Nota de Serviço tem XML?
Sim. A versão digital da Nota Fiscal de Serviço é em formato XML, pois segue o padrão brasileiro de escrituração fiscal. O cliente geralmente recebe a nota neste formato e o documento pode ser convertido em PDF.
O que é arquivo XML?
Sigla para Extensible Markup Language, ou marcação extensível em tradução livre, o XML é uma linguagem de marcação que tem a função de estruturar e armazenar de forma legível documentos como as notas fiscais.
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento armazenado e emitido eletronicamente, que substitui a nota fiscal em papel.
Um arquivo XML serve para comprovar as informações sobre uma mercadoria vendida ou serviço contratado e é válido para todo o território nacional.
Para que serve o XML da nota fiscal?
Basicamente, para armazenar as notas fiscais online, mas não é só isso. O XML também serve para validar os documentos fiscais por meio de uma assinatura digital.
Ou seja, o arquivo XML tem o poder de facilitar a emissão, a transferência e a abertura destes documentos. Também é possível enviar a nota fiscal ao cliente, por e-mail ou em áreas específicas do site da empresa responsável pela venda.
Quais informações devem constar no arquivo XML da nota fiscal?
O arquivo XML da nota fiscal deve conter informações referentes à transação efetuada, como as seguintes:
- Informações referentes à NF-e: série, número, data de emissão e data de saída;
- Dados do emitente, ou seja, quem vende a mercadoria: razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual, entre outros;
- Dados da pessoa destinatária, que compra a mercadoria: razão social, endereço, inscrições tributárias, etc.;
- Dados sobre a mercadoria: descrição, quantidade, preço;
- Dados fiscais: base de cálculo do ICMS, informações sobre PIS e Cofins, valor do seguro, custo de frete, substituição tributária;
- Dados do transporte: empresa que prestou o serviço, volume, peso, placa do veículo, e assim por diante;
- Informações complementares a critério da pessoa contribuinte.
Quais são as vantagens de usar esse tipo de arquivo?
Usar notas de serviço que tenham XML têm como principais benefícios a portabilidade e a versatilidade.
Um banco de dados pode, por meio de uma aplicação, escrever em um arquivo XML, enquanto um outro banco pode ler tais dados sem a necessidade de plataformas específicas e o padrão de XML pode ser facilmente atualizado.
Para empreendedores, o XML tem a vantagem de integrar informações, diminuir custos com papeladas desnecessárias e agilizar processos. Com plataformas de armazenamento, é possível organizar documentos fiscais mais facilmente e emitir relatórios a qualquer momento.
Os contadores das empresas conseguem acessar as informações da nota fiscal rapidamente para evitar retrabalhos e pagar juros, impostos e multas não necessários.
Como gerar XML de nota fiscal de serviço?
Basicamente, há três etapas para gerar notas fiscais de serviço com arquivo XML:
- É preciso que a empresa emissora gere o arquivo de NF-e com as informações fiscais da operação, assinando-o eletronicamente por um certificado digital;
- O arquivo XML é transmitido ao órgão fazendário competente, que faz uma pré-validação do arquivo e, logo após, devolve uma Autorização de Uso;
- Com a Autorização de Uso, a empresa termina a transação e imprime o Danfe.
Para a emissão de NF-e no formato XML, é preciso de um software específico para isso, oferecido pela Sefaz ou pela prefeitura (caso seja uma nota fiscal de serviço).
A nota com arquivo XML também pode ser emitida por um emissor integrado, como softwares de gestão e plataformas de contabilidade online.
Os emissores gratuitos são considerados pouco eficientes. Os sistemas integrados, por sua vez, são mais práticos e automatizam processos de emissão a armazenamento pelo prazo legal obrigatório.
Como baixar o arquivo XML da nota fiscal?
Você deve acessar a página da NF-e na internet, inserir a chave do Danfe (Documento Fiscal Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) e marcar o campo “sou humano” para abrir o documento.
O acesso à NF-e é garantido, mas com limitações. Se quiser baixar o arquivo XML ou visualizar o documento completo, é preciso ter um certificado digital válido.
O download pode ser feito manualmente ou de forma automatizada, por um sistema contábil que gerencie todas as suas notas fiscais.
Como abrir o arquivo XML da nota fiscal?
Cumpra os seguintes passos:
- Baixe um sistema que abra o arquivo;
- Instale em seu computador;
- Baixe o arquivo XML;
- Clique com o botão direito do mouse sobre o documento;
- Selecione “Abrir com”;
- Escolha “abrir o arquivo com o Visualizador de Nota Fiscal Eletrônica.
