A nota em contingência é um recurso utilizado quando há falhas na emissão fiscal. Seja por problemas no funcionamento do sistema que processa esses documentos ou por falta de conectividade junto à SEFAZ.
Apesar de ser um documento comum nas rotinas fiscais das empresas, é importante estar ciente das regras de emissão deste tipo de nota para emiti-la corretamente, fazer a gestão adequada e utilizá-la no momento correto.
Confira as principais informações sobre este tema a seguir.
O que é a nota fiscal em contingência?
É um documento emitido em situações onde a emissão padrão da nota fiscal eletrônica não é possível. Isso acontece, por exemplo, quando há falta de comunicação com os servidores da SEFAZ, seja por falta de conectividade, inatividade do portal ou algum outro tipo de emergência.
Assim, este documento é considerado como uma espécie de nota offline alternativa à NFe que ajuda a cumprir as responsabilidades fiscais e deve ser utilizada quando há problemas técnicos em relação à autorização do documento em tempo real.
Considerando que nenhuma venda pode ser feita sem a emissão de notas fiscais, nestas ocasiões o contribuinte deve emitir a NFe em contingência e imprimir o DANFE. Dessa forma, o arquivo XML será transmitido para autorização assim que a comunicação com a SEFAZ se estabilizar.
No entanto, é preciso estar atento aos prazos desse tipo de emissão. Na maioria dos estados, essa operação pode ser feita em até 24h, mas em alguns locais o prazo se estende até o primeiro dia útil do mês subsequente, contando a partir da data de emissão da NFCe.
Nota em contingência: o que é e como emitir NFe em contingência?
Quais são os tipos de nota fiscal em contingência?
São dois tipos: contingência offline e contingência da SEFAZ.
Vejamos cada caso a seguir.
Contingência offline
É um modelo tradicionalmente utilizado para a emissão de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais). Essa modalidade permite que o contribuinte emita documentos fiscais mesmo sem conexão com a internet ou comunicação ativa com a SEFAZ.
Para viabilizar o processo, é usada uma impressora fiscal que gera a nota fiscal em contingência, garantindo que a venda ou o transporte de mercadorias não sejam interrompidos. Ainda assim, é preciso que em até 24h após a normalização da comunicação com a SEFAZ, o arquivo XML da nota seja enviado para a autorização regular.
Este é um formato que aos poucos está perdendo a utilidade. Isso porque há um processo de migração das SEFAZ dos estados para um modelo que funcione totalmente online.
Contingência da SEFAZ
Esse já é um formato mais utilizado, pois é um padrão que funciona na maioria dos estados brasileiros.
Nesse tipo de contingência, o problema está no ambiente da própria SEFAZ e não no estabelecimento do contribuinte. Dessa forma, quando o sistema está fora do ar, é a própria secretaria quem deve ativar um servidor secundário para possibilitar a emissão em contingência.
Assim, a emissão é feita por meio de um sistema que tenha capacidade de conexão com o ambiente de contingência ativado pela SEFAZ.
Mas lembre-se: a emissão em contingência é uma escolha de cada estado, de maneira que nem todos têm essa opção.
Quais são as modalidades de contingência?
As modalidades de contingência são o Formulário de Segurança de Documento Auxiliar (FS-DA), Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) e Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC). Todas são utilizadas para permitir que a emissão de NF-e seja feita quando o sistema autorizador está indisponível.
Confira a explicação de cada modalidade abaixo:
Formulário de Segurança de Documento Auxiliar (FS-DA)
É uma das modalidades mais utilizadas para garantir que a empresa continue emitindo NF-e mesmo quando o sistema da SEFAZ está fora do ar ou quando há problemas técnicos internos. Essa alternativa é considerada a mais simples de implementar, pois quase não depende de sistemas, equipamentos ou programas complexos.
Após o procedimento de contingência ser feito via FS-DA, é imprescindível que o contribuinte verifique se o documento foi autorizado e se a numeração da nota está correta ao transmitir a NFe à SEFAZ. Pois se houver numerações duplicadas, a nota precisará ser cancelada.
Importante: o Formulário de Segurança de Documento Auxiliar substitui o antigo FS que demandava uma guarda de um estoque físico.
Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN)
É a opção de emissão da NFe com transmissão para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN). Nessa modalidade, o DANFE pode ser impresso em papel comum e a transmissão da nota fiscal para a SEFAZ de origem não é requerida quando os problemas técnicos cessam.
Nesse cenário, uma série específica (900-999) é alocada para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional e será ativada pela SEFAZ de origem. Esse processo desencadeia a ação da secretaria da fazenda, dispensando o envio da NFe para autorização.
Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC)
Nessa modalidade, não é necessário usar o FS-DA para imprimir o DANFE, nem alterar a série ou numeração da NFe. A DPEC registra as informações essenciais da nota fiscal emitida em contingência e é transmitida à SEFAZ por meio do Sistema de Contingência Eletrônica (SCE).
Em relação aos prazos para o envio da NFe em contingência, há algumas particularidades. Por exemplo, se o emissor precisa transmitir apenas a NFe para a SEFAZ de origem sem a necessidade de ajustes de informações, o prazo é de até 24h para o modelo FS-DA e até 168h para o modelo DPEC.
Por outro lado, se dados como o número da nota ou o XML precisarem ser alterados, as especificações estão relacionadas no AJUSTE SINIEF 07/05. Dessa forma, é importante estar atento às atualizações fiscais e fazer o possível para evitar o uso da nota fiscal em contingência.
Como consultar nota emitida em contingência?
