As formas tradicionais de consulta de documentos fiscais são de forma manual pelo sistema da SEFAZ, ou automaticamente pelo Web Service disponível no sistema de Nota Fiscal de Serviços.
Neste caso, o procedimento pode ser mais difícil do que se imagina. Por isso, trouxemos um guia para consulta de NF-e recebida. Fique conosco!
O que é NSU e para que serve?
O NSU é a sigla para Número Sequencial Único e diz respeito à identificação de um evento no ambiente dos documentos fiscais eletrônicos que referenciam um CNPJ. Trata-se de uma espécie de RG de cada documento destinado nos documentos fiscais.
Este número serve para o contribuinte identificar todas as citações que seu CNPJ tenha no ambiente dos documentos fiscais eletrônicos. As informações que provocaram a geração do NSU no seu sistema de gestão de notas fiscais permite que a empresa verifique como o seu CNPJ está referenciado.
Na prática, isso evita fraudes e prejuízos financeiros devido à emissão errada de dados, por você mesmo ou por terceiros.
Como funciona a geração do NSU?
Quando há a autorização de um evento ou documento fiscal, a SEFAZ responsável pela autorização dos documentos daquele CNPJ sincroniza os dados com o Ambiente Nacional (AN).
O NSU é criado pelo AN assim que um evento é inserido no banco de dados do AN.
O Número Sequencial Único tem esse nome, pois funciona justamente por meio de sequência por CNPJ, isto é, cada um deles terá acesso aos documentos sequenciados no AN, onde as informações sobre os documentos destinados são centralizadas.
Quais são as limitações da SEFAZ?
Como você deve saber, houve alterações no sistema da SEFAZ recentemente e que impactaram a forma de consultar as suas NFEs recebidas.
Uma delas é que não é possível fazer a captura de notas direto da SEFAZ em dois sistemas simultâneos (ERP ou sistema contábil + outro software de captura, por exemplo), já que a SEFAZ está limitando essa prática, o que gera consulta indevida, como vamos explicar mais para frente.
Além disso, as consultas para chave de acesso e NSU foram limitadas a 20 por hora, mas vale ressaltar que esse bloqueio não limita a captura de documentos, pois as consultas são auxiliares e que apoiam o processo por lote e sem limite de pesquisa.
Como fazer a consulta pela Web Service?
A Web Service realiza a distribuição de documentos e informações de interesse dos atores da NFe.
O documento possibilita a consulta resumida dos dados da nota fiscal pelos atores da NFe, emitente ou transportador, por exemplo, independente que eles tenham sido os geradores da nota.
Sobre isso, é importante salientar que pessoas físicas e jurídicas com certificado de PJ ou PF podem fazer consulta à NFe resumida.
Vale ressaltar que no caso de Pessoa Jurídica, a empresa será autenticada pelo CNPJ base (8 primeiros dígitos) sendo que ela poderá realizar a consulta para qualquer CNPJ da empresa (14 dígitos), porém, o CNPJ base consultado deve ser o mesmo do certificado digital.
Além disso, os documentos fiscais eletrônicos ficam disponíveis no sistema para distribuição por até 90 dias após a sua recepção pelo Ambiente Nacional da NFe.
Como ocorre a distribuição?
Se a consulta for feita pelo destinatário, o Ambiente Nacional vai verificar a existência de sua manifestação, por meio dos campos “Ciência da Operação”, “Operação não Realizada” ou “Confirmação de Operação”.
Se há manifestação do destinatário, a NFe será retornada a ele. Caso contrário, haverá apenas o retorno do resumo da NFe. Com o resumo, o destinatário terá as informações necessárias para realizar a manifestação do documento.
Já para transportador e terceiros, a NFe fica integralmente disponível para consulta.
A distribuição ocorre para os atores que desempenham papéis de emitente, destinatário, transportador e terceiros e engloba os documentos que estiverem marcados com “SIM” na linha correspondente, de acordo com a tabela abaixo:
Imagem: Nota Técnica 2014.002 – Versão 1.12
Sobre os itens numerados, vale ressaltar que:
- Os documentos fiscais e resumos de eventos estarão disponíveis somente se o destinatário se manifestar dando “Ciência da Operação”, “Operação não Realizada” ou “Confirmação de Operação” para a NF-e, exceto para o Evento de Cancelamento, que será disponibilizado mesmo sem a manifestação do destinatário. Antes da manifestação ficará disponível para o destinatário somente a estrutura XML de “Resumo de NF-e” e o cancelamento de NF-e.
