A chave de acesso da nota fiscal é uma composição de 44 números que além de servir como identificação, dá acesso a todas as informações deste documento. Sua inserção é obrigatória em qualquer NFe, de forma que também é possível encontrá-la no arquivo XML e no Danfe relacionado à nota.
Além de proporcionar maior segurança, a chave de acesso traz mais organização e controle dos documentos fiscais. E mesmo que seu uso seja comum em toda emissão fiscal, ainda surgem dúvidas quanto à formação da chave e seu uso.
Portanto, no artigo de hoje vamos te contar mais sobre a chave de acesso e sua função, assim como o que é preciso ser feito para acessá-la e utilizá-la na hora de consultar uma nota fiscal.
Boa leitura!
O que é chave de acesso da nota fiscal?
A chave de acesso, como já mencionamos, é um conjunto de 44 dígitos que servem como uma espécie de RG de uma nota fiscal.
Criada para otimizar o registro das notas fiscais, proporciona maior segurança em operações comerciais. Isso porque cada numeração é única e possibilita a consulta individual para validação direta no portal da NFe.
Por ser considerada uma assinatura da nota, assegura a individualidade de cada documento, aumentando a confiabilidade das notas.
O que significam os 44 números da chave de acesso?
Cada um dos números está atrelado a uma informação presente na nota fiscal. Logo, cada parte dessa sequência tem um dado diferente apresentados da seguinte maneira:
- cUF: é o código do estado onde está situada a empresa que emitiu a nota fiscal eletrônica e é representado por 2 dígitos da sequência;
- AAMM: definido pelo ano e mês de emissão da NFe e aparece em 4 dígitos na chave de acesso;
- CNPJ: o número do CNPJ da empresa responsável pela emissão da nota e é representado por 14 dígitos;
- mod: número que identifica o modelo da NFe utilizado e é caracterizado por 2 dígitos;
- série: representa a série da nota fiscal e forma 3 dígitos na sequência;
- nNF: número da nota fiscal representado por 9 dígitos;
- tpEmis: o tipo de emissão do documento. Representado por 1 dígito na sequência numérica, possui as seguintes variações: 1 – emissão normal, 2 – contingência off, 3 – contingência scan, 4 – EPEC, 5 – FS-DA e 6 – contingência SVC;
- cNF: um código numérico de 8 dígitos que deve ser gerado aleatoriamente pelo sistema do emissor;
- cDV: é o dígito verificador e contém apenas 1 dígito.
Como é possível perceber, os primeiros dois dígitos se referem ao estado em que a NFe foi emitida. Assim, é preciso se atentar ao número correspondente de cada UF. Vejamos a seguir:
- 11 – Rondônia (RO);
- 12 – Acre (AC);
- 13 – Amazonas (AM);
- 14 – Roraima (RR);
- 15 – Pará (PA);
- 16 – Amapá (AP);
- 17 – Tocantins (TO);
- 21 – Maranhão (MA);
- 22 – Piauí (PI);
- 23 – Ceará (CE);
- 24 – Rio Grande do Norte (RN);
- 25 – Paraíba (PB);
- 26 – Pernambuco (PE);
- 27 – Alagoas (AL);
- 28 – Sergipe (SE);
- 29 – Bahia (BA);
- 31 – Minas Gerais (MG);
- 32 – Espírito Santo (ES);
- 33 – Rio de Janeiro (RJ);
- 35 – São Paulo (SP);
- 41 – Paraná (PR);
- 42 – Santa Catarina (SC);
- 43 – Rio Grande do Sul (RS);
- 50 – Mato Grosso do Sul (MS);
- 51 – Mato Grosso (MT);
- 52 – Goiás (GO);
- 53 – Distrito Federal (DF).
Para que serve a chave de acesso da nota fiscal?
Essa é a forma de identificar as notas fiscais, uma vez que não haverão dois documentos com a mesma chave de acesso. Outra questão, é que também serve para acessar o XML da nota fiscal, ou seja, ao arquivo digital relacionado à nota.
Lembrando que o XML, pode ser exportado como arquivo PDF e guardado para futuras consultas e como arquivo.
Assim, a chave de acesso é essencial para manter a contabilidade em dia e uma gestão financeira otimizada.
Onde fica a chave de acesso da nota fiscal?
Essa composição de números é localizada na parte superior da versão para impressão da Nota Fiscal, normalmente na região abaixo do código de barras.
