A nota de estorno é um documento fiscal essencial para corrigir operações que não puderam ser canceladas dentro do prazo legal. Utilizada quando uma nota fiscal eletrônica é emitida com erro, ela permite desfazer os efeitos fiscais da operação original de forma regular e documentada.

Ao emitir esta nota, o contribuinte deve reproduzir as principais informações da nota anterior, vinculá-la corretamente ao documento original e indicar, de forma clara, o motivo do estorno, garantindo conformidade com a legislação tributária.

Confira sobre prazos e como fazer esse tipo de emissão a seguir.

O que é uma nota de estorno?

É um documento eletrônico utilizado para corrigir erros ou cancelar operações quando uma nota fiscal já foi emitida, o prazo da NFe para cancelamento de 24 horas já expirou e a mercadoria ainda não saiu para circulação.

Também conhecida como nota fiscal de ajuste, é uma forma segura de manter as operações fiscais de uma empresa transparentes e em conformidade com a lei. Entre suas utilidades estão:

  • A correção de erros de emissão e informações de uma nota fiscal;
  • Devolução de mercadorias, seja por desistência do comprador ou por defeitos apresentados;
  • Cancelamento de operações quando a transação de venda é desfeita por uma das partes ou em comum acordo.

Nota de estorno: o que é e como emitir? PASSO A PASSO

Qual a diferença entre estorno e devolução?

O estorno corrige uma operação fiscal indevida anulando seus efeitos, enquanto a devolução registra o retorno de uma mercadoria após uma venda efetivamente realizada.

O estorno ocorre quando é necessário cancelar uma operação que já foi registrada, geralmente em razão de erro na emissão da nota fiscal ou da impossibilidade de cancelamento dentro do prazo previsto pelo Fisco. Já a devolução, refere-se às situações em que o cliente devolve a mercadoria por arrependimento, defeito ou outro motivo de natureza comercial.

Assim, o estorno tem como finalidade reverter os efeitos fiscais e contábeis da nota fiscal original, enquanto a nota fiscal de devolução ajusta a operação mantendo o registro da venda, uma vez que houve a circulação da mercadoria até seu retorno ao estoque.

O que é CFOP da nota fiscal de estorno?

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) na nota fiscal de estorno deve representar a operação inversa àquela registrada na nota fiscal original, já que o estorno tem como finalidade desfazer os efeitos fiscais de uma operação que não pôde ser cancelada dentro do prazo legal.

Na prática, isso significa que o CFOP da nota de estorno será oposto ao CFOP originalmente utilizado. Se a operação inicial foi uma saída de mercadoria, como uma venda, o estorno deverá utilizar um CFOP de entrada correspondente, e o mesmo raciocínio se aplica no sentido inverso.

Por que fazer estorno de nota fiscal?

Para evitar o pagamento indevido de tributos e manter a gestão fiscal da empresa em dia.

Quando uma NFe é emitida, mas a venda ou a prestação do serviço não se concretiza e o cancelamento não ocorre dentro do prazo legal, a própria emissão da nota gera a cobrança de impostos, tornando necessário acionar o estorno para evitar encargos.

Além disso, o estorno é essencial para manter a consistência do controle de estoque e dos registros fiscais e contábeis. Para o Fisco, a emissão do documento fiscal indica que a mercadoria saiu da empresa, mas se isso não aconteceu, o estorno evita essas divergências e outras complicações.

Ao emitir este documento, é possível recuperar impostos cobrados indevidamente, alinhar estoque e contabilidade à realidade da operação e otimizar a gestão fiscal. Tudo isso reduz custos desnecessários e gera melhor aproveitamento dos recursos da empresa.

Quando é possível fazer o estorno da nota fiscal?

O estorno é uma solução usada para ajustar operações fiscais quando não há mais alternativas possíveis como a correção, cancelamento ou carta de correção eletrônica da NFe. Isso porque os documentos fiscais autorizados influenciam no cálculo dos tributos mensais e manter ativas notas incorretas, pode gerar cobranças indevidas e inconsistências contábeis e de estoque.

Por isso, para que o estorno seja permitido, é preciso que a mercadoria ainda não tenha saído para circulação e sua nota fiscal apresente o status de “uso autorizado” pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Além disso, o prazo legal para o cancelamento, já tenha expirado.

É importante lembrar que as regras para o estorno podem variar de acordo com a legislação estadual, então verifique as normas vigentes no seu estado antes de realizar o procedimento.

Qual o prazo para estorno de nota fiscal?

O prazo para o estorno da nota fiscal eletrônica geralmente é de 24 horas, mas cada estado possui regras próprias sobre esta operação, com algumas UFs chegando a estender até 168 horas. Logo, não existe um prazo nacional específico.

Quando utilizar o estorno de nota fiscal?

Quando a NFe já foi autorizada e não é mais possível realizar correções pelos meios legais, tornando o estorno a alternativa viável para regularizar a situação fiscal. Esse procedimento é necessário, sobretudo, quando a nota fiscal foi emitida erroneamente, quando a operação não é realizada ou há emissão duplicada e o prazo legal para cancelamento já expirou.