- A NF-e estará disponível somente para o transportador identificado no grupo X03 (qual?)
- A NF-e estará disponível para terceiros somente cujo CNPJ ou CPF estiver informado na tag autXML
- Eventos de Pedido de Prorrogação de Prazo da NT 2015.001: EPP1 e EPP2 (Evento Pedido de Prorrogação 1º e 2º Prazo), ECPP1 e ECPP2 (Evento Cancelamento Pedido de Prorrogação 1º e 2º Prazo).
- Eventos do Fisco em Resposta ao Pedido de Prorrogação de Prazo da NT 2015.001: EFPP1 e EFPP2 (Evento Fisco Resposta ao Pedido de Prorrogação 1º e 2º Prazo), EFCPP1 e EFCPP2 (Evento Fisco Resposta ao Cancelamento de Prorrogação 1º e 2º Prazo).
- Os Eventos de Averbação serão distribuídos a partir da implantação do BT 2017/001 v1.0.
- Os eventos de comprovante de entrega propagados do CT-e serão distribuídos a partir da implantação do BT 2019.001 v.1.10.
Descrição do Processo de Distribuição de DF-e de Interesse
Este processo pode ser efetuado por atores que tenham papel de emitente, destinatário, transportador ou terceiro (campo autXML), Pessoa Física ou Jurídica com certificado de PF com seu CPF ou PJ com CNPJ.
O Ambiente Nacional gera um NSU para cada interessado no acesso aos documentos fiscais.
A partir da versão 1.10 da NT, são considerados aqueles que utilizaram o serviço nos últimos 60 dias. Para esses usuários, a geração de NSU funciona normalmente.
Para novos usuários (distNSU), o NSU é gerado a partir do primeiro acesso, sem geração de NSU retroativa e usuários que deixarem de utilizar o serviço (distNSU) por mais de 60 dias, a geração de NSU será interrompida e, ao ser retomada, será com este método.
Sobre esses dois casos, vale salientar que no primeiro acesso será emitida a tag “cStat=137-Nenhum documento localizado”. Nas consultas subsequentes, após aguardar o prazo de 1 hora para cumprir as regras de uso indevido, os documentos podem voltar a ser emitidos.
Outro ponto importante é que para verificar a continuidade da utilização do serviço (distNSU) é permitida pelo CPF ou CNPJ base constante na requisição do XML.
CNPJ ou CPJ interessados em recuperar um DF-e e Requisição de Distribuição de Conjunto de DF-e
Quem quiser recuperar um documento fiscal, deve digitar o CPF da pessoa física ou CNPJ da empresa. Para as empresas, isso é útil ao ajudar na recuperação de DFE-s de seus estabelecimentos por um único certificado digital.
Sobre a distribuição de conjunto de DFE-s, o procedimento pode ser feito de três maneiras, a saber:
A partir do NSU informado (tag: distNSU)
O Web Service deve gerar lotes com até 50 documentos aos interessados com informações resumidas ou DFE-s com NSU superior ao NSU informado.
Se o NSU informado for menor que o primeiro número sequencial disponível para distribuição, o Ambiente Nacional vai disponibilizar os documentos fiscais do NSU mais antigo, cujas NFE-s e seus eventos tenham sido autorizadas há mais de 90 dias.
Como as outras consultas de Web Service, a consulta de NSU estará disponível para documentos recebidos no Ambiente Nacional nos últimos 90 dias. Após esse período, não será possível recuperar a NF-e.
Não é necessário que o AN esteja sincronizado em tempo real com os documentos fiscais autorizados, pois, a NSU é organizada por ordem de inserção de documentos e a empresa ou pessoa física consegue recuperar os documentos que quiser desde que recebidos pelo Ambiente Nacional da NF-e.
Vinculado ao NSU Informado (tag: consNSU)
O Ambiente Nacional gera a consulta de NSU sem lacunas e uma sequência de numeração ordenada de forma ascendente.
Mas, caso a consulta acuse alguma lacuna na numeração, esse é um sinal de falha e o interessado deve consultar pontualmente os NSUs faltantes pelo método nfeDistDFeInteresse do Web Service NFeDistribuicaoDFe informando o NSU desejado no conteúdo da tag consNSU no XML de requisição.
