Certificado Digital: o que é, para que serve e como emiti-lo?

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Todos que precisam emitir documentos fiscais em algum momento vão se deparar com a necessidade de ter um certificado digital. 

O certificado digital é uma espécie de identidade que, de forma eletrônica, permite assinar documentos online com a mesma validade jurídica que uma assinatura manual reconhecida em cartório.

Veja no artigo de hoje o que é, quais as funções e como funciona a emissão do certificado digital. Acompanhe!

O que é certificado digital?

Considerada uma identidade virtual, é uma assinatura criptografada que torna possível tanto para pessoas jurídicas como físicas assinarem documentos online com legitimidade jurídica. 

Por funcionar como um comprovante de identidade, traz maior segurança e legalidade às operações, além de promover agilidade na assinatura de documentações e nas emissões de notas fiscais.

Para que serve um certificado digital?

Com esse comprovante de identidade, você pode realizar qualquer operação através do e-CPF ou e-CNPJ sem precisar recorrer a meios mais burocráticos e presenciais. 

Algumas de suas utilidades são:

Assinar documentos digitais

Essa é uma das grandes vantagens do certificado digital: poder assinar documentos através da internet. 

Por possuir a mesma autenticidade que documentos assinados manualmente e que precisam ter firma reconhecida, traz economia de recursos despendidos com impressão e a tranquilidade de poder assinar de qualquer lugar.

Acesso a sistemas específicos

Alguns sistemas que possuem informações confidenciais, em especial aqueles de cunho governamental, têm acesso restrito. De forma que para ter acesso à consulta, ao envio e à alteração de dados, exige-se que a identidade de quem os acessa seja confirmada.

Ter um certificado digital garante esse acesso. Uma vez que possui chaves criptografadas, tem praticamente nenhuma chance de ser violado. Isso o torna extremamente seguro e muito utilizado para acessar sistemas que exigem segurança redobrada.

Desenvolver sistemas virtuais

Sistemas virtuais integrados permitem o acesso a informações e realização de atividades de forma online e à distância, necessitando da segurança que o certificado proporciona.

Setores como o da saúde, do direito e da contabilidade são exemplos da aplicação do uso de certificados digitais. Nesses setores, os profissionais podem se identificar, registrar e emitir documentos pertinentes à área, assim como enviar informações para órgãos públicos.

Saiba mais vantagens em nosso artigo: 4 Vantagens de ter o Certificado Digital na sua Empresa

Como emitir o certificado digital?

Para ter um certificado digital, siga os passos descritos nos tópicos a seguir.

Escolha o modelo de certificado digital

Existe um modelo para cada finalidade jurídica, por exemplo:

  • e-CNPJ – vinculado ao CNPJ, é a identidade digital de pessoas jurídicas;
  • e-MEI  – identidade digital para micro empreendedores individuais;
  • NF-e – certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas;
  • e-CPF – versão digital do cadastro de pessoa física.

Além desses, existem outros modelos voltados para áreas de atuação específicas, como os dos setores jurídico, contábil e da saúde.

Portanto, escolha o modelo conforme a sua necessidade.

Escolha o tipo de certificado digital

Existem alguns tipos de certificado, sendo:

  • Tipo A1: com duração de 1 ano e pode ser armazenado no próprio computador
  • Tipo A3: possui validade de 3 anos e seu armazenamento é em unidade física
  • e-CNPJ ou Certificado específico para NFe: exclusivo para emissão de notas fiscais

Leia mais em: Qual é o melhor tipo de Certificado Digital?

Escolha a certificadora

Para emitir o certificado, é preciso realizar o procedimento através de uma certificadora autorizada.

Existem várias empresas credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) que podem fazer a emissão, cabendo avaliar qual tem o melhor plano para a sua empresa.

Faça a validação do certificado digital

Após realizar a compra em uma certificadora, você deve fazer a validação para poder utilizar sua identidade digital.

A validação acontece após o pagamento ser reconhecido na entidade certificadora e é feita por meio do agendamento de uma reunião presencial ou online.

Essa reunião é obrigatória e essencial para a apresentação da documentação exigida. Até porque é nesse momento que é feita a coleta e registro dos dados biométricos.

Instale o certificado digital

Para os modelos A1 e A3, a instalação é simples. O único detalhe é que a senha de acesso é irrecuperável, por isso anote e guarde de forma segura.

Em caso de perda da senha, será necessário requisitar um novo certificado digital. 

Assine digitalmente

Insira sua assinatura digital em documentos PDF através do Adobe Reader ou em programas de edição de texto como o caso do Word e outros softwares.

Acesse sistemas restritos

Como já mencionado, existem sistemas eletrônicos que possuem restrição de uso. Um exemplo são os sistemas de administração pública que exigem uma identificação segura para liberar o acesso. 

Para acessar esses sistemas, selecione a opção de acesso com certificado digital na página inicial, lembrando de se conectar pelo computador onde o mesmo está instalado.

Os certificados digitais trouxeram otimização do tempo e redução de custos e burocracias.

E esse também é o nosso trabalho!

Conte com o Focus NFe para emitir os seus documentos fiscais em qualquer estado.

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