O que é CTe?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento fiscal digital utilizado para registrar e formalizar a prestação de serviços de transporte de cargas no Brasil. Ele é obrigatório para o transporte entre cidades ou estados, garantindo a regularidade e a conformidade das operações logísticas.
Criado em 2007, o CTe é totalmente eletrônico, sendo emitido, armazenado e validado digitalmente. Sua autenticidade é assegurada por meio da assinatura digital do emitente e confirmada pela Receita Federal que confere validade jurídica ao documento.
Válido em todo o território nacional, abrange diversos modais de transporte, incluindo o rodoviário, ferroviário, aquaviário, dutoviário e aéreo. Assim, facilita a gestão fiscal e operacional das empresas de transporte, contribuindo para a eficiência e a segurança das operações logísticas.
O que é o CTe 4.0?
É a versão atualizada do Conhecimento de Transporte Eletrônico, estabelecida pelo Ato Cotepe ICMS nº 123/2022 e pelo Manual de Orientações do Contribuinte (MOC). Embora não traga mudanças substanciais em relação à versão anterior, o CTe 4.0 introduz melhorias que tornam o processo de emissão mais ágil e eficiente, com destaque para as seguintes novidades:
- Possibilidade de emitir CTe de substituição sem precisar emitir o CTe de anulação;
- Eliminação do serviço de inutilização de número do CTe não enviado para a SEFAZ;
- As CTes de substituição podem ser emitidas apenas com o evento de prestação de serviço em desacordo. Além disso, tomadores de serviço pessoa física também podem emitir este evento;
- Em casos de irregularidade empresarial, o CTe será rejeitado, mas o status específico de “rejeitado” será descontinuado nesta nova versão.
O que é o CTe OS?
O CTe OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços) é um documento fiscal eletrônico criado para legalizar e documentar operações de transporte que não envolvem mercadorias. Ele abrange serviços como o transporte de passageiros, reboque de veículos, mudanças e outras atividades que não estavam contempladas pelo CTe tradicional, voltado apenas para o transporte de cargas.
Instituído pelo Ajuste SINIEF 21/10 e pelo Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) versão 6.0, passou a ser obrigatório em outubro de 2017 para empresas que já emitiam o CTe tradicional e em abril de 2018 para as demais organizações.
O intuito do CTe OS é modernizar e simplificar a emissão de documentos fiscais eletrônicos, substituindo o antigo Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), que era emitido em papel e gerava mais custos e burocracias para empresas e transportadoras.
Vale dizer que o CTe OS permite a integração de informações fiscais com outros sistemas, como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Para que serve o CTe?
A função do CTe é documentar para fins fiscais a prestação de serviços de transporte de cargas em qualquer modal, seja rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário. Contribuindo com a simplificação e agilidade de processos logísticos e fiscais, substituindo documentos físicos por versões digitais.
Outra função importante é facilitar o controle e o acompanhamento das operações de transporte, tanto pelas empresas quanto pelas autoridades fiscais. Isso reduz burocracias, otimiza o tempo e facilita o cumprimento das obrigações legais pelas transportadoras.
Quais documentos o CTe substitui?
Segundo AJUSTE SINIEF Nº 09, 25 DE OUTUBRO DE 2007, o Conhecimento de Transporte Eletrônico substitui ao menos sete documentos impressos. São eles:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC) modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas modelo 9;
- Conhecimento Aéreo modelo 10;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas modelo 11;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte modelo 7 (quando utilizada em transporte de cargas);
- Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas (CTMC) modelo 26.
Vale lembrar que os documentos não citados deverão continuar o processo de impressão conforme legislação vigente.
Quais são as vantagens do Conhecimento de Transporte Eletrônico?
O CTe traz diversos benefícios para empresas de transporte e órgãos fiscais. Por ser um documento totalmente digital, ele otimiza processos, reduz custos e aumenta a eficiência no controle das operações logísticas. Proporcionando a redução de custos e colaborando com a prevenção à sonegação de impostos.
