Uma boa gestão de notas fiscais reduz problemas e otimiza de forma geral a administração de um negócio. Para isso, existem algumas boas práticas que auxiliam empreendedores, contadores e desenvolvedores nessa jornada.
As notas fiscais têm grande importância não somente para o setor financeiro de uma empresa. Elas são um comprovante de transações comerciais que além de manter a transparência das operações diante de órgãos fiscais, ajudam a identificar a entrada e saída de produtos, organizar a logística e ter controle da movimentação financeira.
Por isso, manter boas práticas para a gestão garante uma otimização de processos e aumenta a eficiência desses setores, trazendo benefícios internos à empresa e junto à receita.
Hoje vamos trazer algumas dessas boas práticas para que você evite erros e tenha uma gestão eficiente.
Vamos lá?
Utilizar uma API de boa performance
Um grande aliado para a gestão de notas fiscais é contar com uma API de boa performance na emissão. Com uma API adequada, a empresa é capaz de emitir notas como NFe, NFSe e NFCe de forma automatizada, mantendo a eficiência e gerando economia de tempo.
Usar uma API para emissão de notas evita problemas de preenchimento incorreto e de lentidão de envio dos documentos para o Fisco.
Armazenamento de maneira correta
O arquivamento de notas fiscais faz parte de uma boa prática de gestão. Isso porque é obrigatório armazenar as notas por um período mínimo de 5 anos. Dessa forma, a empresa que não faz o armazenamento adequado corre o risco de sofrer multas ou outras penalidades.
Logo, para armazenar de forma correta uma NFe, você deve guardar o arquivo XML assinado digitalmente junto com a autorização de uso. Fazendo a guarda desses documentos com o mesmo formato que foram transmitidos e autorizados, a empresa assegura sua gestão fiscal.
Lembrando que guardar somente a DANFE digital não é suficiente e caso a empresa venha a perder os arquivos da nota, pode pagar multas por cada XML perdido.
Não confundir Danfe e NFe
Um erro comum na gestão de notas é confundir a DANFE com NFe. Entretanto é importante observar que estes são dois documentos diferentes .
A DANFE ou documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, é uma espécie de resumo que permite fazer o acompanhamento de mercadorias enviadas e auxiliar operações documentadas por NFe.
Mesmo sendo um documento obrigatório no transporte de produtos, a Danfe não tem valor fiscal e não substitui a Nota fiscal eletrônica.
Fazer backup
Sendo externo ou virtual, o backup é um recurso essencial. Tendo em vista que com ele você tem a segurança de que uma cópia das suas notas estão guardadas e, em caso de perda ou danos em seus sistema, pode recorrer a esse arquivo reserva.
Documentos importantes armazenados em um backup garantem uma boa prática de segurança e gestão.
Automatizar a recepção do XML da NFe
Obter de forma automatizada todos os arquivos XMLs das notas fiscais eletrônicas emitidas contra o CNPJ da sua empresa traz grandes benefícios ao setor fiscal e de contabilidade.
Uma vez que esses arquivos dão acesso a relatórios dos andamentos fiscais, a automatização traz maior segurança fiscal e ajuda a evitar fraudes.
Por isso, automatizar é outra boa prática de gestão de notas fiscais, já que a empresa se mantém regular perante ao Fisco e conta com a validação obrigatória junto à Sefaz.
Concluindo, ter boas práticas para Gestão de Notas Fiscais gera benefícios para a empresa, garantindo a segurança fiscal e eficiência.
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