A gestão fiscal de uma empresa exige organização e atenção. Entre as tarefas essenciais, é preciso observar com cuidado a forma de guardar notas fiscais.
A prática de guardar notas é mais do que uma tarefa de organização, é uma exigência do fisco. Isso vale tanto para as notas emitidas quanto para as recebidas.
No artigo de hoje, vamos explicar sobre o armazenamento das NFs, esclarecendo qual o tempo que a lei exige que as notas sejam guardadas, como isso deve ser feito e quais as possíveis consequências para quem não cumpre essa demanda.
Boa leitura!
Guardar notas fiscais: uma obrigação do contribuinte
Tanto quem emite quanto quem recebe uma nota fiscal precisa guardá-la por um prazo mínimo. Segundo a legislação vigente, esse prazo é de 5 anos.
Isso é necessário pois dentro desse período, o fisco pode fazer auditorias e conferências, solicitando os documentos comprobatórios das transações. Esse prazo também inclui a possibilidade de serem cobradas dívidas atrasadas.
E se minha empresa não guardar notas fiscais?
Não cumprir essa obrigação pode trazer impactos negativos para a sua empresa. A penalidade mais comum é em forma de multas.
Lembrando que guardar notas não é responsabilidade da sua contabilidade e nem da Sefaz. Ainda que a emissão das NFs seja feita via sistema da Sefaz, esse órgão não tem obrigação de manter os arquivos por 5 anos. Isso cabe à gestão da empresa.
Leia também: Boas Práticas para Gestão de Notas Fiscais
O que deve ser guardado?
Como no cenário brasileiro existem muitos detalhes em relação aos documentos fiscais, é preciso esclarecer o que precisa ser guardado no prazo de 5 anos.
O mais importante nesse sentido é não confundir Danfe e NFe. Ainda que sejam documentos que tratem de uma mesma transação, suas funções são diferentes.
- DANFe: é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e basicamente é um resumo de uma NFe. É usado para acompanhar mercadorias enviadas e auxiliar operações, podendo ser impressa fisicamente ou salva em arquivo PDF.
- NFe: a Nota Fiscal Eletrônica. É o documento oficial com validade fiscal. É emitida em formato de planilha (XML).
Em resumo: é a NFe que precisa obrigatoriamente ser armazenada, em seu formato XML. Enquanto que o Danfe, mesmo sendo um documento obrigatório no transporte de produtos, não tem valor fiscal e não substitui a Nota fiscal eletrônica.
O armazenamento deve ser seguro e prático
Para garantir que os seus documentos fiscais fiquem armazenados o tempo suficiente, é preciso garantir a segurança e a praticidade.
Se o processo de armazenamento for muito difícil de ser realizado, pode acabar sendo negligenciado entre as muitas tarefas diárias de gestão.
Além disso, se não houver um cuidado com a segurança dos arquivos, é possível que se percam ao longo dos 5 anos, gerando problemas contábeis ou com o Fisco.
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Com o Focus NFe, todos os arquivos (XMLs, PDFs) são guardados online, inclusive os arquivos gerados pelo S@T, permitindo maior agilidade e organização.
