O que é CTe?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento fiscal, cuja função é registrar serviços de transporte de cargas entre cidades ou estados brasileiros, atestando a regularidade das operações.
Criado em 2007, o CTe é totalmente digital. É emitido e armazenado eletronicamente e sua validação jurídica é feita através da assinatura digital do emitente, confirmada através da Receita Federal.
Além disso, é válido em todo o país e modais: rodoviário, ferroviário, aquaviário, dutoviário e aéreo.
O que é DACTe?
O DACTe (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) é uma representação simplificada do CTe, com as seguintes funções:
- Conter a chave numérica com 44 posições para a consulta das informações do CTe (chave de acesso);
- Acompanhar a mercadoria em trânsito, com informações básicas sobre a prestação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);
- Auxiliar na escrituração das operações documentadas por CTe, no caso do tomador de serviço não ser contribuinte credenciado a emitir documentos fiscais eletrônicos.
O DACTe tem como características:
- Deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação dela;
- somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso do respectivo CTe;
- Quando a legislação tributária previr a utilização de vias adicionais para os documentos previstos nos incisos da cláusula primeira, o contribuinte que utilizar o CTe deverá imprimir o DACTe com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma, sendo todas consideradas originais;
- Deve ter formato mínimo A5 (210×148 mm) e máximo A4 (210×297 mm), impresso em papel, exceto em papel jornal, podendo se utilizar folhas soltas, papel de segurança ou formulário contínuo, bem como ser pré-impresso, e possuir títulos e informações dos campos grafados de modo que suas indicações estejam legíveis;
- Poderá conter elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do seu código de barras por leitor óptico;
- A impressão é permitida, fora do DACTe, de informações complementares do interesse do emitente e não existentes em seu leiaute;
- Quando a impressão é em formato menor do tamanho do papel, o DACTe deverá ser delimitado por uma borda;
- O contribuinte, mediante autorização de cada unidade federada envolvida no transporte, poderá alterar o leiaute do DACTe, previsto no Ato COTEPE, para adequá-lo às suas prestações, desde que mantidos os campos obrigatórios do CTe constantes do DACTe.
Qual a função do Conhecimento de Transporte?
A função do CTe é documentar a prestação de serviços de transporte de cargas realizada por qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário) para fins fiscais.
Mais do que isso, serve para simplificar e agilizar os processos logísticos e fiscais, de modo que substitui os documentos físicos pelos digitais.
Outra função do CTe é facilitar o controle e o acompanhamento das operações de transporte pelas empresas e autoridades fiscais.
Quem emite o CTe?
De acordo com a legislação, o Conhecimento de Transporte eletrônico deve ser emitido sempre que houver um transporte de carga interestadual ou intermunicipal. Ou seja, toda vez que envolve a saída da mercadoria de um estado ou do município de origem.
Assim, quem deve emitir o CTe são:
- Empresas transportadoras de carga;
- Cooperativas de transporte de carga;
- Transportadores autônomos de carga;
- Empresas que vendem mercadorias e realizam o transporte por conta própria;
- Empresas que realizam o transporte de mercadorias para seus clientes.
Qual é a diferença entre CTe e NFe?
De modo simples, o Conhecimento de Transporte Eletrônico serve para documentar o transporte de cargas e a Nota Fiscal Eletrônica serve para comprovar a venda de produtos e serviços. O CTe tem como foco o transporte da mercadoria e o NF-e tem como foco a venda da mercadoria.
O Conhecimento de Transporte (CTe) é um documento essencial para empresas de transporte, ou pessoas tomadoras desse serviço. Foi desenvolvido para registrar informações sobre o serviço de frete, dados da carga e informações tributárias sobre os produtos.
Existente desde 2007, este documento é obrigatório para todas as empresas ligadas à área de logística e fretes. É totalmente digital e usado para registrar as informações relacionadas ao serviço de transportes de cargas no Brasil. Todos os fretes realizados em território nacional devem ser registrados com o CTe.
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe), por sua vez, comprova uma transação comercial entre empresas jurídicas e pessoas físicas e também de uma empresa (pessoa jurídica) e outra.
Deve ser emitida sempre que uma empresa comercializar algum tipo de produto é obrigatória para todos os tipos de empresa, isto é, toda pessoa jurídica que tem um CNPJ cadastrado no Ministério da Fazenda. A única exceção é para o Microempreendedor Individual (MEI), que só deve emitir a NFe obrigatoriamente quando for realizada a venda de produtos para pessoa jurídica.
Qual é a diferença entre CTe e MDFe?
