O que é validação de nota fiscal e como funciona?

João Vallim

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A validação de nota fiscal auxilia em relações comerciais onde a transação de compra e venda envolve outras pessoas além de emissor e destinatário. Isso porque apenas os envolvidos na operação têm acesso a nota fiscal.

Com a validação, terceiros podem fazer a checagem e a antecipação de recebimentos. Além de ser uma boa maneira de manter a segurança em torno das vendas do seu empreendimento.

Veja no artigo de hoje como funciona a validação de nota fiscal e como fazer esse processo.

O que é validação de nota fiscal

Para entender o que é a validação fiscal, vale ressaltar que o documento que comprova que uma operação comercial existiu de fato é a Nota Fiscal. 

Portanto, a validação se dá em torno da verificação da nota fiscal, onde se confirmam os dados e a autenticidade do documento.

A nota fiscal é facilmente acessada por emissores e destinatários. Já para contadores, financeiras e transportadoras, é preciso seguir alguns protocolos para ter acesso.

Logo, para reconhecer que uma nota pertence a uma transação com valor legal, deve-se verificar se a nota tem assinatura digital e passou por uma avaliação pela Sefaz.

Como fazer a validação de nota fiscal

As informações das notas fiscais usualmente podem ser acessadas via online. Mas o acesso se torna limitado somente às pessoas que têm autorização para isso.

Portanto, vejamos a seguir algumas formas de acessar as notas e fazer a validação.

Portal da Nota Fiscal Eletrônica

O acesso via Portal da Nota Fiscal Eletrônica deve ser realizado da seguinte maneira:

Primeiro acesse o link: https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx e depois vá até a opção Consultar NFe.

Ao entrar na seção de consulta, digite a Chave Acesso da NFe, valide o captcha marcando a caixa de seleção e clique em continuar.

Aparecerá então a nota fiscal com todas as informações de preenchimento.

Sefaz estadual

Em geral, as Secretarias de Fazenda de cada estado dispõe de um local para a pesquisa e validação de notas fiscais.

Assim, basta verificar em sites de busca qual é o site da Sefaz do seu estado e onde realizar esse processo.

Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro)

Outra forma de acessar informações autorizadas pelo governo brasileiro, é através do  Serviço Federal de Processamento de Dados ou Serpro.

Mas fique atento, devido às mudanças no sistema de pesquisa determinadas pela Portaria 519 de 18 de Março de 2020, o acesso à validação de notas por terceiros foi alterado.

Dessa maneira, os terceiros que desejam fazer a consulta apenas têm acesso a alguns dados e não a nota fiscal inteira. 

O acesso a nota completa é possível com o uso do certificado digital do estabelecimento emissor ou do destinatário.

Sistema automatizado de consulta e validação de nota fiscal

Através de sistemas automatizados, tornou-se mais fácil tanto acessar como validar. Isso acontece porque o processo de pesquisa por documentos é centralizado e mais agilizado.

Aqui no Focus NFe, possuímos um conjunto de APIs de integração que proporcionam maior otimização na emissão e na busca por notas.

Com um acesso simples, a validação das notas se torna mais precisa e confiável. Uma vez que com a automação é mais certo que os dados de fornecedores e clientes estejam de acordo com a Receita Federal. 

Assim, diversos envolvidos se beneficiam da agilidade dos sistemas automatizados, como por exemplo: 

  • Transportadoras que necessitam de precisão e rapidez quando fazem bipagem de notas para liberar cargas e caminhões;
  • Financeiras que fazem da validação de nota fiscal um meio de evitar fraudes e para  antecipar recebíveis;
  • Contadores que precisam resgatar dados perdidos ou calcular impostos;
  • Auditorias/Consultorias que utilizam informações precisas para auditar clientes.

Validação de nota fiscal: conclusão

A validação de notas fiscais é um processo importante para garantir a autenticidade desses documentos. Ainda mais quando se tratam de terceiros que não participam diretamente da transação comercial. 

Dentre as opções de acesso aos dados e validação, algumas se mostram mais acessíveis que outras. Isso impacta na produtividade do dia a dia, já que para fazer a checagem é necessário verificar um documento por vez.

Conheça nossas soluções para emissão de Notas Fiscais.

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João Vallim

Analista de marketing, nerd, videomaker e fotógrafo nas horas vagas.

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