O que é a nota fiscal em contingência?
A nota fiscal eletrônica de contingência é um documento substituto utilizado em situações onde a emissão padrão não foi possível. Esses casos acontecem quando há falta de comunicação com os servidores da Sefaz, seja por falta de conectividade, inatividade do portal ou alguma emergência.
Assim, é considerada como uma espécie de nota offline alternativa à Nota Fiscal Eletrônica(NFe) que ajuda a cumprir as responsabilidades fiscais e deve ser utilizada quando há problemas técnicos em relação à autorização do documento em tempo real.
Considerando que nenhuma venda pode ser feita sem a emissão de notas fiscais, o contribuinte deve emitir a NFe em contingência e imprimir o DANFE. O arquivo XML será transmitido para autorização assim que a comunicação com a Sefaz se estabilizar.
No entanto, existe um prazo para isso. Na maioria dos estados, essa operação pode ser feita em até 24h, mas há alguns locais em que o prazo se estende até o primeiro dia útil do mês subsequente, contando a partir da data de emissão da NFCe.
Quais são os tipos de nota fiscal em contingência?
São dois os formatos de nota fiscal em contingência, vejamos um a um.
Contingência offline
É um formato que aos poucos está perdendo a utilidade. Isso porque há um processo de migração das Sefaz dos estados para um modelo que funcione totalmente online.
A emissão em contingência offline não requer conexão com a internet e tem seu processo realizado por meio de uma impressora fiscal que viabiliza a criação da nota fiscal em contingência.
Ainda assim, é preciso que em até 24h após a normalização da comunicação com a Sefaz, o arquivo XML da nota seja enviado para a autorização regular.
Contingência da Sefaz
Esse já é um formato mais utilizado, pois é um padrão que funciona na maioria dos estados brasileiros.
Nesse tipo de contingência, o problema está no ambiente da própria Sefaz e não no estabelecimento do contribuinte. Dessa forma, quando o sistema está fora do ar, é a própria secretaria quem deve ativar um servidor secundário para possibilitar a emissão em contingência.
Assim, a emissão é feita por meio de um sistema que tenha capacidade de conexão com o ambiente de contingência ativado pela Sefaz.
Mas lembre-se: a emissão em contingência é uma escolha de cada estado, de maneira que nem todos têm essa opção.
Quais são as modalidades de contingência?
Existem 3 formas de emitir uma NFe em contingência:
Formulário de Segurança (FS-DA)
Essa é uma opção mais simples de emissão, pois o contribuinte precisa apenas ter acesso ao formulário de segurança para emitir a NFe acompanhada da impressão do DANFE.
É importante ressaltar que esse tipo de formulário FS-DA substitui o antigo FS que demandava um guarda de um estoque físico.
Atualmente, com os pontos de distribuição do FS-DA obtidos via solicitação à Sefaz de origem, como por exemplo a Sefaz de São Paulo, é possível adquirir o formulário de segurança, aumentando a capacidade da operação.
Lembrando que após o procedimento de contingência ser feito, é imprescindível que ao transmitir a NFe à Sefaz, o contribuinte verifique se o documento foi autorizado e se a numeração da nota está correta. Pois se houver numerações duplicadas, a nota precisará ser cancelada.
Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN)
Este formato consiste na opção de emissão da NFe para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN).
A diferença das outras opções é que o DANFE pode ser impresso em papel comum e a transmissão da NFe para a Sefaz de origem não é requerida.
Nesse cenário, uma série específica (900-999) é alocada para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional e será ativada pela Sefaz de origem. Esse processo desencadeia a ação da Sefaz, dispensando o envio da NFe para autorização.
Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC)
Nessa opção, o uso do FS-DA para a impressão do DANFE é dispensável e não é preciso alterar a série e numeração da NFe emitida.
Assim, nesse formato é inserida a Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC), a fim de registrar as informações essenciais da nota fiscal, ainda mais quando se trata da emissão em contingência. Afinal, essa declaração será transmitida à Sefaz por meio Sistema de Contingência Eletrônica (SCE).
Já em relação aos prazos para o envio da NFe em contingência, há algumas particularidades.
Por exemplo, se o emissor precisa transmitir apenas a NFe para a Sefaz de origem sem a necessidade de ajustes de informações, o prazo é de até 24h para o modelo FS-DA e até 168h para o modelo DPEC.
