Evitar erros no recebimento de notas fiscais exige uma rotina elaborada de conferência.
Cada empresa possui procedimentos próprios que fazem parte de uma organização por vezes complexa, mas que otimizam soluções quando erros acontecem no percurso do recebimento.
Para saber qual é a melhor solução quando os erros acontecem, nada melhor do que conhecer as falhas para saber como evitá-las. Então, vamos lá?
Erros no recebimento de notas fiscais mais comuns
Erros podem acontecer em qualquer setor e em diversas situações. Uma boa saída é estar preparado para lidar com essas ocasiões, não é mesmo?
Alguns do erros mais frequentes que acontecem são:
Falta de controle das notas emitidas contra o CNPJ
Apesar de não ser a melhor forma de administração, não é incomum que empresas tenham pouco ou nenhum controle sobre as notas emitidas contra seus CNPJs.
Leia: Os 5 maiores erros na administração de notas fiscais
Portanto, se você quer evitar erros e que notas frias sejam geradas, mantenha um controle constante sobre as notas.
Acompanhando a emissão, processo de recebimento e realizando consultas às notas quando necessário, você evita cair em autuações e receber multas.
Auditoria Fiscal
Todos os processos que permeiam a emissão e o recebimento de notas fiscais, exigem atenção e devem ser conferidos.
Uma vez recebidos ou emitidos os documentos eletrônicos, a auditoria deve realizar a conferência a fim de certificar que está tudo ok.
Outra forma de evitar multas e manter seu setor fiscal em dia, é fazer a escrituração da nota fiscal da empresa. Essa ação informa ao Fisco as movimentações que ocorrem com as mercadorias, de forma que possam ser corretamente categorizadas e passem por uma tributação coerente.
Trabalho manual e tempo
Outro ponto ainda muito comum na administração de empresas é realizar a gestão fiscal manualmente. Esta é uma das portas de entrada para os erros no recebimento de notas fiscais.
Aqui, os erros ocorrem pois é necessário realizar a conferência de muitas informações detalhadas e, de forma manual, fica mais difícil perceber inconsistências.
Também é gerada uma sobrecarga para o setor que detém essa responsabilidade. Uma vez que se investe mais tempo para a verificação de notas, o que muitas vezes causa retrabalhos com tarefas que já poderiam ter sido concluídas.
Falta de verificação nas notas fiscais
Não realizar a verificação das notas fiscais junto à Sefaz é outro erro comum entre as empresas. É preciso que a verificação da situação da nota seja feita a cada mercadoria recebida.
Essa ação é extremamente importante, já que as notas recebidas podem não ser válidas ou podem ter sido canceladas pelo fornecedor.
Outra questão que reforça a importância da verificação é: só é possível perceber algum erro após o recebimento da mercadoria, quando a organização declarar o SPED Fiscal.
Para não correr o risco de ser autuada pelo fisco e ter que correr atrás do prejuízo, mantenha constante verificação na Sefaz.
Afinal, como evitar erros no recebimento de notas fiscais?
Bom, em primeiro lugar, mantenha a organização e evite a prática dos erros citados no tópico anterior.
Outra opção é utilizar soluções tecnológicas que auxiliem na emissão, recebimento e verificação de notas, como é o caso da API do Focus NFe.
Dessa forma, as chances de erros são reduzidas e você terá o tempo do seu time otimizado.
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