Você sabe quais são os erros que podem obrigar a empresa a cancelar nota fiscal? No dia a dia das rotinas financeiras de uma companhia, os profissionais de vendas devem lidar com uma série de obrigações — e com um mal planejamento o preenchimento de tais documentos fiscais pode acabar sendo executado de forma incorreta.
Para prevenir esse tipo de falha, a companhia deve ter processos bem estruturados e os profissionais precisam estar preparados para evitar qualquer tipo de erro. Ainda que alguns passem pela fiscalização da Receita Federal, o cliente pode notar tais falhas e pedir ao vendedor para cancelar a nota fiscal.
Isso gera prejuízos para o negócio e aumenta o tempo necessário para consolidar a venda. Portanto, previna-se vendo os 3 principais erros abaixo!
1. Informações de impostos erradas
O cálculo de informações incorretas de impostos é uma falha grave. A empresa que vende o produto pode ser obrigada a pagar multas e, nos casos de vendas corporativas, é muito provável que o erro cause problemas na concretização de vendas e gere novos processos após a entrega do produto.
Adotando um bom software de vendas e emissão de notas fiscais, a companhia pode garantir que o cálculo dos impostos seja feito da melhor forma possível e, assim, não precisa cancelar a nota fiscal de uma venda.
A aplicação consegue, a partir do tipo de produto, a UF em que será entregue e os meios de envio, definir quais são as alíquotas que o negócio deverá coletar. Assim, não há a necessidade de refazer um cálculo ou pagar uma multa por não destacar o tributo correto em uma venda.
2. Descrições de produtos ou serviços adquiridos incorretas
Falhas na descrição de produtos (como o nome ou o preço) também são um erro que leva a consequências que atingem várias áreas do negócio. O setor de estoque, por exemplo, pode ter problemas para encontrar a mercadoria no local correto e fazer o registro da sua saída, atrasando a entrega. Já o consumidor corre o risco de receber o item errado (ou em uma quantidade diferente da esperada), gerando prejuízos diretos e indiretos para a empresa.
Em todos os casos, essa situação obriga a empresa a cancelar a nota fiscal e emitir uma nova, com os dados corretos. Para que isso não ocorra, uma boa dica é automatizar todas as rotinas de vendas. A emissão da nota fiscal deve ser feita com um sistema integrado, capaz de buscar os dados atualizados de todas as mercadorias solicitadas. Assim, toda a cadeia operacional envolvida no processo de venda e entrega de um item funcionará da melhor forma possível.
3. Dados errados sobre o cliente
O registro de informações erradas do consumidor muitas vezes ocorre em função de erros no banco de dados do negócio. E quando o consumidor nota, após a entrega do produto, que o seu nome, o seu endereço ou demais dados foram adicionados incorretamente na nota fiscal, sempre solicitará uma nova, uma vez que esse tipo de falha pode ocasionar problemas no futuro, como perda de garantia.
Uma das formas de evitar esse tipo de situação é com a introdução de um bom sistema de gestão de dados de consumidores, também conhecido como CRM. Ele torna o cadastro das informações de clientes e parceiros comerciais mais preciso, atualizado e centralizado. Além disso, é integrado à aplicação de emissão de notas fiscais da companhia, de forma que a troca de informações entre as áreas da empresa é feita automaticamente, evitando erros.
Todo profissional da área de vendas deve evitar situações que o obriguem a cancelar nota fiscal de uma venda. Esse processo não só amplia os custos administrativos do empreendimento como também o tempo necessário para concretizar uma venda. Além disso, as falhas prejudicam a imagem da empresa com os seus consumidores e a sua competitividade a médio e longo prazo.
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