O que é nota fiscal de estorno?
Também conhecida como nota fiscal de ajuste, é um documento emitido pela empresa quando uma nota fiscal já foi emitida, o prazo de cancelamento de 24 horas da NF-e já expirou e a mercadoria ainda não saiu para circulação.
O fato gerador dos tributos também não ocorreu e o estorno da nota fiscal torna-se uma solução viável, a fim de evitar problemas com o Fisco e problemas financeiros.
A regra é amparada de acordo com o artigo 1º do ATO COTEPE ICMS 13, de 2010:
“Art. 1º Poderá o emitente solicitar o cancelamento da NF-e, em prazo não superior a 24 horas, contado do momento em que foi concedida a respectiva Autorização de Uso da NF-e, desde que não tenha ocorrido a circulação da mercadoria ou a prestação de serviço e observadas às demais normas constantes do Ajuste SINIEF 07/05, de 5 de outubro de 2005.”.
A nota de estorno deve ser feita só pode ser feita em caso de alguns requisitos atendidos, que são os seguintes:
- o documento fiscal deve ter seu uso autorizado (para saber a situação de seu documento fiscal, consulte o portal oficial da NF-e);
- a circulação da mercadoria ou da prestação de serviço não pode ter expirado;
- o prazo de 24 horas para o cancelamento do documento também deve ter sido expirado, contado a partir da concessão de autorização da NF-e.
Qual a diferença entre estorno de venda e devolução de venda?
A principal diferença entre um e outro é que o Fisco rejeita a autorização de NF-es emitidas com código de ajuste (3) caso haja código de devolução de mercadoria (4).
Ou seja, o Fisco não enxerga a devolução de venda como uma operação inversa a uma venda, como é o caso do estorno. Se houver a tentativa de fazer uma NF-e com a finalidade 3-ajuste, com produtos com CFOP de devolução de venda, a Confaz rejeitará a autorização.
Uma NF-e de devolução deve conter a “finalidade 4-devolução de mercadoria”, enquanto uma NF-e de estorno requer a “finalidade 3-ajuste”.
Além da devolução, é preciso tomar cuidado para não confundir o estorno da nota fiscal com outros procedimentos, como:
cancelamento: feito no prazo vigente do estado de emissão e sem motivo especial;
inutilização: ocorre quando a ordem de numeração fiscal das NFe-s é interrompida por motivos técnicos ou fiscais;
carta de correção eletrônica: regulariza erros na emissão de NF-e, a não ser se disser respeito ao valor do imposto, mudança de remetente ou destinatário e data de emissão da saída da mercadoria;
complementar: acrescenta informações faltantes à NFe, como valor do ICMS, quantidade de produtos, entre outros.
Para que serve a nota de estorno?
A nota de estorno serve, sobretudo, para:
- impostos pagos em excesso: se a nota não for cancelada, a empresa deverá considerar nos impostos contabilizados naquele mês;
- inconsistência de mercadorias no estoque: quando uma nota fiscal é emitida, a Sefaz entende que a mercadoria já saiu do estabelecimento, o que pode gerar divergências nas declarações da empresa.
Ou seja, utilizar o documento garante o retorno do produto ao estoque da empresa e garantir a cobrança correta de impostos.
Quando não usar a nota de estorno?
Conforme descrevemos acima, os requisitos para estorno de nota fiscal são específicos. Diante disso, o contrário também se aplica na hora de não usar o documento, ou seja:
- se a nota tiver sido emitida em menos de 24 horas;
- se a mercadoria já tiver entrado em circulação.
Como emitir uma nota de estorno?
Não é tão difícil quanto parece. No entanto, é preciso se atentar a detalhes específicos a fim de garantir a eficácia da operação.
É preciso verificar a operação utilizada na NF-e fiscal original (de saída ou de entrada) e realizar a operação inversa na nota de ajuste (se a nota fiscal era de entrada, a nota de ajuste será de saída e vice-versa).
