Nota fiscal falsa (nota fria): o que é, como identificar e se prevenir?

É preciso ficar atento. Notas fiscais frias podem gerar diversos problemas para uma empresa perante o fisco, ainda que o documento fiscal não tenha sido emitido pela própria organização.

Uma nota fria é caracterizada, por exemplo, pela documentação de uma venda que, na verdade, não aconteceu.

Apesar de ser um problema, ainda não há um resguardo legal a empresas que são vítimas de fraude com notas frias. Por isso, todo cuidado é pouco para não se enroscar com os órgãos fiscalizadores. Já existem tecnologias que ajudam a vislumbrar notas fiscais falsas, ou frias, e no artigo de hoje, auxiliamos você a entender o que é, como identificar e denunciar uma nota fiscal fria. Confira!

O que são notas fiscais frias?

Nota Fiscal Fria é um documento falso que tem como objetivo fraudar operações e sonegar impostos junto a Receita Federal. Logo, ela não representa uma transação comercial real e pode ser utilizada para diversos fins ilícitos como lavagem de dinheiro, diminuição do lucro tributável, obtenção de vantagens indevidas como financiamentos ou empréstimos, entre outras transações ilegais.

A Nota Fria também pode ser chamada de:

  • Nota fictícia;
  • Nota fantasma;
  • Nota inidônea;
  • Nota irregular;
  • Nota sonegada.

Por isso, é importante estar atento aos riscos envolvidos na emissão ou utilização de notas fiscais frias, uma vez que as consequências podem ser graves.

Nota fria é crime?

Sim. Conforme informações da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda estaduais, emitir notas frias é crime contra a ordem tributária. A pena pode ser entre 2 a 4 anos de prisão, mas ela pode se agravar, a depender do propósito de sua emissão.

Empresas que emitem notas frias infringem o artigo 172 do Código Penal, conforme segue o texto a seguir:

“Emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado”

Além de crime civil, deixar de pagar tributos ou pagar menos tributos ocorre em sonegação fiscal, que é um crime contra a ordem tributária previsto nos arts. 1º e 2º, da Lei 8.137/90 e 337-A, do Código Penal.

Por que as empresas geram notas fiscais falsas?

No geral, as principais intenções ao emitir uma nota fiscal falsa são:

  • justificar despesas inexistentes;
  • sonegar tributos; ou
  • lavar dinheiro.

Essa prática é uma tentativa de enganar o fisco e pode ser cometida por empresas que desejam burlar o pagamento de impostos, ou registrar vendas que não aconteceram.

Como as empresas geram notas fiscais falsas?

Empresas que desejam emitir notas fiscais falsas podem fazer essa prática por meio dos seguintes meios:

  • Nota falsa de operações não realizadas: é a emissão contra um CNPJ qualquer para registrar venda de produtos ou prestação de um serviço que não aconteceu;

  • Nota falsa de operações realizadas: nesse caso se trata da emissão de documentos com informações conflitantes em relação a uma operação que foi verdadeiramente realizada;

  • Nota falsa com informações e operações erradas: esse tipo de emissão abrange operações que foram totalmente adulteradas. Ou seja, a nota foi emitida com dados falsos e gerada até mesmo através de um sistema não oficial.

Dessa forma, é imprescindível que as empresas saibam como identificar a autenticidade das notas e quais notas foram lançadas contra seu CNPJ. Visto que qualquer instituição pode ser vítima de fraudes e golpes.

Como provar que uma nota fiscal é falsa?

A primeira dica para verificar a autenticidade de um documento fiscal é consultar a NFe. Para isso, faça uma consulta aos dados cadastrais da empresa, como:

  • CNPJ;
  • Situação cadastral (ativa, inativa, etc.);
  • Data de abertura;
  • Nome empresarial e fantasia;
  • Atividades econômicas (CNAE);
  • Natureza jurídica;
  • Endereço;
  • Contato;
  • entre outros.

Porém, para uma prevenção mais eficaz, é importante consultar com regularidade quais as notas emitidas contra o seu CNPJ diretamente no Portal da Nota Fiscal eletrônica ou pela SEFAZ do seu estado.

Assim, quando realizar uma consulta e encontrar dados incoerentes e operações desconhecidas, é possível sinalizar para a Receita Federal.

Inclusive, é ideal que em situações de fraude seja feito o boletim de ocorrência. Isso torna mais fácil comprovar que a empresa que sofreu a fraude não é conivente com a falsificação.

Recebi uma nota fiscal falsa, o que fazer?

Ao identificar uma nota fiscal falsa, o primeiro passo é comunicar à Receita Federal. Esse procedimento pode ser efetuado através do Portal de Nota Fiscal eletrônica, utilizando a Manifestação do Destinatário (MDe). Com ela você pode manter-se em comunicação com o Fisco, de maneira que qualquer documento emitido e não reconhecido pela sua empresa seja notificado.

Neste processo, você informará que não reconhece a nota fiscal emitida, caracterizando-a como falsa. Com a confirmação da Receita Federal, a nota poderá ser cancelada devidamente, garantindo que sua empresa não sofra penalidades.

Como denunciar a nota fiscal fria?

Você pode registrar uma denúncia de algumas formas:

  • Portal da Nota Fiscal Eletrônica: acesse o site da SEFAZ do seu estado e utilize o sistema de “Manifestação do Destinatário” para declarar que você não reconhece a operação. Se possível, anexe documentos que comprovem a não realização da compra;
  • Central de Denúncias: em alguns estados, há um sistema online específico para denúncias de notas fiscais frias. Acesse o site da SEFAZ do seu estado e busque essa opção;
  • Site da Receita Federal: acesse o portal e-CAC no site da Receita Federal e preencha o formulário de denúncia;
  • Delegacia de Polícia: registre um boletim de ocorrência junto à polícia.

Qualquer documento fiscal falso pode trazer problemas e as consequências devem ser ressaltadas.

Qual é a pena para falsificação de nota fiscal?

  • Punições para emissores: a primeira é que para os emissores, as punições podem ser mais rigorosas, já que emitir documentação adulterada implica vários crimes segundo o Código Penal. Assim, conforme a qualificação dos crimes, todas as pessoas envolvidas no crime podem pegar de 2 a 6 anos de prisão;

  • Multas: a multa varia de acordo com o valor da nota fiscal e pode chegar a 100% do valor da operação;

  • Rebaixamento do CNPJ: a empresa pode ter seu CNPJ rebaixado pela Receita Federal. Isso significa que pode ser fechada por tempo indeterminado. Importante: Uma empresa que recebe uma nota falsa também pode ser punida. Isso acontece quando a empresa não consegue comprovar que não está envolvida no esquema, resultando em penalidades graves.

Como se proteger de golpes e fraudes com notas fiscais falsas?

É necessário ter processos internos organizados, além do uso de ferramentas oficiais de consulta disponibilizadas por órgãos governamentais. No portal da Sefaz de cada estado, é possível verificar se um documento realmente foi autorizado, pela inserção da Chave de Acesso que consta no Danfe.

Além da consulta, manter uma gestão fiscal integrada e transparente auxilia que irregularidades sejam fiscalizadas rapidamente, pois as movimentações financeiras são acompanhadas de perto. Outro fator que auxilia na proteção contra adulterações é a centralização de documentos e o armazenamento digital em plataformas seguras.

Investir em segurança da informação é outra medida imprescindível para evitar problemas com notas fiscais falsas. Medidas como o uso de certificados digitais, sistemas com autenticação em múltiplas etapas e monitoramento constante de acessos dificultam tentativas de fraude.

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