Confira as principais vantagens para empresas e fisco abaixo.
Vantagens do CTe para as empresas
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) oferece diversos benefícios para as empresas de transporte, tornando os processos mais ágeis, econômicos e eficientes. Entre as principais vantagens estão:
- Redução de custos com impressão e armazenagem de arquivos físicos;
- Redução do tempo de permanência dos caminhões nos postos de fiscalização;
- Redução do tempo de viagem e aumento da satisfação do cliente;
- Diminuição da incidência de erros;
- Melhoria da gestão do processo.
Vantagens do CTe para o Fisco
Para o Fisco, o uso do CTe também traz vantagens significativas como um processo de fiscalização mais eficiente e seguro, maior controle das operações de transporte e um monitoramento das transações de forma mais precisa. Assim, os principais benefícios são:
- Facilidade de identificação de operações irregulares;
- Minimização de impostos sonegados;
- Aumento da arrecadação sem alterar a carga tributária;
- Troca de dados entre os órgãos fiscalizadores.
Quem emite o CTe?
De acordo com a legislação, o Conhecimento de Transporte Eletrônico deve ser emitido sempre que acontecer o transporte de cargas interestadual ou intermunicipal. Ou seja, toda vez que uma mercadoria sai do estado ou do município de origem.
Assim, a responsabilidade pela emissão do CTe é das empresas e profissionais envolvidos diretamente no transporte das mercadorias. Por exemplo:
- Empresas transportadoras de carga;
- Cooperativas de transporte de carga;
- Transportadores autônomos de carga;
- Empresas que vendem mercadorias e realizam o transporte por conta própria;
- Empresas que realizam o transporte de mercadorias para seus clientes.
O que é preciso para emitir o CTe?
Para emitir o CTe, a empresa precisa ser credenciada na Sefaz do seu estado e nas demais unidades da federação onde realiza operações de transporte. É necessário possuir um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora autorizada pelo ICP-BR e ajustar o sistema de faturamento para a emissão digital do documento.
Empresas de pequeno porte podem utilizar o emissor de CTe da própria Sefaz. Enquanto médias a grandes transportadoras, é imprescindível um sistema específico para a emissão, observando os requisitos de operação nos computadores da empresa.
Antes de obter a autorização de emissão pela SEFAZ, é importante realizar testes preliminares nos sites das secretarias da Fazenda para homologação, garantindo a validade jurídica na emissão do CTe em ambiente de produção.
Portanto, para emitir o CTe é necessário seguir o passo a passo a seguir.
1. Obtenha um Certificado Digital
Para gerar o CTe é essencial possuir um Certificado Digital. Isso porque a autenticidade das informações e a identificação da transportadora são asseguradas por meio da assinatura digital.
Portanto, procure uma autoridade certificadora credenciada pelo ICP-Brasil e siga os passos para adquirir um certificado utilizando o CNPJ da sua empresa. Diversas empresas oferecem esse serviço.
2. Tenha uma API ou sistema emissor
É importante ter acesso a um sistema emissor ou API de qualidade para a emissão de CTe.
Um sistema emissor é um software completo e independente, desenvolvido especificamente para a emissão de documentos fiscais, como o Conhecimento de Transporte. Já uma API vai além, pois permite a integração entre diferentes softwares, possibilitando a troca de informações entre eles de forma automatizada.
Na prática, a API serve como um intermediário entre o seu sistema e o sistema emissor de notas fiscais.
Existem diversos sistemas emissores disponíveis no mercado, tanto gratuitos quanto pagos. O mais importante é ter em mente que a tecnologia escolhida seja eficiente e confiável, tornando-se sua aliada na emissão deste como de outros documentos fiscais.
3. Obtenha autorização para a emissão
Agora é o momento de inserir os dados no sistema e solicitar a autorização da Secretaria de Fazenda para a emissão do CTe. Este é um passo extremamente importante, pois somente após essa confirmação o transporte pode ser realizado sem o risco de enfrentar penalidades, como multas ou apreensão da carga.
