A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal emitido de forma individual, podendo ser nota física ou eletrônica. Normalmente é utilizada por não contribuintes do ICMS que por lei não são obrigados a emitir nota fiscal eletrônica.
Como as demais notas fiscais, a Nota Fiscal Avulsa tem a função de regularizar operações comerciais e permitir maior transparência na fiscalização.
Entenda melhor essa nota fiscal e como a sua emissão é feita.
O que é Nota Fiscal Avulsa?
A Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFAe) é um documento fiscal que pode ser utilizado por profissionais que não realizam operações de venda de produtos com tanta regularidade.
Por isso ela é mais utilizada por empreendedores que não são obrigados a emitir a Nota Fiscal de Produto (NF-e) e de Serviço Eletrônica (NFS-e). É o caso das micro e pequenas empresas, MEIs e profissionais autônomos sem CNPJ.
Como emitir a NFAe
A Nota Fiscal Avulsa precisa ser autorizada pela Sefaz possuindo regras de acordo com cada cidade e estado. Por isso, é preciso verificar junto ao órgão responsável quais as informações corretas para a emissão desse documento.
Feito isso, basta realizar o cadastro online e aguardar a autorização. Assim que autorizado, a Sefaz libera em seu portal a emissão de uma nota por vez, de maneira que é preciso solicitar individualmente a Nota Fiscal Avulsa e repetir esse processo a cada nova nota.
Vale ressaltar que para profissionais autônomos sem CNPJ e artesãos, é preciso ter cadastro junto à prefeitura em que residem e não na Sefaz.
Em relação ao Modelo da nota a ser utilizado temos duas opções: o Modelo 55 e o Modelo 1-A.
O primeiro modelo é igual a Nota Fiscal Eletrônica (NFe). Sua emissão e armazenamento são feitos em ambiente eletrônico e seu envio ao remetente é feito por meio de um arquivo XML.
O segundo modelo também é feito eletronicamente, assim como as demais notas. A diferença é que,quando impressa, também é válida como documento fiscal.
Detalhes sobre a Nota Fiscal Avulsa
Existem algumas informações que você deve considerar em relação a emissão da nota avulsa:
Quantidade de produtos
Essa nota pode conter no máximo 10 produtos em sua descrição. Dessa forma, se a quantidade de itens ultrapassar o limite, será necessário emitir mais de uma nota.
Armazenamento
O arquivo XML desse documento não garante validade fiscal, sendo necessário imprimir a nota física e guardá-la por 5 anos. A perda da nota avulsa física pode acarretar em multas.
Emissão por Pessoa Físicas
Pessoas Físicas podem emitir essa nota, desde que cadastradas na prefeitura do próprio estado.
CNPJ
O CNPJ que será atribuído à chave de acesso da nota fiscal será o da Sefaz e não o do emissor, já que o software do órgão é que está realizando a emissão. Porém, no arquivo XML da nota, o CNPJ que vai constar é o do emissor.
Impressão da Nota Fiscal Avulsa
A impressão da nota pode ser feita em papel A4 comum, mas caso precise imprimir outra cópia, será necessário pedir autorização à Sefaz.
Interrupção da emissão
Em caso de interrupções na hora da emissão, será necessário reiniciar o processo do zero.
Quem pode emitir
Como já mencionado, a emissão da NFAe só pode ser feita por não contribuintes do ICMS.
Erro na emissão da Nota Fiscal Avulsa
Não é possível realizar a correção de dados, em caso de emissão incorreta da nota. Nesses casos, cabe entrar com um pedido de cancelamento da nota para depois realizar uma nova emissão, ficando sujeito a demora do processo, que pode durar até 7 dias.
Sequência numérica
A sequência númerica da NFAe possui um limite e quando o emissor atinge esse limite, a contagem é reiniciada. Lembrando que essa numeração vai de 1 até 999.999.999.
Consulta da Nota Fiscal Avulsa
A consulta pode ser feita no Portal Nacional da Sefaz assim como no portal Sefaz de cada estado. Nesses portais, é possível verificar a validade da nota, se o documento foi emitido e se foi ou não cancelado.
Emissão em contingência
Ao contrário de outras notas, a Nota Avulsa não pode ser emitida em contingência. Assim, se o sistema Sefaz se encontrar fora do ar, é preciso aguardar até que volte a normalidade para realizar essa operação.
Não indicada para grande volumes de emissão
Se o seu negócio realiza muitas transações comerciais e precisa emitir muitas notas, a nota avulsa torna o processo mais trabalhoso e sujeito a erros, uma vez que o preenchimento dessa nota é feito de forma manual.
Data de saída da mercadoria
A NFAe permite que a data de saída da mercadoria seja de até 3 dias após a data de emissão. Então fique atento, já que não é possível cancelar a nota depois que o destinatário recebeu a mercadoria.
Essas são algumas das informações em relação a Nota Fiscal Avulsa. Com tantas peculiaridades, ter um software que te ajuda a gerenciar e a emitir suas notas fiscais faz toda diferença.
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