Certificado Digital: o que é, como funciona e como obter

Debora Sandi

O certificado digital é uma espécie de identidade que, de forma eletrônica, permite assinar documentos online com a mesma validade jurídica que uma assinatura manual reconhecida em cartório. Mais cedo ou mais tarde, todos que precisam emitir documentos fiscais vão se deparar com a necessidade de ter esse documento. Veja no artigo de hoje o que é, como funciona e como obter um certificado digital. Acompanhe!

Conteúdo

O que é certificado digital?

Considerado uma identidade virtual, o certificado digital é uma assinatura criptografada que torna possível tanto para pessoas jurídicas como físicas assinarem documentos online com legitimidade jurídica. 

Por funcionar como um comprovante de identificação, essa forma de autenticação traz maior segurança e legalidade às operações, além de promover agilidade na assinatura de documentações e nas emissões de notas fiscais.

Como funciona o certificado digital?

O certificado digital funciona como uma carteira de identidade virtual, utilizando meios de processamento de dados mais seguros e autênticos para transações online.

Segurança e legalidade dos Certificados Digitais

A segurança dos certificados digitais é garantida por meio de criptografia. A criptografia é um processo que transforma dados e os torna incompreensíveis para pessoas não autorizadas. 

No caso dos certificados digitais, a criptografia é usada para proteger as chaves públicas do titular do certificado. Já as chaves públicas, são usadas para verificar a assinatura digital do titular do certificado.

A legalidade dos certificados digitais no Brasil é garantida pela Medida Provisória n° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Essa medida provisória instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

ICP – Brasil

A ICP-Brasil é uma rede composta por Autoridades Certificadoras (ACs), que são responsáveis por emitir e gerenciar certificados digitais, e por autoridades de registro (ARs), que são responsáveis por identificar e cadastrar os titulares de certificados digitais.

Autoridades Certificadoras (ACs)

As ACs são credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), que é uma autarquia federal vinculada ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações.

Chaves públicas e privadas

Existem duas maneiras de um certificado digital comprovar a identidade de pessoas físicas e jurídicas, e isso se dá através de um par de chaves criptografadas que não se repetem. São elas:

Chave privada

É uma criptografia de dados que atestam a identidade sobre a pessoa ou a empresa, tanto para acessar um sistema como para assinar um documento eletrônico. Apenas pessoas autorizadas a usar o certificado que a gerou conhecem essa chave.

Chave pública

Serve apenas para decodificar o que foi criptografado usando a chave privada criada junto dela. Assim, é compartilhada com quem precisa decodificar a criptografia das informações que atestam a identidade para que seja reconhecida e aceita. 

Para que serve um certificado digital?

São utilizados para autenticar a identidade de pessoas e entidades, realizar transações eletrônicas seguras e assinar documentos digitalmente. 

Por se tratar de um comprovante de identidade, você pode realizar qualquer operação através do e-CPF ou e-CNPJ sem precisar recorrer a meios burocráticos e presenciais. 

Algumas de suas utilidades são:

1. Assinar documentos digitais

Essa é uma das grandes vantagens do certificado digital: poder assinar documentos através da internet. 

Por possuir a mesma autenticidade de documentos assinados manualmente e que precisam ter firma reconhecida, traz economia de recursos despendidos com impressão e a tranquilidade de poder assinar de qualquer lugar.

2. Acesso a sistemas específicos

Alguns sistemas que possuem informações confidenciais, em especial os de cunho governamental, têm acesso restrito. De forma que para ter acesso à consulta, ao envio e à alteração de dados, exige-se que a identidade de quem os acessa seja confirmada.

Ter um certificado digital garante esse acesso, uma vez que com suas chaves criptografadas tem praticamente nenhuma chance de serem violadas. Isso o torna extremamente seguro e muito utilizado para acessar sistemas que exigem segurança redobrada.

3. Desenvolver sistemas virtuais

Sistemas virtuais integrados permitem o acesso a informações e realização de atividades de forma online e à distância, necessitando da segurança que o certificado proporciona.

Setores como o da saúde, do direito e da contabilidade são exemplos da aplicação do uso de certificados digitais. Nesses setores, os profissionais podem se identificar, registrar e emitir documentos pertinentes à área, assim como enviar informações para órgãos públicos.

