O que é nota fiscal de estorno?
Também conhecida como nota fiscal de ajuste, é um documento emitido pela empresa quando uma nota fiscal já foi emitida, o prazo de cancelamento de 24 horas da NF-e já expirou e a mercadoria ainda não saiu para circulação.
O fato gerador dos tributos também não ocorreu e o estorno da nota fiscal torna-se uma solução viável, a fim de evitar problemas com o Fisco e problemas financeiros.
A regra é amparada de acordo com o artigo 1º do ATO COTEPE ICMS 13, de 2010:
“Art. 1º Poderá o emitente solicitar o cancelamento da NF-e, em prazo não superior a 24 horas, contado do momento em que foi concedida a respectiva Autorização de Uso da NF-e, desde que não tenha ocorrido a circulação da mercadoria ou a prestação de serviço e observadas às demais normas constantes do Ajuste SINIEF 07/05, de 5 de outubro de 2005.”.
A nota de estorno deve ser feita só pode ser feita em caso de alguns requisitos atendidos, que são os seguintes:
- o documento fiscal deve ter seu uso autorizado (para saber a situação de seu documento fiscal, consulte o portal oficial da NF-e);
- a circulação da mercadoria ou da prestação de serviço não pode ter expirado;
- o prazo de 24 horas para o cancelamento do documento também deve ter sido expirado, contado a partir da concessão de autorização da NF-e.
Qual a diferença entre estorno de venda e devolução de venda?
A principal diferença entre um e outro é que o Fisco rejeita a autorização de NF-es emitidas com código de ajuste (3) caso haja código de devolução de mercadoria (4).
Ou seja, o Fisco não enxerga a devolução de venda como uma operação inversa a uma venda, como é o caso do estorno. Se houver a tentativa de fazer uma NF-e com a finalidade 3-ajuste, com produtos com CFOP de devolução de venda, a Confaz rejeitará a autorização.
Uma NF-e de devolução deve conter a “finalidade 4-devolução de mercadoria”, enquanto uma NF-e de estorno requer a “finalidade 3-ajuste”.
Além da devolução, é preciso tomar cuidado para não confundir o estorno da nota fiscal com outros procedimentos, como:
- cancelamento: feito no prazo vigente do estado de emissão e sem motivo especial;
- inutilização: ocorre quando a ordem de numeração fiscal das NFe-s é interrompida por motivos técnicos ou fiscais;
- carta de correção eletrônica: regulariza erros na emissão de NF-e, a não ser se disser respeito ao valor do imposto, mudança de remetente ou destinatário e data de emissão da saída da mercadoria;
- complementar: acrescenta informações faltantes à NFe, como valor do ICMS, quantidade de produtos, entre outros.
Para que serve a nota de estorno?
A nota de estorno serve, sobretudo, para:
- impostos pagos em excesso: se a nota não for cancelada, a empresa deverá considerar nos impostos contabilizados naquele mês;
- inconsistência de mercadorias no estoque: quando uma nota fiscal é emitida, a Sefaz entende que a mercadoria já saiu do estabelecimento, o que pode gerar divergências nas declarações da empresa.
Ou seja, utilizar o documento garante o retorno do produto ao estoque da empresa e garantir a cobrança correta de impostos.
Quando não usar a nota de estorno?
Conforme descrevemos acima, os requisitos para estorno de nota fiscal são específicos. Diante disso, o contrário também se aplica na hora de não usar o documento, ou seja:
- se a nota tiver sido emitida em menos de 24 horas;
- se a mercadoria já tiver entrado em circulação.
Como emitir uma nota de estorno?
Não é tão difícil quanto parece. No entanto, é preciso se atentar a detalhes específicos a fim de garantir a eficácia da operação.
É preciso verificar a operação utilizada na NF-e fiscal original (de saída ou de entrada) e realizar a operação inversa na nota de ajuste (se a nota fiscal era de entrada, a nota de ajuste será de saída e vice-versa).
Geralmente, a emissão da nota de estorno envolve os seguintes passos:
- Emita uma nova NF-e;
- Selecione a Finalidade de emissão de NF-e (FinNFe) a opção 3 — NF-e de ajuste;
- No campo de Descrição da Natureza da Operação (natOp), selecione a opção 999 — Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal;
- No campo refNFe, faça a referência da chave de acesso da nota a ser estornada;
- Faça a inserção dos dados necessários e os valores da NF-e estornada;
- Coloque os códigos CFOP de forma inversa em relação aos que constam com a NF-e estornada. Se a NF-e for de remessa, utilize um CFOP de retorno equivalente; agora, se for uma nota de venda, faça o uso de um CFOP de compra equivalente.
- Informe o motivo do estorno no campo de Informações Adicionais de Interesse do FISCO, mais precisamente no campo infAdFisco.
Qual o CFOP de nota de estorno?
Tudo vai depender da operação que você realizar. Em caso de estorno de venda com CFOP que deve ser de compra, isto é, o inverso da operação realizada, seguem exemplos de CFOP a seguir:
- quem utiliza o CFOP 5102, para estorno deve usar o 1.102;
- em caso de CFOP 5.949, para o estorno deve ser utilizado o 1.949;
- quando é utilizado o CFOP 5.405, deve ser usado o 1.403 para o estorno;
- já quem utiliza o CFOP 6.120, use 2.120 para o estorno.
O que fazer quando o estorno de nota fiscal não for cancelado no prazo legal?
É importante destacar que não há uma legislação que trate diretamente sobre o tema de estorno da nota fiscal.
Isso quer dizer que as regras podem variar conforme cada estado, segundo listamos a seguir:
- Mato Grosso: o prazo de cancelamento é somente de duas horas a partir de autorização de uso da NF-e. Após isso, é preciso fazer o estorno, conforme previsto no artigo 17 da Portaria n.º 163/2007 do Sefaz;
- Mato Grosso do Sul: se o prazo de cancelamento é perdido, é necessário o requerimento de autorização do Superintendente de Administração Tributária para realizar o estorno, conforme o Decreto n.º 13.324/11;
- Minas Gerais: Segundo a Portaria SAIF n.º 11/13, é necessário cancelara nota fiscal entre 24 a 168 horas (entre um a sete dias) após a autorização de uso da NF-e;
- Pará: cancelamento em até 24 horas, de acordo com o Artigo 182-N do Decreto n.º 4.676/01, segundo normas do Art. 182-O.
- Rio Grande do Sul: o cancelamento pode ser feito em até sete dias, de acordo com a Instrução Normativa RE n.º 37/15.
Em geral, o prazo de cancelamento da nota fiscal é entre 24 a 168 horas (ou entre um a sete dias corridos) após a emissão da nota (lembrando que a legislação varia de acordo com o estado).
Como facilitar a emissão de nota de estorno com uma API?
Os processos manuais de emissão de notas podem ser bastante trabalhosos e custosos para uma empresa. Afinal, são horas de trabalho da equipe que poderiam estar sendo aproveitadas de maneira mais estratégica e focada no core business.
A boa notícia é que é possível emitir notas fiscais de estorno de maneira automatizada, simples e prática, por meio de uma API de documentos fiscais. Além dessa operação, uma boa API possibilita realizar diversos outros procedimentos, como emissão, consulta e cancelamento de notas.
A Focus NFe oferece uma API completa para a emissão e gestão de documentos fiscais. Com a nossa tecnologia REST e formato JSON, você, programador(a), pode integrar a API diretamente ao seu sistema, independente da linguagem de programação que a sua empresa utilize.