Os seguintes programas abrem arquivos XML:
- Linux GTK (Ubuntu) x86_64;
- Windows 64 bits;
- Linux GTK (Ubuntu);
- Windows 32 bits;
Dicas para gerenciar seus arquivos XML
É de extrema importância gerenciar os arquivos XML de suas notas fiscais e evitar problemas com a Receita Federal em caso de fiscalização.
Por isso, citamos medidas essenciais e que você deve se atentar a seguir:
- Use seu próprio emissor de NF-e
Por mais que seja possível utilizar um emissor de notas fiscais do governo, ou, por parceria entre a Sefaz e o Sebrae, é muito vantajoso ter o seu próprio sistema de emissão de notas, como já destacamos.
Entre algumas das vantagens de sistemas de emissão de notas, estão a facilidade na emissão, integração entre a contabilidade e o financeiro, facilidade para enviar notas por e-mail aos clientes e aceleração das rotinas de modo geral.
É importante contar com soluções completas e que atendem a todos os módulos de nota fiscal, como a da Focus NF-e.
- Faça backup de seus documentos na nuvem
O XML da NF-e deve ser guardado em segurança. Não é recomendável deixar os arquivos no próprio computador, pois eles podem ser corrompidos facilmente e até mesmo perdidos graças a ataques cibernéticos.
Sugerimos um emissor em servidores externos e confiáveis, imunes a falhas.
- Invista em sistemas que facilitam a consulta dos arquivos XML
Um bom sistema de emissão de notas fiscais deve permitir consultas rápidas às notas emitidas.
Isso é essencial para o controle financeiro e fiscal e ajuda a evitar as “notas frias” que tem a função de consulta a notas emitidas contra seu CNPJ.
- Tenha cópias de suas notas já emitidas
Sem um software emissor de notas que conta com automação, será preciso acessar o portal nacional da NF-e individualmente, digitar a chave relativa ao produto manualmente e guardar uma cópia eletrônica da nota fiscal.
Com muitas notas fiscais para lidar, imagina ter que fazer o mesmo processo repetidas vezes?
Por isso, sistemas de gestão que permitem a emissão de notas e o download automático de todas as notas emitidas contra o seu CNPJ (em lote e não individual), o que facilita a organização de documentos fiscais e em caso de fiscalização do Fisco.
Perguntas frequentes sobre nota de serviço tem XML
Elencamos algumas perguntas sobre nota de serviço que tem XML.
Como abrir um arquivo XML?
É necessário um programa compatível com a extensão “xml”. Isso pode ser feito por programas específicos e em editores como o bloco de notas.
Para que serve um leitor de XML?
Trata-se de um programa usado para abrir arquivos em XML. Como já citado, o bloco de notas pode ajudar nisso, mas plataformas usadas na gestão contábil podem ler, armazenar e converter arquivos em ambiente seguro.
Como enviar o XML da nota fiscal?
O XML deve ser armazenado pela empresa emitente e enviada ao destinatário em formato digital, por e-mail (automatizada ou manual).
O envio manual é prático — uma vez que o arquivo XML for liberado, é só enviá-lo em anexo para o e-mail da pessoa destinatária, assim como a versão PDF. Se possuir um software de emissão de notas fiscais, esse envio é feito automaticamente.
Onde fica o XML da nota fiscal?
Você pode consultar o XML da nota fiscal no portal da NF-e na internet, com a Danfe em mãos. Não é um procedimento prático, por isso, softwares com funções de automação são úteis para download e armazenamento de notas fiscais emitidas, inclusive em lotes.
Quais notas possuem XML?
Toda Nota Fiscal Eletrônica emitida deve ter o XML, pois nada mais é que o arquivo digital oficial do documento. Isso serve para o emitente e para o destinatário do documento.
Como ver o XML da nota fiscal?
Há dois modos principais de consulta de XML de nota fiscal: manualmente pelo site da Sefaz ou automaticamente por softwares específicos.
Como converter PDF para arquivo XML da nota fiscal?
A conversão pode ser feita tanto por ferramentas gratuitas presentes na web, como pelo portal da NF-e, inserir a chave de acesso e baixar o documento em PDF, contanto que com certificado digital.
Quais são as diferenças entre XML, NF-e e DANFE?
Rapidamente, citamos as diferenças de cada formato:
NF-e: a nota fiscal eletrônica é um documento com a função de comprovar as operações de venda de produtos e serviços;
DANFE: é a representação gráfica da NF-e, ou seja, impressa e que deve acompanhar a NF-e durante todo a rota da carga;
XML: formato padrão de notas fiscais eletrônicas, considerada a nota fiscal de fato.
Todos são representações são as representações distintas de uma mesma nota fiscal, mas com funções diferentes.
Salientamos que quando for necessário apresentar a nota fiscal eletrônica para fins de fiscalização ou troca de produtos, deve ser enviado o arquivo XML e não a versão impressa ou PDF.
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