Quem precisa ter o certificado digital?

A maioria das empresas precisa de um certificado digital para interagir com órgãos governamentais. Por exemplo, é importante ter um certificado digital para conseguir emitir notas fiscais eletrônicas e outros documentos fiscais.

Mas o certificado não é obrigatório para empresas com até um empregado no Simples Nacional, MEIs e pessoas físicas. Porém, o certificado digital pode substituir documentos impressos e assinaturas manuais, de forma a agilizar e desburocratizar processos de forma segura. 

Vejamos como certificado digital pode ser utilizado em cada caso.

Certificado Digital para Empresas

Para empresas, o certificado digital tem algumas utilidades como:

1- Acesso ao eSocial

O eSocital é o sistema governamental que unifica as informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), da declaração do Imposto de Renda retido na fonte (DIRF), do Sistema de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (SEFIP) e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

2- Emitir Nota Fiscal eletrônica

Para a emissão da NFe é preciso ter o certificado digital. A não ser que a empresa utilize a Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFAe), de acordo com o regulamento fiscal do local a que pertence.

3- Usar o eCAC

Ter um certificado digital para usar o eCAC possibilita o uso dos serviços disponíveis no portal do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal.

4- Outros compromissos fiscais

Com o certificado digital, ainda é possível realizar outros processos fiscais como no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e no Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).

5- Autenticação

Com um certificado SSL (Secure Sockets Layer) é estabelecida uma  comunicação criptografada segura entre um programa usado por alguém para navegar na internet e um site. 

Certificado Digital para Pessoas Físicas

Apesar de não ser obrigatório em alguns casos, as pessoas físicas podem utilizar o certificado digital para:

1- Assinatura digital de documentos

Nesse caso, a assinatura demonstra sua validade jurídica e elimina a necessidade de imprimir documentos e reconhecer firma em cartório.

2- Acesso a sistemas do Governo

Com o certificado digital, é possível utilizar sistemas da administração pública de forma segura.

Certificado Digital para Profissionais Autônomos ou Liberais

Para profissionais liberais, o certificado digital possui utilidades mais específicas conforme o tipo de atuação do profissional. Vejamos 3 exemplos:

1- Profissionais da saúde

Com o certificado digital, é possível assinar digitalmente prescrições médicas ou atestados, assim como prontuários e laudos eletrônicos em hospitais e clínicas que adotam o prontuário eletrônico do paciente (PEP).

2- Advogados

Para esta categoria, facilita a assinatura de petições, pareceres, procurações e contratos. Além disso, permite o acesso a processos, a comunicação com a Receita Federal, envio e acompanhamento de declaração de Imposto de Renda, tudo isso de forma remota. 

3- Contadores

Com o certificado, o envio de informações aos órgão públicos tem maior segurança. Isso porque as atividades contábeis, trabalhistas, econômicas, patrimoniais e tributárias de pessoas jurídicas ou de pessoas físicas exigem um gerenciamento por parte destes profissionais.

Quais são os modelos de certificado digital?

Existe um modelo de certificado para cada finalidade jurídica, por exemplo:

Certificado digital para pessoa física

  • e-CPF: versão digital do cadastro de pessoa física.

Certificado digital para pessoa jurídica

  • e-CNPJ: vinculado ao CNPJ, é a identidade digital de pessoas jurídicas;
  • e-MEI: identidade digital para micro empreendedores individuais;

Certificado digital para servidores e sites

  • NF-e: certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas;
  • SSL: serve para garantir segurança na troca de informações dos visitantes e usuários de um site.

Além desses, como mencionado no tópico anterior, existem outros modelos voltados para áreas de atuação específicas. Portanto, escolha o modelo conforme a sua necessidade.

Quais são os principais tipos de certificado digital?

Existem três tipos principais de certificados digitais:

Certificado digital A1

  • Validade de 1 ano;
  • Armazenado no computador como um arquivo;
  • Pode ser instalado em vários computadores com cópia de segurança do arquivo;
  • É mais barato que o certificado A3;
  • Mais indicado para transações digitais.