Quais são as operações do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)
O CTe é composto por diversas operações: emissão, cancelamento, consulta, carta de correção e prestação em desacordo. Tais operações têm o propósito de registrar a atividade de transporte de cargas, ou corrigir erros no mesmo processo, como a emissão e a carta de correção do CTe, como mostramos a seguir.
Emissão de CTe
Esta é a operação fundamental quando se fala do CTe. Para tanto, a empresa transportadora deve estar credenciada na Secretaria da Fazenda para emitir o documento, além do certificado digital, API para emissão de CTe e autorização para a emissão.
Para isso siga os passos:
- Solicite o credenciamento junto a SEFAZ;
- Adquira uma API ou sistema emissor de CTe;
- Adquira um Certificado Digital;
- Configure o Regime Tributário adequado;
- Emita o CTe.
Cancelamento de CTe
O cancelamento é necessário em situações como erros durante a emissão ou quando a operação não é concretizada e, segundo o Manual de Orientação ao Contribuinte, o prazo para o cancelar o CTe é de até 7 dias após sua emissão.
Para fazer o cancelamento:
- Acesse o sistema emissor onde o documento foi gerado;
- Acessar a tela de emissão de CTe;
- Localize o CTe que deseja cancelar;
- Procure pela opção de cancelamento de CTe;
- Insira a justificativa de cancelamento e confirme.
Regras para o cancelamento
Há algumas regras importantes a serem observadas para o cancelamento do CTe:
- Vinculação com MDFe: Se o CTe estiver vinculado a um MDFe, o manifesto deve ser cancelado primeiro. O prazo para o cancelamento do MDFe é de 24 horas;
- MDFe encerrado: Se o MDFe já foi encerrado, o cancelamento do CTe não será permitido, pois o transporte é considerado finalizado;
- Registro de passagem: Se o evento de registro de passagem for registrado pela fiscalização, o cancelamento do CTe não será possível;
- Carta de Correção Eletrônica (CCe): Não é possível cancelar um CTe que tenha uma CCe vinculada, e também não é possível cancelar a CCe;
- CTe de Substituição: Se um CTe de substituição foi emitido, o cancelamento do CTe original ou da substituição não é permitido, pois o CTe de substituição já altera o documento anterior.
Consulta de CTe
Consultar um CTe permite verificar o status do documento, acompanhar a movimentação da carga e obter informações detalhadas sobre a operação. Essa consulta pode ser realizada pelo emitente e pelo destinatário da carga, por meio dos sistemas da Secretaria da Fazenda.
Para isso:
- Acesse o Portal do CTe;
- Insira a chave de acesso do CTe;
- Valide o Captcha;
- Clique em “Continuar’.
Carta de correção de CTe
A Carta de Correção Eletrônica (CCe) serve para retificar erros materiais, de digitação ou de cálculo que possam ter ocorrido na emissão do CTe e deve ter no mínimo 15 caracteres e, no máximo, 1000 caracteres. Essa carta não altera a natureza da operação e deve ser emitida em um prazo determinado, de 30 dias a partir da autorização de uso do CTe pelas SEFAZ.
Para fazer a carta de correção:
- Acesse o sistema emissor onde o documento foi gerado;
- Vá à tela para a emissão de conhecimentos;
- Abra o conhecimento que precisa ser corrigido;
- Selecione a opção de Carta de Correção eletrônica;
- Edite ou altere o que for necessário e confirme;
- Valide as informações com a assinatura digital do certificado digital;
- Após o envio da Carta de Correção eletrônica para a SEFAZ, aguarde a aprovação e depois é só imprimir o documento para acompanhar o CTe no transporte.
Prestação em desacordo para CTe
A prestação em desacordo ocorre quando as informações contidas no CTe não correspondem à realidade da operação de transporte. Esta ocorrência foi determinada pelo Ajuste Sinief 10, de 8 de julho de 2016 e é conhecida como “evento de prestação de serviço em desacordo com o informado no CTe”.
