O armazenamento de documentos fiscais é uma das obrigações tributárias exigidas pelo Fisco e, se não for cumprida, pode gerar problemas para a empresa.
Por isso, hoje vamos te explicar tudo sobre esse tema, para que você possa adaptar seu ERP e oferecer uma solução eficiente e segura para seus clientes.
Neste artigo, vamos abordar o que é o armazenamento de documentos fiscais, sua importância e desafios, bem como a solução para esse processo.
O que é o armazenamento de documentos fiscais
Entender o que significa o armazenamento de documentos fiscais é essencial para qualquer negócio. Estes documentos, que contêm dados sensíveis, podem ser necessários para conferências e decisões futuras.
Manter a guarda e organização destes documentos é uma etapa obrigatória prevista por lei.
De acordo com o Código Tributário Nacional (CTN), o Código Civil e o Ajuste SINIEF 07/05, os emitentes devem arquivar esses documentos por pelo menos 5 anos e disponibilizá-los às autoridades fiscais, se solicitado.
Como é o processo de armazenamento
No processo de armazenamento de documentos fiscais, a responsável pela guarda dos mesmos é a empresa emissora. De forma que a maioria das vezes é realizada por gestores, contadores e colaboradores do setor.
Além disso, de acordo com as legislações mais recentes, principalmente o Manual de Orientação do Contribuinte, a indicação é que esse armazenamento seja feito em formato digital, pois os documentos fiscais são todos eletrônicos.
Mas é válido lembrar que o volume de documentos fiscais emitidos pela empresa pode tornar esse processo mais ou menos complexo. Porém a digitalização e a automação dessa tarefa são soluções vantajosas.
A importância da guarda de documentos fiscais
Como já mencionado, o armazenamento de documentos fiscais é essencial. Vejamos alguns fatores que contribuem para essa importância.
- É necessário para cumprir as exigências legais tributárias;
- Uma forma de ter dados comprobatórios em fiscalizações da Receita Federal;
- Proporciona organização e uma boa gestão;
- Auxilia na realização do pagamento devido de tributos (no que diz respeito a prazo e valor corretos, sem duplicidade);
- Evita multas, processos, suspensões e outros problemas ligados ao Fisco.
Mas como fazer um armazenamento seguro e acessível? Veja a seguir.
Armazenamento seguro de documentos fiscais
A tecnologia é uma grande aliada para fazer a guarda segura dos documentos fiscais, já que simplifica essa prática. Isso porque adotando opções como o armazenamento em nuvem, tem-se um processo muito mais otimizado e produtivo.
Além de seguro, o armazenamento em nuvem possui formas de evitar erros humanos, perdas e danos de arquivos, o que fica mais difícil com armazenamento físico.
Outro ponto, é que o sistema cloud rompe a demanda de espaço, as limitações de espaço e tempo do acesso, garantindo uma guarda de dados e documentos de diferentes origens por meio da centralização de informações.
Com espaço para grande quantidade de informações, possui uma busca facilitada e salvamento automatizado. Isso tudo com uma gestão rápida e eficiente.
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