Muitos empreendedores ainda desconhecem a importância das notas fiscais e por isso negligenciam sua emissão e armazenamento correto, sendo esse tipo de comportamento perigoso para a administração financeira da empresa.
Pensando em guiar os gestores neste processo e prevenir os principais erros, enumeramos os piores deslizes que devem ser evitados ao lidar com notas fiscais.
Não armazenar as notas fiscais de forma correta
É obrigatório que todas as empresas armazenem as notas fiscais emitidas em um período de 5 anos, sendo o não cumprimento da regra punido com multas e sanções rigorosas.
Por regra, emitente e destinatário devem manter a NFe em arquivo digital, devendo apresentar as notas para a autoridade tributária sempre que solicitados.
No caso do emitente, é obrigatório armazenar apenas o arquivo digital. O destinatário por sua vez deve verificar autenticidade e validade da NFe, mesmo que tenha recebido a DANFE acompanhado de mercadoria.
Confundir DANFE e NFe
Falando em DANFE, esse é um erro muito comum, porém DANFE e NFe não são a mesma coisa.
A DANFE é como um resumo da NFe, uma representação simplificada que tem o objetivo de acompanhar a mercadoria enviada e contém informações básicas como emitente, destinatário, data e valores.
Ela é utilizada para auxiliar nas operações documentadas por NFe e substituir as notas fiscais em situações específicas como a compensação de crédito. Além disso, a DANFE contém a chave de acesso para consulta da NFe.
Outra variante deste erro é confundir também o XML com NFe. O XML nada mais é que o arquivo de registro da NFe. Sendo a nomenclatura dada ao arquivo da nota fiscal eletrônica, padronizado em todo o Brasil e obedecendo as regras fiscais vigentes. O XML depende de programas específicos para ser lido em computadores.
Não utilizar backup da NFe
Neste caso vale a frase “quem tem um, não tem nenhum. Quem tem dois, tem um”. Não armazene suas NFes em apenas um lugar. Utilize backups externos e virtuais, como armazenamento em nuvem. Evite manter documentos importantes em lugares como o computador do usuário, já que esse tipo de local pode sofrer danos físicos e perder dados.
Emitir nota fiscal manualmente
A emissão manual de notas fiscais é um processo que exige atenção e cuidado. Em empresas com um baixo volume de vendas, realizar o processo manualmente é viável, mesmo que se tome um tempo dentro da rotina de serviço para acessar sistemas e digitar todos os dados necessários.
Fato é que com o crescimento do volume de vendas e consequentemente de emissões, esse tipo de ação é arriscada. Seja pelo risco de um erro de digitação ou qualquer outra falha humana, é mais seguro e recomendado automatizar o processo assim que possível.
Não utilizar um sistema de gestão para NFe
O maior de todos os erros: a falta de um sistema eficiente para a gestão de notas fiscais. Um software eficiente significa economia e ganho tempo por parte da empresa.
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