Nota Fiscal de Entrada: o que é, como funciona e como emitir!

Ludmila Ferreira

A Nota Fiscal de Entrada (NFe de entrada), assim como outros documentos, é de extrema importância diante das obrigações fiscais. No entanto, apesar de sua emissão ser um processo consideravelmente simples, possui alguns riscos que podem tornar-se um problema para as empresas. Isso porque os procedimentos de averiguação dos impostos incidentes sobre as operações comerciais são realizados a partir da emissão deste documento. Confira o artigo de hoje e entenda mais sobre esse documento, como ele funciona e como emiti-lo.

Conteúdo

O que é nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um documento essencial no registro da entrada de mercadorias ou serviços em uma empresa. Emitida pelo fornecedor ou prestador de serviço, ela formaliza a origem, quantidade e valor dos itens adquiridos. 

Importante para assegurar os direitos e deveres das partes envolvidas, esta NFe auxilia no controle fiscal e contábil da operação. É utilizada em casos de compra, devolução, retorno ou transferência entre filiais, além de ser obrigatória para todas as transações comerciais com empresas nacionais, mesmo quando não emitida pela empresa vendedora. 

Por reunir informações como valores pagos, impostos deduzidos e descrição dos serviços, garante a regularização adequada das transações.

Qual a diferença entre nota fiscal de entrada e de saída

Uma dúvida frequente em relação à NFe de entrada, é sobre qual é a sua diferença em relação à Nota Fiscal de saída. Assim, para entender melhor, vamos compará-las na tabela abaixo, confira:

Tipo de Nota FiscalNFe de EntradaNFe de Saída
FluxoGerada a partir da compra ou recebimento de um novo produto ou serviço de outra empresa.Emitida na saída de produtos ou serviços vendidos a um consumidor final.
Responsável pela emissãoGeralmente é emitida pelo fornecedor, mas em alguns casos pode ser emitida pelo comprador. Sempre é emitida pela empresa que está realizando a venda dentro da transação comercial. 
ObjetivoServe para registrar a entrada da mercadoria no estoque, comprovar a origem dos produtos e o valor pago por eles.Este documento é um comprovante da saída da mercadoria do estoque, do destino dos produtos e de qual valor será recebido por eles.

Logo, a principal diferença entre as duas notas fiscais está no fluxo das mercadorias ou serviços, assim como na responsabilidade pela emissão. 

Para que serve a nota fiscal de entrada?

Esse tipo de NF é essencial para o registro de todas as aquisições feitas por uma empresa. 

Além disso, desempenha um papel relevante na gestão, uma vez que proporciona um controle financeiro mais preciso, um melhor controle de estoque e facilita o planejamento da produção, dentre outros aspectos importantes.

Quem pode emitir uma NF de entrada?

A emissão da NF de entrada pode ser feita tanto pelo fornecedor como pelo comprador. Mas geralmente é emitida pelo fornecedor.

Por exemplo, ao adquirir matéria-prima para uma fábrica de móveis, é frequente que o fornecedor entregue os materiais acompanhados de uma nota fiscal de entrada. Esse documento inclui detalhes precisos sobre os itens, como descrição, quantidade, valor e informações das empresas participantes da transação.

No entanto, há casos em que o fornecedor pode estar isento da emissão da nota fiscal de entrada, como quando se trata de uma pessoa física ou uma empresa que não recolhe ICMS. Nessas situações, cabe à empresa que compra a emissão após receber os produtos ou serviços.

Quando posso emitir uma nota fiscal de entrada?

Para as empresas, é possível emitir a nota fiscal de entrada em diversas situações, como:

Devolução de mercadorias

Em situações onde o comprador devolve a mercadoria, a sua empresa precisa emitir a nota fiscal para registrar que o produto retornou ao estoque. 

Vale lembrar que nesses casos será necessário cancelar a nota fiscal de saída para anular a venda. 

Compra de produtos importados

Mesmo que mercadorias estrangeiras venham acompanhadas de uma nota fiscal, a empresa que o recebe deve emitir uma NF de entrada. Isso porque o documento fiscal estrangeiro não tem validade jurídica no Brasil. 

Retorno sobre industrialização

O retorno sobre a industrialização acontece quando matérias-primas e insumos são entregues a uma empresa para serem modificados antes de voltarem para a fábrica. 

Nesse cenário, quando o processo é feito por um profissional autônomo, a empresa deve emitir nota de entrada para receber os itens processados. 

Retorno de simples remessa

Esse procedimento acontece quando a mercadoria sai do estoque para ser utilizada em outra finalidade que não seja a venda. Como em casos de reparos ou demonstrações.

Logo, assim que a mercadoria volta para o estoque, é preciso emitir a nota de entrada.

Como emitir uma nota fiscal de entrada?

A emissão de nota fiscal de entrada é simples, com o preenchimento de poucos campos, ainda mais quando o documento for emitido pelo fornecedor. 

As informações necessárias para o processo incluem:

  • Natureza da operação: a razão para a emissão da nota;
  • Detalhes do produto: descrição da mercadoria, quantidade e valor;
  • Dados do fornecedor: nome da empresa, CNPJ e outras informações;
  • CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestação): para identificar a natureza da circulação da mercadoria;
  • CST (Código da Situação Tributária): para definir qual é a tributação dos produtos. 