Com essa ferramenta, o Ambiente Nacional deverá disponibilizar só um documento fiscal (NF-e ou evento) referente ao NSU informado, sempre lembrando que a consulta estará disponível para documentos recebidos pelo AN nos últimos 90 dias. Após esse período, a NF-e não poderá ser recuperada.
A partir da Chave de Acesso Informada (tag: consChNFe)
Este último caso permite a consulta pontual de uma NF-e por meio de sua chave de acesso. O AN, neste caso, deve retornar somente a NF-e e nenhum evento relacionado à chave de acesso informada.
Importante: a consulta pela tag consChNFe só é possível se um NSU tiver sido previamente gerado para o documento fiscal consultado.
Assim como nos demais casos, a regra de consulta dos 90 dias é válida.
E quando ocorre uso indevido nas consultas de NF-e recebidas?
Como falamos neste artigo, o sistema de notas fiscais bloqueia a consulta por novos documentos por uma hora nos seguintes casos:
- Não há mais documentos para consulta e o usuário continua pesquisando;
- O usuário não faz a consulta de NSU de forma sequencial;
- Uso indevido relativo ao Web Service NFeDistribuicaoDFe em consultas com a tag: consChNFe e tag: consNSU.
No que diz respeito às consultas pelo Web Service, o sistema irá devolver as seguintes mensagens em caso de consulta indevida:
A partir do NSU informado (tag: distNSU)
- Rejeição – com a devolução da mensagem com o motivo da falha informado no cStat;
- Nenhum documento localizado – não existe documentos fiscais para o CNPJ/CPF informado – cStat=”137-Nenhum documento localizado”;
- Documento localizado – com a devolução dos documentos fiscais encontrados – cStat=”138-Documento(s) localizado(s)”.
Vinculado ao NSU Informado (tag: consNSU)
- Rejeição – com a devolução da mensagem com o motivo da falha informado no cStat;
- Nenhum documento localizado – indicando que o Ambiente Nacional não gerou o NSU e o interessado deve desconsiderá-lo – cStat=”137-Nenhum documento localizado”;
- Documento localizado – com a devolução do documento fiscal encontrado – cStat=”138- Documento localizado”.
A partir da Chave de Acesso Informada (tag: consChNFe)
- Rejeição – com a devolução da mensagem com o motivo da falha informado no cStat; Nenhum documento localizado – indicando que o Ambiente Nacional não possui a NF-e consultada ou não foi gerado NSU – cStat = ”137-Nenhum documento localizado”; Documento localizado – com a devolução do documento fiscal encontrado – cStat= ”138- Documento localizado”.
Quais as recomendações neste caso?
Sabendo disso, a recomendação é não insistir nas consultas de documentos sem necessidade e fazer a pesquisa sempre de forma sequencial.
Sobre as consultas com tag: consChNFe e tag: consNSU, é necessário se atentar ao detalhe de que é permitido um número limitado de consultas por chave de acesso ou NSU em um intervalo de 1 hora.
Caso esse limite seja quebrado, o usuário receberá a mensagem retornará a mensagem “656 – Consumo indevido – ultrapassou o limite de 20 consultas por hora”.
Em qualquer um dos três casos de bloqueio por uso indevido, quando o usuário receber a mensagem 656, é preciso esperar 1 hora para o desbloqueio. Caso tente fazer uma nova consulta antes de o tempo esgotar, a contagem de 1 hora será reiniciada.
Por que investir na consulta de NF-e recebida?
Se o seu negócio tem uma alta frequência de operações fiscais, sabemos que a consulta manual de todos estes documentos, além de cansativa, leva tempo e isso é algo que não podemos desperdiçar.
Por isso, é importante investir em softwares de emissão de notas fiscais, como as APIS.
Elas são softwares que promovem a comunicação entre plataformas e promovem a consulta das NFE-s recebidas de forma prática e, claro, automatizada.
Aqui na Focus NFE nós temos uma API que facilita todo o processo de consulta aos seus documentos fiscais. Queremos ajudar você a realizar as suas operações sem burocracia.
Ficou interessado em saber mais? Então conheça o nosso sistema e entre em contato com a nossa equipe ainda hoje!