O desacordo do CTe permite que o tomador do serviço de transporte (único habilitado a efetuar tal operação) informe à SEFAZ e à transportadora emitente, que as informações registradas no documento estão em discordância com o serviço prestado e não podem ser corrigidas pela Carta de Correção.
O prazo para emissão do evento em desacordo é de até 45 dias após a validação do CTe.
Os campos ajustáveis pela prestação em desacordo da CTe são:
- Valor de prestação do serviço;
- Alíquota;
- Cálculo do ICMS;
Tomador do serviço;
- Informações do remetente, destinatário, expedidor ou recebedor.
Após o evento de desacordo, o transportador tem até 60 dias para emitir um CTe substituto, corrigindo as informações da operação e garantindo a conformidade fiscal.
Qual é a relação da CTe com a DACTe?
O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico é uma versão simplificada do CTe e serve como um documento complementar, com a principal função de facilitar a consulta e o acompanhamento da mercadoria em trânsito.
O DACTe contém a chave numérica de 44 posições do Conhecimento de Transporte, que permite a consulta das informações detalhadas do documento eletrônico. Além disso, ele apresenta dados básicos sobre o transporte em andamento, como o emitente, o destinatário e os valores envolvidos.
Esse documento também desempenha um papel importante na escrituração das operações realizadas com o CTe, especialmente quando o tomador de serviço não é contribuinte autorizado a emitir documentos fiscais eletrônicos.
As principais características do DACTe incluem:
- Deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação da mercadoria;
- Somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso do respectivo CTe;
- Quando a legislação tributária previr a utilização de vias adicionais para os documentos previstos nos incisos da cláusula primeira, o contribuinte que utilizar o CTe deverá imprimir o DACTe com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma, sendo todas consideradas originais;
- O formato do DACTe deve ser no mínimo A5 (210×148 mm) e no máximo A4 (210×297 mm). A impressão deve ser realizada em papel, exceto em papel jornal, podendo ser utilizado papel de segurança, folhas soltas, formulário contínuo ou papel pré-impresso. As informações e títulos devem ser legíveis, com os campos grafados de maneira clara.
- Poderá conter elementos gráficos desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do seu código de barras por leitor óptico;
- A impressão de informações complementares de interesse do emitente, que não constam no leiaute do DACTe, também é permitida;
- Quando a impressão é em formato menor do tamanho do papel, o DACTe deverá ser delimitado por uma borda;
- Mediante autorização de cada unidade federada envolvida no transporte, o contribuinte poderá alterar o leiaute do DACTe, previsto no Ato COTEPE, para adequá-lo às suas prestações, desde que mantidos os campos obrigatórios do CTe constantes do DACTe.
Qual é a diferença entre CTe e NFe?
De modo simples, o Conhecimento de Transporte Eletrônico serve para documentar o transporte de cargas e a Nota Fiscal Eletrônica serve para comprovar a venda de produtos e serviços. Em outras palavras, o CTe foca no transporte da mercadoria, enquanto a NFe está centrada na venda da mercadoria.
O Conhecimento de Transporte (CTe) é um documento essencial para empresas de transporte, ou para aqueles que contratam esse serviço. Dessa maneira, foi desenvolvido para registrar informações sobre o serviço de frete, dados da carga e informações tributárias sobre os produtos.
Criado em 2007, este documento é obrigatório para todas as empresas ligadas à área de logística e fretes. É totalmente digital e usado para registrar as informações relacionadas ao serviço de transportes de cargas no Brasil. Assim, todos os fretes realizados em território nacional devem ser registrados com o CTe.
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe), por sua vez, comprova uma transação comercial entre empresas jurídicas, entre pessoas físicas e jurídicas, ou entre duas empresas.
