nota fiscal denegada?
Conforme já adiantado, é uma nota que só era emitida em caso de irregularidades fiscais. Isso porque quando uma nota fiscal era enviada para a avaliação da Sefaz, ela era submetida a determinadas regras de validação e podia ser, entre outras coisas, denegada. A Sefaz só enviava notificações ao consumidor quando se tentava autorizar o documento, ou seja, foi gasto tempo digitando e não foi possível reverter o status da nota.
A denegação é o status final da NF-e e não é possível fazer nenhuma alteração ou reutilização nela. Além de não ser possível fazer alterações, o número da nota fiscal denegada não pode ser mais utilizado, pois ele já passou por todo o processo de gravação de dados na Sefaz.
Esta nota não tinha valor fiscal, porém deveria ser registrada na contabilidade e guardada pelo prazo legal de cinco anos.
Os objetivos da Sefaz ao denegar uma nota fiscal são os seguintes:
- reduzir a concorrência desleal;
- maior controle sobre as operações intra e interestaduais;
- combater a sonegação de impostos.
Quando a denegação da Nota Fiscal Eletrônica deixará de existir?
Em 8 de dezembro de 2023, o Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) publicou o Ajuste Sinief nº 43/2023 que extinguiu o evento de denegação da NF-e desde o dia 1º de agosto de 2024, e foi substituído pelo evento de rejeição.
Apesar da determinação do Ajuste Sinief, a Nota Técnica 2024.001 determinou que a substituição dos eventos entrou em produção somente no dia 2 de setembro de 2024.
Como vão ficar as notas fiscais com irregularidades depois do fim da nota denegada?
Com a extinção do evento de denegação, as irregularidades existentes na Inscrição Estadual do emitente ou do destinatário (débitos, descumprimento de obrigações, entre outras) vão fazer com que o sistema autorizador caracterize a NF-e como rejeitada.
Quando uma NFe era denegada?
Basicamente, quando uma empresa tentava emitir NF-e para outra organização cuja Inscrição Estadual estava suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa. Além disso, se a própria empresa que estava emitindo a nota fiscal encontrava-se nestas mesmas condições, a NFe também era denegada.
A mensagem de denegação da nota apontava se as irregularidades mostradas eram do destinatário, do emitente ou por problemas relacionados à numeração da NF-e.
Ademais, cada estado tinha a prerrogativa de definir critérios distintos para a situação de irregularidade de NF-e, de acordo com o Ajuste SINIEF 07/2005.
Outro ponto válido é que a denegação ocorria independentemente de o destinatário ser do mesmo estado do emitente ou não.
A seguir, trazemos os principais motivos de rejeição que faziam uma NF-e ser denegada.
Rejeição 301 – Uso Denegado: Irregularidade Fiscal do Emitente
Neste caso, é informada a Inscrição Estadual (IE) do emitente e se o mesmo está em situação irregular pelo Fisco, aplicado na NF-e, modelo 55.
Rejeição 302 – Uso Denegado: Irregularidade Fiscal do Destinatário
O destinatário em situação irregular perante o Fisco tem sua operação vedada na UF (CCC.cSitCNPJ=3-Vedado, de acordo com a Nota Técnica 2019.001 v1.00), aplicado na NF-e, modelo 55.
Rejeição 303 – Uso Denegado: Destinatário não habilitado a operar na UF
O destinatário com CNPJ vedado na UF (CCC.cSitCNPJ=3-Vedado) (NT 2019.001 v1.00). Este é o único motivo aplicado na NF-e, modelo 55, quanto na NFC-e, modelo 65.
O que fazer agora quando a nota for rejeitada?
Agora que o evento de denegação da nota fiscal não existe mais, a NF-e torna-se simplesmente uma nota rejeitada. Esta é uma situação que ocorre muito e pode ser causada por inúmeros motivos.
Tal situação acontece quando uma NF-e é submetida à Sefaz e não é aprovada, já que a emissão do documento deve ser aprovado tanto pelo órgão quanto pela Receita Federal.
De forma geral, é recomendado tomar as seguintes providências quando uma nota fiscal for rejeitada.
- Avalie o problema
Primeiramente, entenda quais foram os motivos que levaram à rejeição da sua nota fiscal. Para isso, é possível buscar informações no site do Fisco ou em seu sistema de emissão de notas fiscais.
- Busque correção para o erro indicado
Cada problema possui uma correção diferente. Por isso, é preciso avaliar a origem dele para contornar a situação. Na maioria dos casos, a solução é corrigir alguma informação equivocada no momento da emissão.
- Faça uma nova emissão de NF
Após corrigir o erro, é só fazer uma nova emissão da nota fiscal. Com todos os dados corretos, a nota será aprovada pela Secretaria da Fazenda.