Essa nota pode ser gerada de duas maneiras: por emissão direta ou por importação. Vejamos os detalhes para cada uma dessas opções na sequência.

Nota Fiscal de entrada por Emissão Direta 

Utilizada quando a empresa que vendeu a mercadoria para sua empresa é a responsável pela emissão da nota. De forma que você deve importar o arquivo XML e registrar a entrada tanto no controle tributário como no estoque. 

Nota Fiscal de entrada por Importação

Esta nota é usada quando a empresa que comprou o produto ou serviço emite a nota fiscal que comprova a entrada ou retorno da mercadoria para sua empresa. Nessa situação, o procedimento é o mesmo utilizado para emitir uma nota fiscal de saída.

O que fazer com a nota fiscal de entrada?

Como a função dessa NF é comprovar a entrada de mercadorias no estoque das empresas, o seu armazenamento correto é essencial. Veja o que você deve fazer com ela:

  • Armazenamento: Mantenha a nota fiscal de entrada em um local seguro e organizado, juntamente com outros documentos fiscais da empresa; 
  • Controle de estoque: Utilize-a como registro da entrada dos produtos no controle de estoque. Isso auxiliará na manutenção de um registro atualizado;
  • Contabilidade: Use-a para registrar os gastos da empresa e calcular impostos. Entregue a nota fiscal ao seu contador para que ele possa lançá-la adequadamente na contabilidade.

Qual é a importância de baixar a NF de entrada?

Baixar a nota fiscal de entrada ou importar o XML, é importante para a organização e segurança fiscal da sua empresa. Afinal, mais do que um documento eletrônico, a NF de entrada garante benefícios como:

Evita notas frias lançadas contra seu CNPJ

Em casos onde há emissões fiscais realizadas contra o seu CNPJ sem o seu conhecimento, é indicado realizar a manifestação do destinatário. Com esse documento, a empresa pode informar à Receita Federal se realmente participou da transação comercial ou não. 

Mas para realizar esse processo, é necessário ter a Nota Fiscal de entrada emitida em mãos.

Melhor gestão 

Realizar o download deste documento garante um melhor gerenciamento sobre as movimentações do estoque, facilita a apresentação das informações quando solicitadas pelo Fisco, além de ser um backup de informações importantes da empresa.

Lembrando que é imprescindível manter as notas fiscais, sejam de entrada ou de saída, sob guarda no formato XML pelo prazo mínimo de 5 anos. 

Como baixar a nota fiscal de entrada?

Siga os seguintes passos para baixar a nota fiscal de entrada:

  1. Acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal eletrônica;
  2. Dentre os serviços disponíveis, existem quatro opções: Consultar NFe, Consultar Disponibilidade, Manifestação do Destinatário e Consultar Inutilização. Escolha a primeira opção para obter todos os detalhes da nota, como emitente, destinatário, produtos, serviços e valores;
  3. Insira a chave de acesso, composta por 44 números localizados no canto superior direito da nota. Em seguida, preencha valide o captcha e prossiga clicando em “Continuar”;
  4. Localizada a nota fiscal, você poderá baixá-la. Basta encontrar o botão de Download do documento e clicar nele;
  5. Na etapa seguinte, selecione o Certificado Digital da empresa, que deve ter sido previamente instalado na máquina que você está utilizando;
  6. Após confirmação, o download iniciará automaticamente.

Caso você se torne cliente da Focus NFe, é possível baixar suas notas fiscais de maneira simples e automatizada, por meio da nossa API REST. 

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Somos um ecossistema de soluções para a emissão e gestão de documentos fiscais. Nossos recursos permitem que empresas dos mais diversos portes e segmentos ganhem mais tempo para focar no que importa.

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Perguntas frequentes sobre nota fiscal de entrada

Como fazer lançamento de notas fiscais de entrada?

Existem dois modos de lançamento: manual e automatizado. Ambos são feitos por meio da utilização de sistema ERP.

Posso emitir nota fiscal de entrada retroativa?

Sim, entretanto essa autorização está sujeita às políticas de cada prefeitura e também das SEFAZ estaduais.

Por isso, o indicado é verificar junto aos órgãos fiscalizadores da sua região a disponibilidade dessa opção.

Quanto custa emitir uma nota fiscal de entrada?

Não há custos na emissão da nota de entrada, nem para o fornecedor nem para a empresa.

Todos os serviços prestados podem ter nota fiscal de entrada?

Depende. Pois como já mencionado, quando o fornecedor é uma pessoa física ou jurídica isenta de contribuição do ICMS a emissão este não é responsável pela emissão. 

Em todos os demais cenários, a nota de entrada é gerada com base no documento fiscal que acompanha a mercadoria ou é emitida pela própria empresa recebedora. Isso significa que a emissão é necessária para registrar a movimentação dos itens no estoque, assim como para os serviços essenciais à atividade comercial.

Em quais casos a empresa deve emitir esse tipo de nota?

Deve ser emitida em toda movimentação de mercadorias como: devoluções, compra de produtos importados, retorno sobre industrialização e retorno de simples remessa.

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Ludmila Ferreira

Assistente comercial e marketing na Focus NFe. Apaixonada por vôlei, música e livros.

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