O que é uma nota fiscal denegada?
Conforme já adiantado, é uma nota que é emitida em caso de irregularidades fiscais. A Sefaz só envia notificações ao consumidor quando tenta autorizar o documento, ou seja, foi gasto tempo digitando e não é possível reverter o status da nota.
A denegação é o status final da NF-e e não é possível fazer nenhuma alteração ou reutilização nela. Além de não ser possível fazer alterações, o número da nota fiscal denegada não pode ser mais utilizado, pois ele já passou por todo o processo de gravação de dados na Sefaz.
Esta nota não tem valor fiscal, porém deve ser registrada na contabilidade e guardada pelo prazo legal de cinco anos.
Os objetivos da Sefaz ao denegar uma nota fiscal são os seguintes:
- reduzir a concorrência desleal;
- maior controle sobre as operações intra e interestaduais;
- combater a sonegação de impostos.
Quando uma NFe é denegada?
Basicamente, quando uma empresa tenta emitir NF-e para outra organização cuja Inscrição Estadual está suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa, ou ainda, se a própria empresa que está emitindo a nota fiscal encontra-se nestas condições.
A mensagem de denegação da nota aponta se as irregularidades mostradas são do destinatário ou do emitente, ou por problemas relacionados à numeração da NF-e.
Ademais, cada estado pode definir critérios distintos para a situação de irregularidade de NF-e, de acordo com o Ajuste SINIEF 07/2005.
Caso você tenha dúvidas sobre tais critérios, o ideal é entrar em contato com a Secretaria da Fazenda do seu estado ou do estado do destinatário da NF-e.
Outro ponto válido é que a denegação ocorre independentemente de o destinatário ser do mesmo estado do emitente ou não.
A seguir, trazemos os principais motivos de rejeição que fazem uma NF-e ser denegada.
Rejeição 301
Uso Denegado: Irregularidade Fiscal do Emitente: neste caso, é informada a Inscrição Estadual (IE) do emitente e se o mesmo está em situação irregular pelo Fisco; aplicado na NF-e, modelo 55.
Rejeição 302
Uso Denegado: Irregularidade Fiscal do Destinatário: o destinatário em situação irregular perante o Fisco tem sua operação vedada na UF (CCC.cSitCNPJ=3-Vedado, de acordo com a Nota Técnica 2019.001 v1.00); aplicado na NF-e, modelo 55.
Rejeição 303
Uso Denegado: Destinatário não habilitado a operar na UF, onde o destinatário com CNPJ vedado na UF (CCC.cSitCNPJ=3-Vedado) (NT 2019.001 v1.00). Este é o único motivo aplicado na NF-e, modelo 55, quanto na NFC-e, modelo 65.
O que fazer quando a nota é denegada?
Existem alguns procedimentos padrão a serem feitos em caso de denegação de nota. A seguir, explicamos cada um deles.
1. Verifique o motivo da denegação
Um dos possíveis motivos para a denegação da nota é a falta de regularização da IE do destinatário. Para evitar isto, é possível consultar a situação da Inscrição Estadual por meio do site da Sintegra ou no Cadastro Centralizado de Contribuinte do seu estado.
Se o destinatário estiver com o status “não habilitado”, é porque ele deve resolver pendências com o Fisco. Se estiver habilitado, significa que a situação do mesmo é regular.
2. Regularize a situação
Se a irregularidade fiscal vier do emitente, é necessário que o mesmo entre em contato com a Sefaz para regularizar a situação.
Já em casos que a irregularidade fiscal é graças ao destinatário ou este não é habilitado a manter operações na UF, o emissor precisa entrar em contato com o fornecedor ou o cliente, informar que a nota fiscal foi denegada e orientá-lo a entrar em contato com o Fisco e verificar o que deve ser feito.
3. Emita uma nova nota fiscal
Como não é possível alterar ou reutilizar uma nota denegada, uma nova nota fiscal deve ser emitida. Relembramos que mesmo denegada, o documento deve ser armazenado pelo tempo padrão de cinco anos.
Qual a diferença entre nota fiscal denegada e nota rejeitada?
A principal diferença entre ambos os documentos é que a denegação é um processo que ocorre devido a irregularidades na IE do emitente ou do destinatário.
Já a rejeição acontece quando o emissor comete erros durante o lançamento da NF-e como no cadastro do destinatário, na tributação ou ainda em detalhes do produto a ser enviado.
As notas fiscais rejeitadas não são gravadas pela Sefaz e o número da NF-e não é inutilizado, logo, é possível usá-lo para um outro documento fiscal, pois para a Sefaz, a nota rejeitada nem existe.
Como evitar a emissão de uma nota denegada?
Existem algumas dicas a serem seguidas pela sua empresa a fim de evitar a denegação de notas fiscais. A seguir, os principais.
Verifique se sua empresa está regularizada na Sefaz
É importante que sua empresa tenha cadastro na Secretaria da Fazenda para que ela possa emitir notas fiscais.
Caso contrário, sua nota pode ser rejeitada, pois o número da mesma pode corresponder a uma nota fiscal denegada.
Verifique se seus clientes estão regularizados na Sefaz
Trata-se de um passo muito importante, pois, caso eles estejam irregulares, suas notas serão denegadas. Como explicamos acima, em caso de irregularidades, é preciso incentivá-lo a regularizar a situação perante órgãos como o Fisco e evitar problemas.
Conheça as regras para emissão de notas fiscais
Qualquer empresa que exerce atividade econômica, com raras exceções, associada ao Protocolo ICMS 42/2007, deve emitir nota fiscal.
Para tanto, basta seguir as regras abaixo.
- Credenciamento no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da Receita Federal do Brasil (RFB) para receber seu número de CNPJ;
- Cadastrar-se como contribuinte do ICMS dos Fiscos estaduais para emissão da NF-e;
- Ter Certficado Digital;
- Ter acesso à internet;
- Ter um programa de emissão de nota fiscal eletrônica ou usar o “Emissor de NF-e”, serviço gratuito oferecido pela própria Sefaz.
Use uma API de gestão fiscal confiável
Uma boa API de gestão e emissão de notas fiscais tem o mérito de tornar os procedimentos fiscais de sua empresa mais ágeis, seguros e eficientes.
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