Apesar de este não ser mais um procedimento, por conta do fim do evento de denegação da nota fiscal, deixamos para registro como era o procedimento se a sua nota for denegada.
Como evitar rejeições da nota fiscal?
Para evitar rejeições da nota fiscal, é necessário se organizar. Isso porque inconsistências nos cadastros de clientes e fornecedores, além de registros desatualizados, são causas comuns de rejeição.
Autorizar a emissão de notas fiscais e integrá-las a um sistema de gestão reduz erros e a revisão de dados cadastrais e o estabelecimento de processos gerenciais são práticas essenciais para evitar erros.
Dito isso, trazemos outras dicas.
Verifique se sua empresa está regularizada na Sefaz
É importante que sua empresa tenha cadastro na Secretaria da Fazenda para que ela possa emitir notas fiscais.
Caso contrário, sua nota pode ser rejeitada, pois o número da mesma pode corresponder a uma nota fiscal rejeitada.
Verifique os dados cadastrais da sua empresa
Dados cadastrais errados são uma das causas mais comuns de rejeição de nota fiscal. Isso inclui informações do emitente, como CNPJ, Inscrição Estadual ou dados do destinatário.
Por isso, antes de emitir a nota, revise todos os dados cadastrados no site do Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços).
Verifique se seus clientes estão regularizados na Sefaz
Trata-se de um passo muito importante, pois, caso eles estejam irregulares, suas notas serão rejeitadas. Como explicamos acima, em caso de irregularidades, é preciso incentivá-lo a regularizar a situação perante órgãos como o Fisco e evitar problemas.
Conheça as regras para emissão de notas fiscais
Qualquer empresa que exerce atividade econômica, com raras exceções, associada ao Protocolo ICMS 42/2007, deve emitir nota fiscal.
Para tanto, basta seguir as regras abaixo.
- Credenciamento no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da Receita Federal do Brasil (RFB) para receber seu número de CNPJ;
- Cadastrar-se como contribuinte do ICMS dos Fiscos estaduais para emissão da NF-e;
- Ter Certificado Digital;
- Ter acesso à internet.
Ter um programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou usar o “Emissor de NF-e”, serviço gratuito oferecido pela própria Sefaz.
Valide seus produtos e serviços
A descrição e a codificação dos produtos e serviços são fundamentais para a emissão correta da NF-e. Tenha certeza que o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) está correto e a descrição dos itens corresponde exatamente ao que está sendo vendido ou prestado.
Verifique também se a quantidade, unidade de medida e valores estão de acordo com a legislação vigente. Erros nestes campos podem gerar rejeições, como também problemas maiores, como multas e fiscalizações mais rigorosas.
Revise os impostos
Calcular os impostos corretamente é essencial para evitar rejeição de nota fiscal. Afinal, toda NF-e deve conter informações precisas sobre os tributos envolvidos nela. Utilize o CST (Código de Situação Tributária) correto e verifique se as alíquotas aplicadas estão conforme a legislação. Em caso de erro no cálculo desses impostos, pode haver rejeição da nota fiscal pela Sefaz.
Atente-se ao CFOP
O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), que indica a natureza da operação que está sendo realizada, como vendas, devoluções, entre outras, deve ser olhado com atenção, pois é um item que pode causar rejeição da nota fiscal se utilizado incorretamente.
É essencial selecionar o CFOP correto para cada operação conforme o tipo de transação realizada.
Observe o prazo de envio
Lembramos que a legislação fiscal determina um prazo diferente para o envio da NF-e, conforme o estado do emitente. Por isso, a emissão e o envio da nota devem ser enviados dentro do prazo legal para evitar rejeições.
Use o ambiente de homologação
O ambiente de homologação é uma ferramenta valiosa para testar e rejeição de NF-e antes de realizá-la em ambiente de produção. Nele, é possível identificar erros e corrigi-los sem afetar suas operações comerciais. Os testes apontam se todos os campos de sua nota estão corretos e minimizam as chances de rejeição quando o documento for enviado à Sefaz.
Analise as suas rejeições anteriores
Caso já tenha tido notas fiscais rejeitadas, é importante analisar os motivos que levaram à rejeição e tomar medidas para evitar que o erro se repita. Geralmente, a Sefaz fornece um código de rejeição e uma descrição do erro. Utilize essas informações para prevenir novos problemas.
Use uma API de gestão fiscal confiável
Uma boa API de gestão e emissão de notas fiscais tem o mérito de tornar os procedimentos fiscais de sua empresa mais ágeis, seguros e eficientes, como o da Focus NF-e, que é um conjunto de APIs Rest para emissão e recebimento de documentos fiscais.
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