Vale frisar que, para utilizar o API da Focus, esse é um certificado indispensável para a emissão fiscal. Em vista disso, dispomos de uma parceria junto a entidade certificadora Emita Já onde, inclusive, é possível ter descontos na compra do seu certificado.

Certificado digital A3

  • Validade de até 5 anos;
  • Armazenado em mídia criptográfica (token ou cartão USB);
  • Precisa estar conectado ao computador para ser usado;
  • Só pode ser baixado no token uma única vez;
  • Em caso de perda do token, o certificado digital também é perdido.

Certificado digital em nuvem

  • Validade de até 5 anos;
  • Armazenado na nuvem do Serpro;
  • Usado no smartphone;
  • Pode ser instalado em vários computadores e vários celulares;
  • Para cada uso, é encaminhado um pedido de autorização para o smartphone.

Como obter o certificado digital?

Para obter um certificado digital, basta escolher uma Autoridade Certificadora habilitada pelo ICP-Brasil, comparecer a uma agência credenciada com a documentação necessária e realizar o cadastramento biométrico e a emissão do certificado. 

É importante ressaltar que a documentação requisitada varia conforme o tipo de certificado digital a ser emitido. Em geral são solicitados documentos de identificação da pessoa física, comprovante de residência, CNPJ (no caso de empresas), entre outros.

Passo 1: Escolha uma certificadora autorizada

Existem várias empresas credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) que podem fazer a emissão, cabendo avaliar qual tem o melhor plano para o seu perfil.

Passo 2: Faça a validação do certificado

Após realizar a compra em uma certificadora, você deve fazer a validação para poder utilizar sua identidade digital. 

A validação acontece após o pagamento ser reconhecido na entidade certificadora e é realizada por meio do agendamento de uma reunião presencial ou online, onde é feita a coleta e registro dos dados biométricos.

Passo 3: Instalação 

Depois da validação, instale o certificado digital. Para os modelos A1 e A3, a instalação é simples, certifique-se apenas de guardar a senha de forma segura, pois em caso de perda da senha, será necessário requisitar um novo certificado digital.

Passo 4: Comece a assinar digitalmente

Com a validação realizada, você já pode realizar a assinatura digitalmente de documentos PDF através do Adobe Reader ou em programas de edição de texto como o caso do Word e outros softwares.

Como verificar a autenticidade de um certificado digital?

A verificação é feita a partir de um serviços de validação de assinaturas eletrônicas oferecido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), o VALIDAR.

Para verificar a autenticidade de um certificado digital:

  1. Acesse o site Validar do ITI;
  2. Escolha uma das três opções: Ler QR Code, Escolher arquivo ou Colar URL;
  3. Selecione o arquivo do certificado digital que deseja verificar;
  4. Clique no botão “Validar”.

Também existem outras formas de verificar a autenticidade de um certificado digital. Algumas dessas formas incluem:

  • acessar o site da Autoridade Certificadora (AC) que emitiu o certificado digital; ou
  • utilizar um software de verificação de certificados digitais.

O que fazer em caso de perda ou roubo do certificado digital?

No caso de perda ou roubo, é fundamental buscar imediatamente a Autoridade Certificadora para iniciar o procedimento de revogação. Dado que um certificado possui várias utilidades, é importante ter cuidado e atenção ao utilizá-lo.

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Perguntas frequentes sobre certificado digital

Quando é obrigatório o uso do certificado digital?

Em diversas situações, como: emissão de nota fiscal eletrônica, declaração do imposto de renda, acesso ao portal e-cac, assinatura de contratos eletrônicos, participação em leilões eletrônicos, entre outros.

É possível ter certificado digital gratuito?

Depende do tipo de certificado digital. Por exemplo, os certificados SSL podem ser utilizados de forma gratuita.

Quanto é o certificado digital?

Os valores dependem do tipo de certificado e da Autoridade Certificadora (AC) escolhidos. 

É preciso fazer a renovação do certificado digital?

Sim, a renovação do certificado digital é obrigatória em alguns casos.

O que é a ICP-Brasil?

É um sistema nacional de certificação digital, responsável pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.  

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Debora Sandi

Formada em Engenharia de Computação, entusiasta por Astronomia e pelo universo fitness (não faz sentido, eu sei).

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