Outro ponto é que o procedimento varia conforme o estado e o Sistema de Gestão (ERP) utilizado pela organização. Porém, não há motivos para preocupação, pois os procedimentos são similares em todas as Unidades de Federação brasileiras.
- Emita uma nova NF-e;
- Selecione a Finalidade de emissão de NF-e (FinNFe) a opção 3 — NF-e de ajuste;
- No campo de Descrição da Natureza da Operação (natOp), selecione a opção 999 — Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal;
- No campo refNFe, faça a referência da chave de acesso da nota a ser estornada;
- Faça a inserção dos dados necessários e os valores da NF-e estornada;
- Coloque os códigos CFOP de forma inversa em relação aos que constam com a NF-e estornada. Se a NF-e for de remessa, utilize um CFOP de retorno equivalente; agora, se for uma nota de venda, faça o uso de um CFOP de compra equivalente.
- Informe o motivo do estorno no campo de Informações Adicionais de Interesse do FISCO, mais precisamente no campo infAdFisco.
Qual o CFOP de nota de estorno?
Tudo vai depender da operação que você realizar. Em caso de estorno de venda com CFOP que deve ser de compra, isto é, o inverso da operação realizada, seguem exemplos de CFOP a seguir:
- quem utiliza o CFOP 5102, para estorno deve usar o 1.102;
- em caso de CFOP 5.949, para o estorno deve ser utilizado o 1.949;
- quando é utilizado o CFOP 5.405, deve ser usado o 1.403 para o estorno;
- já quem utiliza o CFOP 6.120, use 2.120 para o estorno.
O que fazer quando o estorno de nota fiscal não for cancelado no prazo legal?
É importante destacar que não há uma legislação que trate diretamente sobre o tema de estorno da nota fiscal.
Isso quer dizer que as regras podem variar conforme cada estado, segundo listamos a seguir:
- Mato Grosso: o prazo de cancelamento é somente de duas horas a partir de autorização de uso da NF-e. Após isso, é preciso fazer o estorno, conforme previsto no artigo 17 da Portaria n.º 163/2007 do Sefaz;
- Mato Grosso do Sul: se o prazo de cancelamento é perdido, é necessário o requerimento de autorização do Superintendente de Administração Tributária para realizar o estorno, conforme o Decreto n.º 13.324/11;
- Minas Gerais: Segundo a Portaria SAIF n.º 11/13, é necessário cancelara nota fiscal entre 24 a 168 horas (entre um a sete dias) após a autorização de uso da NF-e;
- Pará: cancelamento em até 24 horas, de acordo com o Artigo 182-N do Decreto n.º 4.676/01, segundo normas do Art. 182-O.
- Rio Grande do Sul: o cancelamento pode ser feito em até sete dias, de acordo com a Instrução Normativa RE n.º 37/15.
Em geral, o prazo de cancelamento da nota fiscal é entre 24 a 168 horas (ou entre um a sete dias corridos) após a emissão da nota (lembrando que a legislação varia de acordo com o estado).
Softwares de emissão de notas fiscais para a nota de estorno
Um software de emissão de notas fiscais é imprescindível à realidade de qualquer empresa, pois é necessário ter o controle de prazos em relação às notas fiscais.
O controle manual não faz sentido diante de tantos documentos para se lidar, além de estarmos imersos na era da tecnologia.
Ademais, sistemas de emissão, como os sistemas API Rest, são excelentes ferramentas de emissão de documentos fiscais, como a nota de estorno, pois integram diferentes sistemas fiscais facilmente e que verificam as informações fiscais da sua organização de forma prática.
Aqui na Focus NF-e, possuímos um sistema de emissão de notas fiscais com a tecnologia API Rest e que permite a emissão e a consulta de documentos fiscais a partir do sistema de emissão de sua empresa independente da tecnologia utilizada pela sua organização.
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