A validação de nota fiscal auxilia em relações comerciais onde a transação de compra e venda envolve outras pessoas além de emissor e destinatário. Isso porque apenas os envolvidos na operação têm acesso a nota fiscal.
Com a validação, terceiros podem fazer a checagem e a antecipação de recebimentos. Além de ser uma boa maneira de manter a segurança em torno das vendas do seu empreendimento.
Veja no artigo de hoje como funciona a validação de nota fiscal e como fazer esse processo.
O que é validação de nota fiscal
Para entender o que é a validação fiscal, vale ressaltar que o documento que comprova que uma operação comercial existiu de fato é a Nota Fiscal.
Portanto, a validação se dá em torno da verificação da nota fiscal, onde se confirmam os dados e a autenticidade do documento.
A nota fiscal é facilmente acessada por emissores e destinatários. Já para contadores, financeiras e transportadoras, é preciso seguir alguns protocolos para ter acesso.
Logo, para reconhecer que uma nota pertence a uma transação com valor legal, deve-se verificar se a nota tem assinatura digital e passou por uma avaliação pela Sefaz.
Como fazer a validação de nota fiscal
As informações das notas fiscais usualmente podem ser acessadas via online. Mas o acesso se torna limitado somente às pessoas que têm autorização para isso.
Portanto, vejamos a seguir algumas formas de acessar as notas e fazer a validação.
Portal da Nota Fiscal Eletrônica
O acesso via Portal da Nota Fiscal Eletrônica deve ser realizado da seguinte maneira:
Primeiro acesse o link: https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx e depois vá até a opção Consultar NFe.
Ao entrar na seção de consulta, digite a Chave Acesso da NFe, valide o captcha marcando a caixa de seleção e clique em continuar.
Aparecerá então a nota fiscal com todas as informações de preenchimento.
Sefaz estadual
Em geral, as Secretarias de Fazenda de cada estado dispõe de um local para a pesquisa e validação de notas fiscais.
Assim, basta verificar em sites de busca qual é o site da Sefaz do seu estado e onde realizar esse processo.
Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro)
Outra forma de acessar informações autorizadas pelo governo brasileiro, é através do Serviço Federal de Processamento de Dados ou Serpro.
Mas fique atento, devido às mudanças no sistema de pesquisa determinadas pela Portaria 519 de 18 de Março de 2020, o acesso à validação de notas por terceiros foi alterado.
Dessa maneira, os terceiros que desejam fazer a consulta apenas têm acesso a alguns dados e não a nota fiscal inteira.
O acesso a nota completa é possível com o uso do certificado digital do estabelecimento emissor ou do destinatário.
Sistema automatizado de consulta e validação de nota fiscal
Através de sistemas automatizados, tornou-se mais fácil tanto acessar como validar. Isso acontece porque o processo de pesquisa por documentos é centralizado e mais agilizado.
Aqui no Focus NFe, possuímos um conjunto de APIs de integração que proporcionam maior otimização na emissão e na busca por notas.
Com um acesso simples, a validação das notas se torna mais precisa e confiável. Uma vez que com a automação é mais certo que os dados de fornecedores e clientes estejam de acordo com a Receita Federal.
Assim, diversos envolvidos se beneficiam da agilidade dos sistemas automatizados, como por exemplo:
- Transportadoras que necessitam de precisão e rapidez quando fazem bipagem de notas para liberar cargas e caminhões;
- Financeiras que fazem da validação de nota fiscal um meio de evitar fraudes e para antecipar recebíveis;
- Contadores que precisam resgatar dados perdidos ou calcular impostos;
- Auditorias/Consultorias que utilizam informações precisas para auditar clientes.
Validação de nota fiscal: conclusão
A validação de notas fiscais é um processo importante para garantir a autenticidade desses documentos. Ainda mais quando se tratam de terceiros que não participam diretamente da transação comercial.
Dentre as opções de acesso aos dados e validação, algumas se mostram mais acessíveis que outras. Isso impacta na produtividade do dia a dia, já que para fazer a checagem é necessário verificar um documento por vez.
