O que é uma NFC-e inutilizada?
Uma NFC-e inutilizada é um documento fiscal eletrônico cuja numeração foi reservada, mas não chegou a ser utilizada. Toda nota fiscal contém números que precisam ser seguidos e quando acontece qualquer problema na emissão que dê origem a quebra desta sequência numérica, seja por parte do sistema ou da transmissão, é necessário inutilizar a nota e comunicar a SEFAZ.
Por exemplo, se você emitiu uma nota com a numeração 105 e depois a 107, será necessário inutilizar a 106 para manter a sua integridade fiscal junto à Secretaria da Fazenda e garantir que não houve fraude. Isso porque nenhuma das notas emitidas, aprovadas ou canceladas devem apresentar o mesmo número de um documento fiscal inutilizado.
Qual é a diferença entre inutilizar e cancelar NFC-e?
A inutilização da NFC-e acontece quando há uma quebra na sequência numérica das notas fiscais emitidas por falhas no sistema emissor, queda de energia ou outros imprevistos técnicos que impedem a geração de uma nota dentro da numeração sequencial.
Enquanto o cancelamento é necessário quando o documento já foi emitido mas contém erros que comprometem sua validade como dados incorretos do cliente, valor da operação ou natureza da transação.
No caso da inutilização, o contribuinte informa ao sistema da SEFAZ que determinados números da série não serão usados, garantindo a integridade da ordem de emissão. Já no cancelamento, o documento fiscal é invalidado para evitar problemas com recolhimento de impostos desnecessários ou inconsistências na contabilidade da empresa.
Ambos os procedimentos são ferramentas importantes para manter o controle fiscal correto e devem ser aplicados conforme a situação específica. Saber usar cada um deles de forma adequada garante mais segurança tributária e evita prejuízos fiscais para a empresa.
Qual é a importância de fazer a inutilização de uma NFC-e?
A inutilização serve para registrar oficialmente que uma ou mais numerações não foram usadas por motivo técnico, mantendo a sequência fiscal em ordem. Uma vez que todas as notas inutilizadas perdem seu valor contábil e ficam inativas sem qualquer validade legal ou fiscal.
Deixar de inutilizar pode gerar inconsistências na escrituração fiscal e até penalidades em auditorias da SEFAZ. A sequência numérica precisa ser mantida para garantir a validade jurídica dos documentos fiscais eletrônicos.
Qual é o prazo para inutilizar uma NFC-e?
O prazo para a inutilização é até o décimo dia do mês subsequente à emissão. Por exemplo, se você encontrou problemas em uma nota fiscal em maio, você deve inutilizá-la até 10 de junho.
Segundo o Ajuste SINIEF 19/16, as empresas que precisarem inutilizar a NFCe devem enviar a numeração das notas a serem invalidadas até este prazo para permanecer em conformidade fiscal.
Como inutilizar uma NFC-e?
Para inutilizar uma NFC-e, é essencial seguir o processo exigido pelo sistema emissor escolhido. De maneira que é possível utilizar tanto o sistema que você utiliza em sua empresa, ou fazer a inutilização diretamente no portal da SEFAZ do estado de origem.
O processo é simples e os sistemas seguem geralmente de forma semelhante os seguintes passos:
- Acesse o site do sistema emissor de notas fiscais que sua empresa utiliza, como o portal da SEFAZ ou uma plataforma automatizada, utilizando seu login e senha;
- No menu principal, clique na aba “Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e)”;
- Use o Certificado Digital da empresa para validar sua identidade como contribuinte;
- Localize e clique na opção “Inutilizar numeração”;
- Selecione a unidade de negócio correspondente à operação;
- Preencha os campos solicitados com os dados da série da nota fiscal, além do número da primeira e da última nota fiscal a serem inutilizadas;
- No campo “Justificativa”, informe de forma objetiva o motivo da inutilização, como falha técnica no sistema;
- Por fim, encerre o processo clicando no botão “Inutilizar números”.
Após concluir esses passos, é importante registrar as operações e numerações inutilizadas em seu livro fiscal, para garantir que a escrituração fiscal da NFC-e esteja conforme as normas exigidas.
Como inutilizar uma NFC-e via API Focus NFe
Em condições normais, a API da Focus NFe já gerencia automaticamente a sequência de numeração das NFC-e, evitando falhas ou repetições. No entanto, em casos específicos, pode ser necessário inutilizar manualmente uma faixa de numeração, por exemplo, se houve uma falha de sistema ou uma quebra manual na sequência.
Para isso, a API oferece uma operação dedicada ao envio de inutilização, que se comunica diretamente com a SEFAZ de forma síncrona.
Endpoint de inutilização manual
- Método HTTP: POST
- Endpoint: https://api.focusnfe.com.br/v2/nfce/inutilizacao
Parâmetros obrigatórios
Para realizar a inutilização, utilize o comando HTTP POST e envie os seguintes dados no corpo da requisição para enviar a sua inutilização para nossa API:
- cnpj: CNPJ da empresa emitente;
- serie: Série da numeração da NFC-e que terá uma faixa de numeração inutilizada;
- numero_inicial: Número inicial a ser inutilizado;
- numero_final: Número final a ser inutilizado;
- justificativa: Justificativa da inutilização (mínimo 15 caracteres).