Por outro lado, se dados como o número da nota ou o XML precisarem ser alterados, as especificações estão relacionadas no AJUSTE SINIEF 07/05. Dessa forma, é importante estar atento às atualizações fiscais e fazer o possível para evitar o uso da nota fiscal em contingência.
Como emitir nota fiscal em contingência?
Vejamos um passo a passo:
- Certifique-se que o processo de emissão comum não está funcionando normalmente;
- Utilize um número de nota diferente da nota original daquela tentativa de emissão em ambiente normal e que retornou com erro de conexão. Isso garante que não haja duplicidade de nota no sistema da Sefaz;
- Utilizando a ferramenta adequada à emitir notas em contingência, você poderá fazer o lançamento do documento;
- Imprima o DANFE em duas vias, pois a primeira será enviada ao cliente e a segunda será armazenada;
- Com exceção da emissão em contingência virtual, quando a conexão voltar ao normal, transmita à Sefaz o XML da nota emitida em contingência para comprovar que o processo todo foi feito dentro dos parâmetros legais.
Quais são os cuidados com a nota fiscal em contingência?
É essencial estar a par dos cuidados que se deve ter ao emitir notas fiscais em modo de contingência. Mesmo que seja uma prática que opera dentro da lei, há alguns riscos que permeiam as obrigações junto ao Fisco, em especial quando esse procedimento é utilizado em excesso.
O ideal é que a emissão em contingência seja considerada como uma exceção. Assim, a organização deve optar por esse recurso somente nos casos em que houver entraves na autorização da emissão no portal da Sefaz.
Outro ponto importante a se cuidar, é o de ajustar as informações na nota em caso de inconsistências seguindo as regras da Sefaz. Caso isso seja negligenciado, poderão haver incoerências nos registros fiscais da empresa, acarretando em multas e outras penalidades.
Por essa razão, oriente sua equipe sobre o uso das notas em contingência e promova treinamentos regulares. Isso garante que o seu time compreenda o uso apropriado e quais são as melhores práticas desse tipo de emissão.
Perguntas frequentes sobre nota em contingência
Recebi uma nota fiscal em contingência, o que fazer?
Alguns passos são necessários para tratar a essa nota corretamente como:
- Verificação: Confirme se a nota recebida é legítima e está de acordo com a sua transação comercial. Avalie os dados como nome do emissor, número, data e valor;
- Acompanhamento no Portal da Sefaz: acesse o portal da Sefaz correspondente e verifique se a nota está disponível para consulta;
- Aguarde a Integração: se a nota não estiver registrada no sistema da Sefaz, aguarde. Isso porque a integração de modalidades em contingência podem levar um tempo maior que o habitual.
- Comunique o fornecedor: se a nota não for reconhecida, entre em contato com o fornecedor ou o emissor da nota.
- Documentação e arquivamento: guarde todos os registros e documentos relacionados à nota fiscal em contingência. Desde cópias físicas ou digitais, comunicações com o fornecedor e qualquer outra documentação pertinente.
- Regularização: certifique-se de atualizar seus registros contábeis e fiscais após a regularização da nota na Sefaz.
Como consultar nota emitida em contingência?
As notas emitidas em modo de contingência ficam disponíveis para a consulta na plataforma da Sefaz por meio de um QR-Code. No entanto, isso pode gerar reclamações e denúncias uma vez que o documento não é identificado imediatamente após a compra.
Nessas situações, o gestor corre o risco de perder informações da nota até que esteja no sistema da Sefaz.
Nota fiscal em contingência tem validade fiscal?
Quando se trata do consumidor que recebe uma nota fiscal emitida em contingência, pode ficar tranquilo que esse documento tem o mesmo valor fiscal que uma nota padrão.
Já se tratando de empresas, é extremamente importante que o arquivo XML seja enviado para a Sefaz responsável, para garantir a validação do documento.
Como corrigir nota fiscal em contingência?
A NFe em contingência não pode ser cancelada e nem corrigida via carta de correção.
Agora, se tratando da Nota Fiscal do Consumidor eletrônica em contingência, esta sim pode ser cancelada, cabendo apenas fazer esse procedimento antes do produto deixar o estabelecimento.
Quando posso emitir nota em contingência?
A NFe em contingência deve ser emitida quando existem problemas técnicos na autorização do documento no ato da emissão, desde a falta de comunicação com a Sefaz ou falta de conexão com a internet.
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