Como consultar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica?
Quando a versão PDF da NFe não estiver disponível, é possível acessar a sequência numérica de algumas formas:
1. Consulta diretamente no portal Sefaz
Primeiramente, para realizar a consulta, é preciso ter um certificado digital ativo.
Depois, diretamente no Portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) você encontra um campo específico para a consulta da chave de acesso da nota.
No entanto, cabe ressaltar que nem todos os estados dão essa opção, de forma que a consulta é feita de forma individual. Isso pode se tornar um processo mais difícil se a quantidade de notas a serem consultadas for grande.
2. Via arquivo SPED Fiscal
Outra forma de consulta é diretamente pelo arquivo SPED. Entretanto, está disponível apenas para empresas que já aderiram ao módulo. Ele dá acesso a todas as chaves e você pode baixar o XML da nota para ter acesso a versão impressa.
3. Solicite ao emissor
Também é uma opção consultar a chave de acesso pelo DANFe. Para isso, é preciso fazer a solicitação do código ao emissor.
No caso de empresas que emitem diariamente notas fiscais, uma saída é enviar a chave de acesso aos clientes em cada operação. Isso otimiza o trabalho e demonstra maior cuidado aos clientes.
4. Sistema para Documentos Fiscais e Eletrônicos
A utilização de meios automatizados de emissão cada vez mais tem se tornado uma realidade. É perceptível o quanto os processos se tornam mais otimizados e tecnológicos.
Para a gestão de uma empresa, não é diferente. Ter acesso a um sistema de gestão de documentos fiscais eletrônicos aumenta a agilidade das rotinas diárias, possibilitando a consulta de uma NFe e sua chave de acesso de forma prática.
Como consultar nota fiscal pela chave de acesso?
Para consultar uma nota fiscal pela chave de acesso, faça os seguintes passos:
- Acesse o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a nota fiscal foi emitida. Geralmente, cada estado possui um site específico para essa finalidade;
- Vá até a opção de “Consulta de NF-e” ou “Consulta de Documento Fiscal” no site da Sefaz. Essa opção geralmente está na área destinada aos contribuintes, empresas ou serviços online;
- Na página de consulta, você geralmente encontrará um campo para inserir a chave de acesso da nota fiscal eletrônica;
- Digite a chave de acesso no campo fornecido e certifique-se de inserir todos os dígitos corretamente, sem espaços ou caracteres adicionais;
- Após inserir a chave de acesso, clique em “Consultar”;
- Aguarde alguns segundos enquanto o sistema faz a busca das informações;
- Após a consulta, o sistema exibirá os detalhes da nota fiscal, como data de emissão, valor, produtos ou serviços relacionados e outras informações pertinentes.
Caso encontre dificuldades durante o processo, verifique as instruções do site da Secretaria da Fazenda do estado correspondente ou entre em contato com o suporte técnico.
Como imprimir nota fiscal com chave de acesso?
Para imprimir notas fiscais com chave de acesso é preciso ter o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica). Por meio dele você consegue emitir a nota fiscal novamente utilizando a chave de acesso do arquivo XML.
Geralmente, esse arquivo é enviado no email logo após a transação comercial. Assim, basta abrí-lo e enviá-lo para impressão apertando “CTRL+P” ou no botão Imprimir DANFe.
Como baixar nota fiscal em pdf com chave de acesso?
Através do Portal Nacional da Fazenda, você pode baixar uma Nota Fiscal de forma gratuita. Mas, desde julho de 2020, é preciso ter um certificado digital para realizar essa ação. Assim, com o certificado em mãos, siga o passo a passo a seguir:
- Primeiro vá no seu navegador, e no site oficial, clique em “Serviços” e selecione “Consultar NF-e”;
- Em seguida digite a sequência de 44 números que fica no canto superior direito do DANFe no campo “Chave de Acesso da NFe”, e clique em “Continuar”;
- Para baixar a nota fiscal, vá na região acima das informações da NFe e clique no botão “Download do documento” e depois no “Ok” que parece no pop-up que vai abrir pedindo para confirmar o uso do certificado digital;
A chave de acesso é essencial para a segurança e o acesso de informações de uma nota fiscal. Além de identificador, permite o acesso ao arquivo XML onde todas as informações de uma NFe foram registradas em uma operação comercial.
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