A emissão da NFe é obrigatória sempre que uma empresa realizar a comercialização de algum produto. Toda pessoa jurídica registrada no Ministério da Fazenda com CNPJ deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica, independentemente do tipo de empresa. A única exceção é para o Microempreendedor Individual (MEI), que só deve emitir a NFe obrigatoriamente quando for realizada a venda de produtos para pessoa jurídica.
Qual é a diferença entre CTe e MDFe?
Apesar de ambos serem documentos fiscais relacionados ao transporte de mercadorias, eles possuem diferenças substanciais: o CTe acompanha cada operação individual de transporte de carga, enquanto o MDFe é um documento que agrupa diversos CTes.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) é um documento utilizado para vincular os documentos fiscais transportados em uma unidade de carga. Ele é emitido quando há a necessidade de transportar múltiplas cargas em um único veículo ou em veículos diferentes.
Considerado um documento genérico, agrupa os conhecimentos de transportes referentes a tais cargas, trazendo um panorama da movimentação de mercadorias. Ou seja, reúne vários documentos fiscais, como CTes e NFes, em um único registro.
Já o CTe é um documento mais específico, pois registra os detalhes específicos da operação de transporte de cargas, como: valores, impostos, mercadorias e dados dos envolvidos.
O CTe é emitido por operação de transporte individual, enquanto o MDFe é emitido quando há a necessidade de consolidar e controlar múltiplas operações de transporte de cargas em um único documento.
Importante: Ambos são complementares no registro e controle do transporte de mercadorias, para garantir segurança e adequação fiscal às operações logísticas.
Por que contar com uma API para CTe?
Basicamente, uma API facilita a comunicação entre diferentes softwares, otimizando a gestão de documentos fiscais. Entre suas principais funcionalidades estão inclusas:
- Automatização de processos, como a criação de notas fiscais a partir de um sistema de e-commerce;
- Integração de diferentes sistemas, como um ERP e um sistema de gestão de estoque;
- Personalização conforme as necessidades específicas de cada negócio.
A Focus NFe possui uma API exclusiva para o Conhecimento de Transporte Eletrônico que simplifica a emissão e gestão de seus CTes. Com ela você integra todas as suas operações fiscais em um só lugar, conta com contingência automática, gera automaticamente o PDF de seu CTe e ainda garante cobertura para todos os modais de transporte.
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Perguntas frequentes sobre CTe
MEI precisa emitir CTe?
O MEI precisa emitir CT-e quando realiza transporte intermunicipal ou interestadual para empresas. Nos casos de transporte para pessoa física ou dentro do mesmo município, não é necessário.
Como emitir CTe grátis?
É possível emitir o CTe de forma gratuita via emissor do SEBRAE. Neste caso, a empresa deve ter acesso à internet, possuir CNPJ ou CPF + IE (produtor rural, estar cadastrada na Secretaria da Fazenda Estadual, ser credenciada para emitir NFe ou CTe e ter Certificado Digital A1 ou A3 (ICP-Brasil).
Quem emite CTe precisa emitir Nota Fiscal?
Não necessariamente. O CTe documenta o transporte da carga, enquanto a NFe comprova a venda de produtos ou serviços. Empresas de transporte que apenas prestam serviço de frete emitem o CTe, mas não precisam emitir a NFe. Já quem vende mercadorias deve emitir a NFe e, caso contrate transporte, um CTe será gerado pelo transportador.
DACTe e CTe são a mesma coisa?
Não. Apesar de serem complementares, o CTe é o documento eletrônico, enquanto o DACTe é a versão simplificado que é impressa para acompanhar o transporte.
Diferença entre CTe e CTRC
O CTe é um documento digital que substituiu o documento impresso CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) descontinuado em 2021.
Qual o valor para emitir CTe?
Depende da UF, geralmente o CTe é calculado segundo a tabela de frete e incluindo custos com software, certificado digital, taxa SEFAZ quando aplicável e ICMS.
Qual é o prazo para emitir CTe?
O ideal é que a emissão do Comando de Transporte seja feito antes do início da prestação do serviço de transporte.
