Melhorar a emissão de documentos fiscais para Saas é um desafio e pode gerar dúvidas na hora de optar entre desenvolver um sistema próprio ou fazer a aquisição de um pronto.
A busca por criar novas formas de otimizar processos na emissão de notas fiscais deve estar aliada às adequações jurídicas que cada documento exige.
Para entender melhor e buscar tomar a melhor decisão, no artigo de hoje vamos apresentar algumas peculiaridades que devem ser analisadas antes de decidir desenvolver o próprio sistema.
Vamos lá?
Emissão de Documentos fiscais para SaaS
Existem alguns pontos de extrema importância para o desenvolvimento de um software próprio para a emissão de documentos fiscais. Dentre eles podemos citar:
Tributos sobre o software
Cada estado e município possui regras específicas para tributação de impostos, ainda mais para a comercialização de softwares.
Dessa forma, existem dois tributos que acabam apresentando impasses de especificação: o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).
Por isso, fique atento na hora de comercializar seu software. Busque informações junto às Secretarias de Fazenda de estados e municípios conforme o local para o qual será emitida a nota, a fim de emitir documentos com as informações corretas.
Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE)
O CNAE ou classificação Nacional de Atividades Econômicas é onde são classificadas as atividades desenvolvidas em um negócio.
Para as empresas Saas, enquadrar as atividades do negócio também pode ser um ponto de dificuldade. Entretanto, é essencial que você saiba especificar quais os códigos dos serviços ofertados para inserir nas notas fiscais e declarar corretamente as atividades que o seu negócio atende.
Aprimorando a gestão das notas
Como citamos anteriormente, criar um software próprio não é a única forma de uma empresa SaaS melhorar a gestão de suas notas. Aqui vão alguns pontos importantes sobre isso:
Seja organizado
Mantenha as notas organizadas por serviços, por clientes, datas, cidades, estados…da maneira que fizer mais sentido para você e que permita ter fácil acesso quando necessário.
A organização das notas é imprescindível. Isso impacta tanto para ter uma melhor gestão da empresa como pelo fato de que os documentos fiscais têm um tempo mínimo de armazenamento, como vamos ver a seguir.
Tempo de emissão das notas fiscais
Para fins de fiscalização, notas fiscais com até 5 anos contando a partir da data de emissão podem, por lei, ser solicitadas pelo Fisco.
Por isso, verifique com regularidade o tempo de cada nota fiscal. Isso porque não apresentar as notas que estão dentro desse prazo, pode acarretar em multas de até R$1000,00 por nota.
Já as notas que ultrapassarem esse período, podem ser descartadas tranquilamente.
Autenticidade
Outro ponto que influi na gestão de notas fiscais é a autenticidade das notas.
Uma vez que você pode encontrar notas não autênticas e passar por transtornos perante o Fisco e vir a ser penalizado .
Logo, para evitar esses e outros problemas, verifique a autenticidade das notas emitidas e recebidas acessando o site da Receita Federal e utilizando a chave de acesso que consta no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
Invista em softwares especializados
Por fim, vale a pena considerar um investimento em softwares específicos para a emissão e gestão de notas fiscais.
A vantagem é que, através de uma API de emissão de notas fiscais, você consegue gerenciar, armazenar, assim como automatizar o envio e recebimento de documentos fiscais, tudo em um mesmo local.
Além disso, você pode fazer a integração com sistemas de diferentes regiões, agilizando processos e garantindo o preenchimento de notas com informações alinhadas ao regimento de cada estado ou município.
Utilize uma API para emissão de Notas Fiscais e economize tempo e dinheiro, conheça o Focus NFe.