Apesar de ambos serem documentos fiscais relacionados ao transporte de mercadorias, eles possuem diferenças substanciais, pois o CTe acompanha cada operação individual de transporte de carga, enquanto o MDFe é um documento que agrupa diversos CTes
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) é um documento que vincula os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada e é emitido quando é preciso transportar mais de uma carga em um único veículo ou em veículos diferentes. É um documento genérico, pois agrupa os conhecimentos de transportes referentes a tais cargas, trazendo um panorama da movimentação de mercadorias. Ou seja, agrupa vários documentos fiscais, como CTes e NFes, em um único registro.
Já o CTe é um documento mais específico, pois registra os detalhes específicos da operação de transporte de cargas. Isto é, detalha valores, impostos, mercadorias e dados dos envolvidos.
O CTe é emitido por operação de transporte individual, enquanto o MDFe é emitido quando há a necessidade de consolidar e controlar múltiplas operações de transporte de cargas em um único documento.
Ambos são complementares no registro e controle do transporte de mercadorias, para garantir segurança e adequação fiscal às operações logísticas.
O que é o CTe 4.0?
Estabelecido pelo Ato Cotepe ICMS nº 123/2022, juntamente ao Manual de Orientações do Contribuinte (MOC), estabelece a versão 4.0 do CTe.
Apesar de não haver alterações substanciais em relação à versão anterior do documento, o CTe 4.0 traz mudanças importantes para garantir uma emissão mais ágil do mesmo, como citamos a seguir:
- Possibilidade de emitir CTe de substituição sem precisar emitir o CTe de anulação;
- Eliminação do serviço de inutilização de número do CTe não enviado para a SEFAZ;
- As CTes de substituição podem ser emitidas apenas com o evento de prestação de serviço em desacordo (além disso, tomadores de serviço pessoa física também podem emitir o evento de desacordo a partir do CTe 4.0);
- Em casos de irregularidade empresarial o CTe será rejeitado, mas não terá esse status, ou seja, o status de rejeitado será descontinuado no CTe 4.0.
O que é o CTe OS?
Trata-se de um documento fiscal eletrônico cujo propósito é legalizar e documentar operações de transportes de serviços de passageiros, reboques de veículos, mudanças e outras atividades. Isto é, foi criado para contemplar atividades e serviços de transporte que não eram cobertos pelo CTe, que abarca apenas transporte de serviço de transferência de mercadorias.
Começou a valer pelo Ajuste SINIEF 21/10 e, logo depois, pelo Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) – versão 6.0 – e passou a valer a partir de outubro de 2017 para as empresas que já faziam a emissão do CTe comum e em abril de 2018 para as demais organizações.
O intuito do CTe OS é simplificar e atualizar a emissão de documentos fiscais eletrônicos no Brasil. Substituiu o antigo modelo de Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), que era emitido em papel e aumentava os custos para empresas e transportadoras.
Vale dizer que o CTe OS permite a integração de informações fiscais com outros sistemas, como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o MDF-e.
Quais documentos o CTe substitui?
Outra grande vantagem da emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico é a simplificação do processo de transporte. Visto que substitui ao menos sete documentos impressos, de acordo com o AJUSTE SINIEF Nº 09, 25 DE OUTUBRO DE 2007, que são:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas – CTRC, modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
- Conhecimento Aéreo, modelo 10;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7 (quando utilizada em transporte de cargas).
- Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas – CTMC, modelo 26.
Vale lembrar que os documentos não citados deverão continuar o processo de impressão conforme legislação vigente.
Quais são as vantagens do Conhecimento de Transporte Eletrônico?
O CTe é uma ferramenta que traz benefícios para todos os envolvidos no processo de transporte de cargas, tanto para as empresas quanto para o Fisco, como a redução de custos e a prevenção à sonegação de impostos Dentre suas vantagens estão:
Vantagens do CTe para as empresas
- Redução de custos com impressão e armazenagem de arquivos físicos;
- Redução do tempo de permanência dos caminhões nos postos de fiscalização;
- Redução do tempo de viagem e aumento da satisfação do cliente;
- Diminuição da incidência de erros;
- Melhoria da gestão do processo.
Vantagens do CTe para o Fisco
- Facilidade de identificação de operações irregulares;
- Minimização de impostos sonegados;
- Aumento da arrecadação sem alterar a carga tributária;
- Troca de dados entre os órgãos fiscalizadores.
O que é preciso para emitir o CT-e?
Para emitir o CT-e, a empresa precisa ser credenciada na Sefaz do seu estado e nas demais unidades da federação em que opera. É necessário possuir um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora autorizada pelo ICP-BR e ajustar o sistema de faturamento para a emissão digital do documento.
Empresas de pequeno porte podem utilizar o emissor de CTe da própria Sefaz. Enquanto médias a grandes transportadoras, é imprescindível um sistema específico para a emissão, observando os requisitos de operação nos computadores da empresa.
É importante realizar testes preliminares nos sites das secretarias da Fazenda para homologação antes de obter a autorização de cada Sefaz. Isso garante a validade jurídica na emissão em ambiente de produção.