Por exemplo, quando uma empresa emite uma nota de venda, mas o cliente desiste da compra antes da entrega, o produto não sai do estoque e o prazo legal para cancelamento já expirou. Nesse cenário, como a NFe permanece autorizada e os impostos foram gerados, a empresa deve realizar o estorno para corrigir a operação, reaver os tributos já aplicados e manter o estoque e a contabilidade alinhados à realidade.

Portanto, o estorno é necessário sempre que a nota autorizada gera a cobrança incorreta de impostos, inconformidades fiscais e no controle de estoque, desde que a mercadoria não tenha circulado ou o serviço não tenha sido prestado.

Quando não emitir uma nota fiscal de estorno?

O estorno não deve ser utilizado quando o prazo legal para o cancelamento da nota ainda não foi ultrapassado ou se o produto já estiver em circulação. Também quando há mecanismos fiscais mais apropriados para contornar a situação como o cancelamento dentro do prazo, devolução, nota fiscal complementar ou carta de correção.

Cada um possui uma função específica de acordo com o tipo do erro e necessidades de correção. Vejamos um a um a seguir.

Cancelamento

Quando uma nota foi emitida e o prazo previsto por lei ainda não foi ultrapassado, indica-se o uso do cancelamento. Este é o procedimento correto para tratar a nota original desde que a mercadoria ainda se encontre no estabelecimento de origem.

Devolução

Se a mercadoria já circulou, ou seja, saiu do estabelecimento em direção ao comprador e houve desistência da compra, o ideal é emitir uma nota fiscal de devolução para documentar o retorno físico do produto ao estoque da empresa e anular os efeitos fiscais da operação.

Nota fiscal complementar

Quando o emissor quer corrigir dados incorretos ou inserir novas informações na nota fiscal, esta é a opção correta. Com a nota complementar, você pode ajustar descrições de itens, quantidade de produtos, entre outras questões.

Carta de correção eletrônica

A CCe ou Carta de Correção eletrônica é usada para a correção de erros mais específicos nos campos permitidos da NFe. Como o ajuste do Código Fiscal de Operações Prestações (CFOP) ou a descrição, desde que os valores, base de cálculo de tributos, datas, remetente ou destinatário permaneçam iguais.

Quais as regras para emitir notas fiscais de estorno?

Como já mencionado, não tem uma legislação federal com regras padrão do uso da nota de estorno. Mas cada estado possui autonomia sobre como proceder com esse tipo de emissão, alguns exemplos são:

  • Rio Grande do Sul (RS): o prazo para cancelamento da NFe é de até 7 dias, conforme a Instrução Normativa RE nº 37/15;
  • Minas Gerais (MG): o cancelamento pode ocorrer entre 24 e 168 horas após a autorização de uso da nota fiscal, segundo a Portaria SAIF nº 11/13;
  • Pará (PA): o prazo para cancelamento é de até 24 horas de acordo com o Decreto nº 4.676/01;
  • Mato Grosso (MT): o prazo para cancelamento é de apenas 2 horas após a autorização da NFe. Após esse período, é necessário realizar o estorno, conforme a Portaria nº 163/2007 do SEFAZ;
  • Mato Grosso do Sul (MS): após o vencimento do prazo de cancelamento, o procedimento só pode ser feito mediante autorização do Superintendente de Administração Tributária conforme o Decreto nº 13.324/11.

Portanto, consulte as regras da legislação estadual da sede da empresa emissora, antes da emissão para manter a conformidade fiscal.

Quais são os requisitos para emitir a nota de estorno?

Como não existe uma legislação federal única sobre o tema, os requisitos podem variar conforme o estado, mas há critérios gerais que costumam ser exigidos para que o estorno seja aceito pelos órgãos fiscais como:

  • A NFe original deve estar com status “uso autorizado” no sistema da Secretaria da Fazenda;
  • O prazo legal para cancelamento da nota deve ter expirado seguindo o prazo definido pela legislação estadual;
  • A mercadoria não pode ter circulado ou o serviço não pode ter sido prestado;
  • A nota de estorno deve fazer referência à chave de acesso da nota original;
  • Os dados e valores da nota de estorno devem corresponder aos da nota estornada;
  • Quando aplicável, deve ser utilizado o CFOP inverso ao da operação original;
  • É necessário informar nos dados adicionais a justificativa do estorno de forma clara e objetiva;
  • As regras pertinentes à legislação estadual onde a empresa está estabelecida devem ser respeitadas.

Se atentando a esses requisitos, você garante a validade fiscal do estorno e evita questionamentos por parte do Fisco sobre a operação.

Como emitir nota fiscal de estorno?

Não é tão difícil quanto parece. No entanto, é preciso se atentar a detalhes específicos a fim de garantir a eficácia da operação como verificar a operação utilizada na NFe original (de saída ou de entrada) e realizar a operação inversa na nota de ajuste (se a nota fiscal era de entrada, a nota de ajuste será de saída e vice-versa).