As notas emitidas em contingência podem ser consultadas no portal nacional da nota fiscal eletrônica, na página da SEFAZ estadual ou pelo QR-Code disponível no documento.
Após o retorno do sistema da SEFAZ, a nota deve ser transmitida para processamento e autorização. Uma vez autorizada, a consulta pode ser feita normalmente no portal da NF-e ou pelo sistema emissor, usando a chave de acesso de 44 dígitos que identifica a nota.
Se a nota já foi autorizada, o portal exibirá todos os dados da operação. Caso ainda esteja pendente, aparecerá como “não encontrada” ou “aguardando autorização”, destacando a importância de regularizar rapidamente para evitar problemas fiscais.
Para produtores rurais e empresas com grande volume de notas, o uso de emissores integrados agiliza a consulta e aumenta a segurança no controle das notas ainda não autorizadas.
Recebi uma nota fiscal em contingência, o que fazer?
Alguns passos são necessários para tratar a essa nota corretamente como:
- Verificação: confirme se a nota recebida é legítima e está de acordo com a sua transação comercial. Avalie os dados como nome do emissor, número, data e valor;
- Acompanhamento no Portal da SEFAZ: acesse o portal da SEFAZ correspondente e verifique se a nota está disponível para consulta;
- Aguarde a integração: se a nota não estiver registrada no sistema da SEFAZ, aguarde. Isso porque a integração de modalidades em contingência podem levar um tempo maior que o habitual;
- Comunique o fornecedor: se a nota não for reconhecida, entre em contato com o fornecedor ou o emissor da nota;
- Documentação e arquivamento: guarde todos os registros e documentos relacionados à nota fiscal em contingência. Desde cópias físicas ou digitais, comunicações com o fornecedor e qualquer outra documentação pertinente;
- Regularização: certifique-se de atualizar seus registros contábeis e fiscais após a regularização da nota na SEFAZ.
Como emitir nota fiscal em contingência?
Em primeiro lugar, certifique-se que o processo de emissão comum não está funcionando normalmente. Após comprovada a necessidade da emissão em contingência, faça o seguinte:
- Utilize um número de nota diferente da nota original daquela tentativa de emissão em ambiente normal e que retornou com erro de conexão. Isso garante que não haja duplicidade de nota no sistema da SEFAZ;
- Utilizando a ferramenta adequada a emitir notas em contingência, você poderá fazer o lançamento do documento;
- Imprima o DANFE em duas vias, pois a primeira será enviada ao cliente e a segunda será armazenada;
- Com exceção da emissão em contingência virtual, quando a conexão voltar ao normal, transmita à SEFAZ o XML da nota emitida em contingência para comprovar que o processo todo foi feito dentro dos parâmetros legais.
Quais são os cuidados com a nota fiscal em contingência?
Mesmo que seja uma prática que opera dentro da lei, há alguns riscos que permeiam as obrigações junto ao Fisco, em especial quando esse procedimento é utilizado em excesso.
O ideal é que a emissão em contingência seja considerada como uma exceção. Assim, a organização deve optar por esse recurso somente nos casos em que houver entraves na autorização da emissão no portal da SEFAZ.
Outro ponto importante, é o de ajustar as informações na nota em caso de inconsistências seguindo as regras da SEFAZ. Caso isso seja negligenciado, poderá haver incoerências nos registros fiscais da empresa, acarretando multas e outras penalidades.
Por essa razão, oriente sua equipe sobre o uso das notas em contingência e promova treinamentos regulares. Isso garante que o seu time compreenda o uso apropriado e quais são as melhores práticas desse tipo de emissão.
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Perguntas frequentes sobre nota em contingência
Confira as principais dúvidas sobre a emissão de nota fiscal em contingência:
O que devo fazer quando uma nota fiscal é emitida em contingência?
Primeiro, identifique em que modalidade de contingência ela foi gerada, se SVC, FS-DA ou DPEC. Depois, guarde o DANFE e, assim que possível, faça a transmissão para SEFAZ.
O que é nota fiscal emitida em contingência pendente de autorização?
É aquela nota que foi gerada e entregue ao cliente ou transportador, mas ainda não foi validada pela SEFAZ. Ela está registrada apenas no sistema emissor e precisa ser transmitida assim que possível, não aparecendo na consulta pública até ser autorizada.
Nota em contingência pode ser cancelada?
Sim, desde que já tenha sido transmitida e autorizada pela SEFAZ. O cancelamento deve ser feito dentro do prazo legal, geralmente até 24 horas após a autorização, pelo mesmo sistema emissor, informando o motivo e mantendo os registros fiscais.
Qual é o prazo para transmitir uma nota em contingência?
Geralmente a transmissão de uma nota em contingência para a SEFAZ pode ser feita em até 24 horas após a venda. Entretanto, o prazo pode variar de estado para estado.
Como consultar nota emitida em contingência?
É possível consultar no portal da nota fiscal eletrônica e SEFAZ do estado de origem através da chave de acesso, ou pelo QR Code disponível na DANFe.
Nota fiscal em contingência tem validade fiscal?
Sim. Esse documento tem o mesmo valor fiscal que uma nota padrão, desde que as regras para sua emissão sejam respeitadas e os procedimentos estejam de acordo com a SEFAZ.
Como corrigir nota fiscal em contingência?
A Nota Fiscal emitida em contingência não pode ser corrigida.
Quando posso emitir nota em contingência?
Quando há problemas técnicos na autorização do documento durante a emissão, desde a falta de comunicação com a SEFAZ ou falta de conexão com a internet.