Como emitir o CT-e?
Para emitir o CTe, é preciso contar com alguns recursos como um certificado digital, uma API de notas fiscais e autorização para emitir o documento, como vamos explicar a seguir.
Obtenha um Certificado Digital
Para gerar o CTe é essencial possuir um certificado digital. Isso porque a autenticidade das informações e a identificação da transportadora são asseguradas por meio da assinatura digital.
Portanto, procure uma autoridade certificadora credenciada pelo ICP-Brasil e siga os passos para adquirir um certificado utilizando o CNPJ da sua empresa. Diversas empresas oferecem esse serviço.
Tenha uma API ou sistema emissor
É importante ter um sistema de qualidade para a emissão de CTe, como as APIs. Enquanto um sistema emissor é um software completo e independente, projetado especialmente para a emissão de documentos fiscais, como o Conhecimento de Transporte Eletrônico, uma API vai além e permite que diferentes softwares se comuniquem e troquem informações entre si.
Na prática, a API serve como um intermediário entre o seu sistema e o sistema emissor de notas fiscais.
Existem diversos sistemas emissores disponíveis no mercado, tanto gratuitos quanto pagos. Mas o importante é ter em mente que a tecnologia será sua aliada na emissão deste como de outros documentos fiscais.
Obtenha autorização para a emissão
Agora é o momento de inserir os dados no sistema e solicitar a autorização da Secretaria de Fazenda para a emissão do CTe. Este é um passo extremamente importante, pois somente após essa confirmação o transporte pode ser realizado sem o risco de enfrentar penalidades, como multas ou apreensão da carga.
Operações do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CTe é composto por diversas operações que têm o propósito de registrar a atividade de transporte de cargas, ou corrigir erros no mesmo processo, como a emissão e a carta de correção do CTe, como mostramos a seguir
Emissão de CTe
Esta é a operação fundamental quando se fala do CTe. Para tanto, a empresa transportadora deve estar credenciada na Secretaria da Fazenda para emitir o documento, além do certificado digital, API para emissão de CTe e autorização para a emissão.
Cancelamento de CTe
O cancelamento é necessário em situações como erros durante a emissão ou quando a operação não é concretizada. Existem algumas regras e prazos específicos de cancelamento, conforme as normas específicas de cada estado.
Consulta de CTe
Consultar um CTe permite verificar o status do documento, acompanhar a movimentação da carga e obter informações detalhadas sobre a operação. Essa consulta pode ser realizada pelo emitente e pelo destinatário da carga, por meio dos sistemas da Secretaria da Fazenda.
Carta de correção de CTe
A Carta de Correção Eletrônica (CCe) serve para retificar erros materiais, de digitação ou de cálculo que possam ter ocorrido na emissão do CTe. Essa carta não altera a natureza da operação e deve ser emitida em um prazo determinado, de 30 dias (720 horas) a partir da autorização de uso do CTe pelas Sefaz.
Ela deve ter no mínimo 15 caracteres e, no máximo, 1000 caracteres.
Prestação em desacordo para CTe
A prestação em desacordo ocorre quando as informações contidas no CTe não correspondem à realidade da operação. O “evento de prestação de serviço em desacordo com o informado no CTe”, nome dado pelo Ajuste Sinief 10, de 8 de julho de 2016, que determina esse evento.
O desacordo do CTe permite que o tomador do serviço de transporte (o único habilitado a efetuar tal operação) informe à Sefaz e à transportadora emitente, que as informações registradas no documento estão em discordância com o serviço prestado, porém não podem ser corrigidas pela carta de correção.
O prazo para emissão do evento em desacordo é de até 45 dias após a validação do CTe.
Os campos que são ajustáveis pela prestação em desacordo da CTe são:
- valor de prestação do serviço;
- alíquota;
- cálculo do ICMS;
- tomador do serviço;
- informações do remetente, destinatário, expedidor ou recebedor.
Cabe ao transportador emitir um CTe substituto em até 60 dias após a autorização do CTe em desacordo.
Por que contar com uma API para CTe?
Basicamente, porque facilita a comunicação entre diferentes softwares, facilitando a gestão de documentos fiscais. Como principais funcionalidades de uma API estão inclusas:
- Automatização de processos, como a criação de notas fiscais a partir de um sistema de e-commerce;
- Integração de diferentes sistemas, como um ERP e um sistema de gestão de estoque;
- A API é personalizável de acordo com as necessidades específicas de cada negócio.
A Focus NFe possui sua própria API para Conhecimento de Transporte Eletrônico que simplifica a emissão e gestão de seus CTes, pois integra todas as suas operações fiscais em um só lugar, possuir contingência automática, além de gerar automaticamente o PDF de seu CTe e ainda oferecer cobertura para todos os modais de transporte.
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