Geralmente, a emissão da nota de estorno funciona assim:

  1. Emita uma nova NFe;
  2. Selecione a “Finalidade de emissão de NFe (FinNFe)” a opção 3 — NF-e de ajuste;
  3. No campo de “Descrição da Natureza da Operação (natOp)”, selecione a opção 999 — Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal;
  4. No campo refNFe, referencie a chave de acesso da nota a ser estornada;
  5. Informe os dados necessários e os valores da NFe estornada;
  6. Coloque os códigos CFOP de forma inversa em relação aos que constam com a nota fiscal estornada. Ex: para remessa use CFOP de retorno equivalente;
  7. Descreva claramente o motivo do estorno no campo de “Informações Adicionais de Interesse do Fisco (infAdFisco)”;
  8. Confira todos os dados e transmita a NFe à SEFAZ.

Vale destacar que a emissão da nota de estorno não cancela a NFe original, mas serve para ajustar suas competências fiscais. Além disso, alguns sistemas emissores (quando corretamente configurados) oferecem funcionalidades específicas de “estorno”, automatizando parte desse processo.

Nota fiscal de estorno gera crédito ou débito tributário?

Quando o valor do imposto destacado na nota original é devolvido ao contribuinte, isso pode gerar crédito tributário ou até mesmo anular um débito existente, dependendo da natureza da operação e do código aplicado na transação. Por isso, é essencial que na nota de estorno seja usado um CFOP que indique a operação inversa a da nota fiscal original para neutralizar os efeitos fiscais.

Por exemplo, se a nota fiscal original foi emitida com um CFOP de remessa, a nota de estorno deve utilizar o CFOP de retorno correspondente, refletindo a operação inversa.

Preencher corretamente os códigos de fiscais de operações otimiza a apuração dos créditos e débitos tributários, reduzindo problemas internos e dificuldades com a escrituração contábil.

Como evitar erros que levam à necessidade de estorno?

Primeiramente é necessário ter atenção aos detalhes e processos da emissão. Em geral, os estornos acontecem por erros que poderiam ser evitados como o preenchimento incorreto de dados, aplicação do CFOP ou a perda dos prazos legais para o cancelamento.

Por isso, algumas dicas para evitar esses erros são:

  • Confira cuidadosamente todas as informações da NFe antes da emissão, como dados do emitente, destinatário, valores e descrição da operação;
  • Valide o CFOP, a natureza da operação e a tributação devida conforme a transação realizada;
  • Mantenha atualizados os cadastros de clientes, fornecedores, produtos e serviços;
  • Utilize sistemas de gestão ou emissores com validações automáticas e regras fiscais atualizadas;
  • Treine a equipe responsável pela emissão para reconhecer erros comuns e quais são os procedimentos corretos;
  • Atualize-se constantemente sobre os prazos legais de cancelamento para evitar que o estorno seja a única alternativa;
  • Conte com o apoio de um contador para revisar as operações mais complexas.

Quando o prazo legal para cancelamento da nota fiscal já venceu, o estorno passa a ser o caminho mais adequado para regularizar a situação fiscal. Como a nota original não pode mais ser anulada, é necessário cancelar ou compensar seus efeitos fiscais por meio da emissão de uma nota fiscal de ajuste, respeitando as regras vigentes e o uso correto do CFOP inverso ao da operação inicial.

Para isso, faça o seguinte:

  1. Acesse o sistema emissor de NFe utilizado pela empresa ou pelo contador;
  2. Emita uma nova nota fiscal selecionando a finalidade de emissão “NFe de ajuste”;
  3. Faça referência a nota original, informando corretamente a chave de acesso da nota que será estornada;
  4. Utilize um CFOP compatível com a operação inversa, para garantir que os efeitos fiscais da nota original sejam neutralizados;
  5. Preencha os valores e dados conforme a nota anterior, respeitando a natureza do ajuste;
  6. Justifique o estorno no campo de informações adicionais, explicando o motivo da correção para fins de fiscalização.

Esse procedimento exige atenção aos detalhes, pois erros no preenchimento ou no enquadramento fiscal podem gerar multa e autuações. Por isso, revise cada etapa antes da transmissão para garantir a regularização da operação.

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Perguntas frequentes sobre nota de estorno

Quem é o destinatário na nota de estorno?

Na nota de estorno, o destinatário deve ser o mesmo informado na nota fiscal original, pois o objetivo do documento é desfazer os efeitos fiscais daquela operação específica.

Qual é o CFOP da nota fiscal de estorno?

Depende. O CFOP da nota de estorno deve sempre refletir a operação inversa à da nota original. Assim, uma venda com CFOP de saída deve ser estornada com um CFOP de entrada equivalente, como por exemplo uma venda com código 5.102 deve ter como retorno/compra o código 1.102.

A nota de estorno deve referenciar a nota original?

Sim. Para que não aconteça a incisão incorreta de tributos, é preciso que a nota de estorno faça referência a nota original colocando a chave de acesso da NFe.

Nota de estorno é a mesma que a nota de devolução?

Não. Apesar de operarem como ajuste de efeitos fiscais, a nota de estorno serve para anular ou neutraliza uma operação com nota emitida de forma errada, enquanto a de devolução é utilizada quando a mercadoria retorna fisicamente ao estabelecimento.