Este método é síncrono, ou seja, a comunicação com a SEFAZ será feita imediatamente e devolvida a resposta na mesma requisição.
A API retornará uma resposta com o resultado da inutilização contendo:
- status: autorizado, se a inutilização foi aceita pela SEFAZ, ou erro_autorizacao, se houve algum erro ao inutilizar os números;
- status_sefaz: O status da carta de correção na SEFAZ;
- mensagem_sefaz: Mensagem descritiva da SEFAZ detalhando o status;
- serie: Série da numeração da NFC-e que terá uma faixa de numeração inutilizada;
- numero_inicial: Número inicial a ser inutilizado;
- numero_final: Número final a ser inutilizado;
- cnpj: CNPJ da empresa;
- modelo: Modelo do documento (65 para NFC-e);
- caminho_xml: Caminho do XML para download caso a inutilização tenha sido autorizada pela SEFAZ.
Caso ocorra algum erro, o campo “status” retornará “erro_autorizacao” e a mensagem da SEFAZ explicará o motivo.
Use webhooks para ser notificado
Se sua empresa realiza muitas emissões e quer manter controle automatizado, é possível configurar um webhook de inutilização. Basta ativar o evento “inutilizacao” na área de gatilhos da Focus NFe para ser notificado sempre que uma faixa de numeração for inutilizada pela API.
Como consultar NFC inutilizada?
É possível fazer a consulta pública da inutilização via portais das SEFAZ estaduais, onde o processo pode variar de local para local, ou através do Portal Nacional da NF-e.
Vejamos como isso pode ser feito via Portal Nacional:
- Acesse o Portal Nacional da NF-e;
- Vá até a área de “Consultar Inutilização”;
- Insira nos campos pertinentes: CNPJ do Emitente e Ano da Inutilização;
- Selecione o campo de validação CAPTCHA e clique em “Continuar”;
- Visualize ou baixe o comprovante de inutilização autorizado pela SEFAZ.
Realizando a consulta você tem mais controle sobre o andamento da sequência numérica das suas emissões e pode se certificar de que a numeração está nos conformes.
Consulta de XMLs de numerações inutilizadas via API Focus NFe
Outra opção, é realizar o processo de consulta da inutilização via sistemas emissores e APIs.
Aqui na Focus, por exemplo, é possível consultar os XMLs das numerações inutilizadas de forma prática e automatizada. Essa funcionalidade é essencial para manter o controle fiscal completo e garantir a rastreabilidade das notas fiscais eletrônicas (NFC-e) que foram declaradas como não utilizadas.
Dessa forma, a consulta permite recuperar os documentos XML que comprovam a inutilização de faixas numéricas, conforme exigido pela regulamentação da SEFAZ.
Detalhes técnicos
- Método HTTP: GET
- Endpoint: https://api.focusnfe.com.br/v2/nfce/inutilizacoes
Essa URL retorna os registros de inutilização com seus respectivos XMLs, o que facilita a integração com sistemas de gestão e a guarda fiscal dos arquivos. Sendo recomendado para empresas que automatizam a emissão e o controle de documentos fiscais eletrônicos.
Parâmetros de Requisição
Fonte: https://focusnfe.com.br/doc/?shell#nfce_consulta-de-xmls-de-numeracoes-inutilizadas
Minha inutilização de numeração foi negada pela SEFAZ, e agora?
O primeiro passo é verificar qual foi o motivo da inutilização ser negada. Assim que identificar, analise se você mesmo pode realizar o ajuste necessário para realizar o processo. Caso contrário, entre em contato com a SEFAZ ou com o seu contador para obter o auxílio correto.
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Perguntas frequentes sobre NFC-e inutilizada
O que fazer quando a nota foi inutilizada?
Após a inutilização, não reutilize o número da nota que passou por este processo. Isso porque o número foi reservado e marcado como não utilizado. Para novas emissões, utilize o número seguinte da sequência.
O que colocar na justificativa de inutilização?
De forma objetiva especifique os motivos da inutilização como, por exemplo: erro de digitação, falha no sistema, descontinuidade na emissão ou outros.
Quais são os motivos para a inutilização de uma NF-e?
Quebras da sequência numérica, preenchimento incorreto de informações ou falhas técnicas do sistema antes da transmissão.
Quando a inutilização não deve ser feita?
A inutilização não deve ser feita se a sequência numérica não foi quebrada ou se a nota já tiver sido usada e estiver com status de cancelada, devolvida, rejeitada, complementar ou denegada.
Como posso inutilizar uma nota fiscal denegada?
Não pode. A denegação acontece quando o emissor ou o cliente pessoa jurídica tem problemas cadastrais que o tornam inapto à operação, causando o bloqueio da Inscrição Estadual. Dessa forma, a numeração do documento não pode ser utilizada (mediante correção), cancelada ou inutilizada.
Qual o limite de números a serem inutilizados na mesma faixa?
Normalmente, até 10 mil números, mas é imprescindível consultar as regras da SEFAZ do seu estado.
