Você já deve ter ouvido falar sobre o Manifesto do Destinatário (MDe) também conhecido como NFe recebida ou então como NFe inbound. Neste artigo não vamos nos aprofundar nos conceitos do MDe nem em seu funcionamento do ponto de vista técnico. Vamos falar um pouco sobre como vemos nossos clientes utilizando esta tecnologia na prática, no dia a dia, e como funcionalidades extremamente úteis tem surgido nos sistemas de nossos clientes.
O que é o MDe
Como disse acima, a ideia deste artigo não é explicar em detalhes o MDe. Iremos apenas dar uma explicação geral para quem ainda não está familiarizado com ele.
O Manifesto do Destinatário Eletrônico (MDe) é um sistema criado pela Receita Federal para que os destinatários de Notas Fiscais Eletrônicas possam receber as notas emitidas para eles e também se manifestar sobre elas (daí o nome do documento). De maneira extremamente simplificada, a dinâmica é a seguinte:
- Fornecedor emite uma nota fiscal para uma empresa.
- A empresa recebe o “cabeçalho” da nota, com apenas algumas informações básicas.
- A empresa indica para a Receita que está ciente desta nota, em outras palavras ela “diz” para a receita que agora ela sabe que a nota existe
- A Receita, então, manda para a empresa a nota completa, com todos os itens e outros detalhes que compõem uma nota fiscal.
- A empresa recebe estes dados e se manifesta com relação à nota fiscal, podendo indicar que a operação ocorreu adequadamente, que ela Não conhece a operação, etc.
- Se o fornecedor cancelar a nota, a empresa é notificada.
A ideia da Receita ao criar este mecanismo era o de cercar as operações fiscais evitando fraudes muito comuns, como a emissão de notas frias, sem o conhecimento da empresa destinatária, ou então o cancelamento indevido de notas fiscais. Porém, este mecanismo abriu um mundo de possibilidades para que os sistemas de gestão (ERPs) pudessem adicionar funcionalidades extremamente úteis para seus usuários. É sobre isso que vamos falar.
O controle de estoque em outro patamar
Seja uma empresa varejista ou uma construtora, empresas que possuem qualquer tipo de estoque podem levar seu controle a outro nível. A entrada de produtos em estoque pode ser totalmente automatizada. As notas fiscais emitidas pelos fornecedores contém todas as informações necessárias para dar entrada dos produtos em estoque. Código, Descrição, EAN (código de barras), NCM, etc. Isso pode economizar horas de digitação de informações no sistema. Antes, ao chegarem produtos, era necessário pegar nota por nota e digitar as informações manualmente, com todos os problemas que podem ocorrer neste processo: erros de digitação, esquecimento de entrar algum produto, entrada duplicada de produto, erro nos valores ou quantidades, e por aí vai.
Agora com esta automatização basta criar telas de confirmação para dar segurança aos usuários e os produtos entram em estoque num click.
Evite receber produtos não comprados
Uma prática muito comum no varejo de vestuário, mas que pode ser observada em várias outras situações, é o envio de produtos não comprados. Às vezes ocorre a troca de produtos que foram comprados por outros de mesmo valor, por falta de estoque daquele primeiro produto, por exemplo. Outras vezes alguns produtos que não foram encomendados são incluídos no pedido por pura má fé do fornecedor ou algum funcionário atrás daquele bônus ou comissão extra. Isso ocorre mais do que imaginamos.
A NFe possui campos específicos para indicação do número do pedido de compra. Sua empresa pode exigir que o fornecedor inclua este número na nota fiscal e seu sistema pode confrontar o que foi pedido com o que foi efetivamente faturado. Desta forma evitam-se fraudes com envio de produtos não pedidos e também pode-se ter certeza de que tudo o que foi pedido está efetivamente faturado.
Contas a pagar sem esquecimentos
A NFe possui em suas informações as datas e valores das duplicatas. Desta forma é possível, somente com a leitura da nota fiscal, programar os pagamentos ao fornecedor nas contas a pagar. Da mesma forma que ocorre com o controle de estoque há o ganho de agilidade, porém há também o ganho na redução de possíveis erros de digitação, duplicação ou esquecimento de cadastrar contas a pagar.
Segurança Fiscal
Há uma confusão muito grande entre o espelho da nota fiscal (DANFe) e a nota fiscal em si (XML). Em resumo, a Nota Fiscal com valor perante o Fisco é o XML. A versão impressa da nota é apenas uma representação gráfica da nota que pode não conter todos os dados, especialmente os de impostos. Ela pode também conter dados incorretos, que não condizem com o que está na nota fiscal de fato.
Por isso que uma leitura automatizada do XML da nota é importante. E nada mais seguro do que o XML vindo da própria receita, pois desta forma não corremos o risco de obter um XML alterado.
Com acesso ao XML original da Receita, que contém todos os impostos, podemos rodar análises e verificar se o nosso fornecedor destacou tudo corretamente. Lembrando que impostos destacados de maneira incorreta podem colocar a empresa receptora da nota fiscal em risco.
Oportunidade fiscal
Na outra ponta do item anterior, a leitura automatizada dos impostos das notas fiscais recebidas pode gerar oportunidades. Especialmente no que diz respeito ao uso de créditos de ICMS. Sua empresa pode pagar menos impostos se utilizar corretamente os créditos de ICMS, e ter acesso ao XML original de forma automatizada é a melhor maneira de realizar estes cruzamentos e análises.
Contabilidade sem enrosco
Na MDe não é apenas o emitente e o destinatário que possuem acesso às NFes, outros interessados podem ter acesso também. Um deles é o contador. Se o ERP inclui o CNPJ do contador em todas as notas emitidas, este poderá receber as notas automaticamente, facilitando, e muito, os fechamentos mensais.
Sabe de mais algum uso interessante para a MDe? Comente abaixo e nos conte mais!
