A implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que visa à digitalização dos documentos fiscais, exige que as empresas se ajustem às novas obrigatoriedades. Nesse cenário, é imprescindível pensar na automatização de notas fiscais eletrônicas (NF-e), que pode ser realizado por meio de uma API específica.
O objetivo dessa prática é se adequar às exigências do Fisco, além de garantir mais satisfação aos clientes. A consequência é o aprimoramento e a agilidade dos processos internos, a segurança no armazenamento dos dados e a precisão nas atividades executadas.
Talvez você já saiba tudo isso, mas o que provavelmente nunca pensou é que a automação também é uma maneira de agregar valor. É o que vamos mostrar, neste artigo!
A importância de automatizar o recebimento de notas fiscais
Todas as empresas precisam fazer uma boa gestão fiscal para se manter competitivas. É necessário fazer um bom planejamento fiscal e tributário, que garantirá a redução de custos dos impostos, além de melhorias nos âmbitos operacional e estratégico.
Nesse cenário, o recebimento de notas fiscais é uma atividade que pode ser amplamente automatizada. Aliás, esse é um dos procedimentos que mais consomem energia e tempo da equipe, situação que é completamente modificada com um gerenciamento adequado desses arquivos.
A consequência é a manutenção do compliance, que requer, por exemplo, o armazenamento do documento por, pelo menos, cinco anos. Nesse caso, o XML, que representa a verdadeira NF-e, fica hospedado na própria solução online, medida que gera economia.
Porém, é fundamental citar a agilização do processo. Essa questão pode ser exemplificada de maneira bastante simples. Imagine que o fornecedor deixe de encaminhar o XML e envie o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (Danfe).
Nesse caso, um colaborador precisa acessar o site da NF-e, digitar a chave de acesso e a imagem CAPTCHA, especificar o certificado digital e, então, baixar o arquivo a ser armazenado. Com uma solução apropriada, há o download automático dos documentos vinculados ao CNPJ da empresa.
Além disso, há mais facilidade nos cálculos fiscais, o estoque é gerenciado de maneira mais apropriada e ainda existem outras vantagens derivadas dessa atividade.
Os benefícios dessa prática
Os principais pontos positivos oriundos da automação de notas fiscais são os que descrevemos abaixo.
Economia no armazenamento
A solução da NF-e guarda automaticamente os XMLs completos e disponibiliza as informações para que sua equipe acesse quando necessário. Essa facilidade também reduz drasticamente os custos com armários, gaveteiros, pastas e espaços físicos de armazenagem.
Da mesma forma, você evita deixar os documentos salvos no computador, o que pode ocasionar perdas e exige um grande espaço de armazenamento. Em longo prazo, se você optar por esse modelo antiquado, será preciso desembolsar com HD e memória, por exemplo.
Praticidade
O acesso online permite que os arquivos armazenados sejam acessados a qualquer momento. A busca é rápida e a organização simplificada porque todos os documentos estão dispostos em apenas um local. A consequência está em melhorias na gestão e nas rotinas empresariais.
Garantia do compliance
A ideia é adotar as melhores práticas do mercado para assegurar que os processos fiscais sejam cumpridos conforme determina a legislação. O Fisco exige a adoção de um certificado digital para assinar os arquivos e garantir que estejam juridicamente validados.
Essa prática aumenta a segurança, evita o acesso de pessoas não autorizadas e melhora o controle fiscal interno e o executado pela própria Receita Federal.
Emissão de NF-e
Uma API específica para essa finalidade consegue efetivar a integração com o sistema da Receita Federal ou da Prefeitura — se for uma Nota Fiscal de serviços — e simplifica o processo para emitir a NF-e de acordo com as práticas previstas pela legislação fiscal. Por isso, é importante implementar essa interface para simplificar o acesso aos clientes.
As vantagens da API de manifestação de destinatário
API é a sigla de Application Programming Interface, isto é, é uma interface entre aplicações. Uma delas pode ser a emissão de NF-e e a automação do recebimento desses arquivos.
Por sua vez, a manifestação de destinatário consiste em eventos e comunicações realizados entre a empresa e o Fisco. Essa é a melhor maneira de notificar a organização de que existe uma NF-e emitida. Ao unir esses dois conceitos, é possível obter várias vantagens, além da notificação de recebimento de Nota Fiscal, como veremos mais para frente.
Uma API de manifestação de destinatário é o Focus NF-e. O funcionamento é bastante simples. A empresa emite a nota para o seu CNPJ. O sistema recebe as informações do documento pela Receita, entre eles, chave de acesso, emitente e valor total.
Com chamadas ou WebHooks, são enviadas as informações da nota e a ferramenta usada pela sua companhia indica à API que reconhece a existência da NF-e. A partir disso, o sistema da interface busca e armazena o XML completo e permite o acesso às informações, que pode ser realizado pelo formato JSON, mais simples.
7 dicas de implementação para a automatização de notas fiscais
A garantia de acesso a uma boa solução de automação requer a adoção de algumas práticas. Confira.
1. Adote alertas para toda NF-e recebida
Esse recurso é essencial para garantir o compliance. Ao saber quais notas foram emitidas em seu CNPJ, você consegue verificá-las, aceitá-las, decliná-las e gerenciá-las. É possível agregar mais funcionalidades, como as notas derivadas de CNPJs que estão fora do cadastro da empresa.
2. Tenha conhecimento das notas
A compreensão de quais NF-es foram emitidas em seu CNPJ possibilita conhecer as que são adequadas ou oferecer desconhecimento às que deixarem de corresponder à realidade. Sua empresa pode atuar proativamente e gerenciar os arquivos para evitar prejuízos.
3. Realize o cadastro automático de produtos, fornecedores e transportadoras
Uma API apropriada fará essa atividade automaticamente, o que evita a perda de tempo por parte da equipe. Ao mesmo tempo, há mais precisão no processo, já que entradas manuais estão mais sujeitas a falhas.
4. Faça a entrada em estoque automaticamente
Esse é um complemento ao cadastro automático, mas a ideia é garantir o ingresso dos itens de cada NF-e recebida. Para a equipe, cabe apenas confirmar o recebimento e digitar detalhes referentes à entrada.
5. Aposte na automação das contas a pagar e a receber
Os valores a serem quitados e recebidos são gerenciados automaticamente a partir das informações das duplicadas da Nota Fiscal. O resultado é mais que o controle fiscal, já que também é feito o gerenciamento financeiro. Desse modo, a empresa está resguardada em duas frentes.
6. Verifique se os impostos foram lançados corretamente
Um cuidado que as empresas precisam ter é com o pagamento de tributos, que costumam impactar significativamente a questão financeira. Por isso, é indicado que a solução ofereça a identificação de arquivos com retenção de impostos, elevando a segurança fiscal.
7. Informe o usuário do sistema em caso de cancelamento da nota
Uma boa API de manifestação de destinatário deve fornecer a notificação de cancelamentos e emissões de cartas de correção. Para aumentar a segurança, é preciso informar o nome de usuário, o que evita o ingresso de pessoas não autorizadas.
Em resumo, a automatização de notas fiscais é uma atividade essencial para o seu negócio. Ela aumenta a produtividade, permite que a equipe foque atividades estratégicas e traz eficiência aos processos executados.
E você, já está convencido de usar uma API de manifestação do destinatário em sua empresa? Entre em contato conosco e entenda melhor como nossa solução pode agregar valor ao seu negócio!
