Como fazer o download da NFe?
Geralmente o download da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) pode ser feito de forma manual via portal da SEFAZ do estado de origem utilizando um certificado digital, ou via Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica com a chave de acesso da nota fiscal.
Entenda como fazer o processo em cada um deles nos tópicos abaixo.
Download pelo portal da SEFAZ
Primeiro acesse o portal da SEFAZ do estado emissor da Nota eletrônica e com o certificado digital ativo, acesse o sistema. Depois, informe a chave de acesso da NF com 44 dígitos e baixe o XML da nota fiscal.
Download pelo Portal Nacional da NFe
Acesse o Portal Nacional e busque a NFe no campo chave de acesso. Ao visualizar o documento, clique na opção download e assim que o certificado digital for validado, você terá acesso ao arquivo da nota fiscal.
Como é perceptível, as formas mencionadas podem tornar o processo mais complicado e ainda travar a gestão a depender da quantidade de documentos que se deseja baixar. É aí que entra uma API de download de XML da NFe, de forma automatizada, essa integração torna o andamento mais eficiente e prático.
O que é uma API de download de XML da NFe?
É uma interface de programação que permite a integração de sistemas com a SEFAZ para baixar os arquivos XML das notas fiscais de forma automática. Assim, em vez de você ter que acessar manualmente o portal, basta programar seu sistema para buscar e armazenar os documentos emitidos pela sua empresa prontamente.
Para que serve a API de download de XML da NFe?
Entre diversas funções importantes, este tipo de API automatiza o processo de download das notas fiscais, reduzindo e até eliminando a necessidade de intervenções manuais. Dessa forma, além de diminuir as chances de erros, otimiza o tempo do time financeiro e contábil.
Outra funcionalidade importante é a centralização de documentos fiscais em um único sistema, um dos fatores determinantes para uma boa gestão contábil. Com isso, as empresas conseguem organizar e guardar de forma segura suas notas fiscais, evitando extravios e garantindo a conformidade legal.
Além disso, APIs de download de XML da Nota Fiscal eletrônica também proporcionam a integração com outras ferramentas, como sistemas ERPs e softwares contábeis. Isso torna mais fácil manter a gestão fiscal e contábil em dia.
Quais as vantagens de automatizar o download de XMLs?
Adotar uma API de download de XML reduz as chances de erros manuais, como digitação incorreta ou falhas ao processar o download, garantindo maior precisão e confiabilidade. Além disso, a automação aumenta a eficiência operacional, pois baixa os documentos em segundos, liberando tempo para atividades mais estratégicas.
Outro benefício é a centralização de dados, que permite armazenar todos os documentos fiscais em um único local, facilitando o acesso e a gestão.
Vejamos mais detalhadamente essas vantagens a seguir.
Redução de erros manuais
Tanto a emissão quanto a busca de documentos fiscais estão sujeitas a falhas como digitação incorreta, falta de download do XML e a perda dos documentos. A automação reduz esses riscos, garantindo que todos os arquivos sejam recebidos, armazenados e organizados de forma correta.
Aumento da eficiência
Baixar XMLs manualmente pode ser um processo demorado e repetitivo dependendo da quantidade de documentos. Quando o processo é automatizado, o download é feito em segundos, deixando seu time disponível para se dedicar a outras atividades mais importantes para o negócio.
Centralização de dados
Essa é uma das maiores vantagens da automação, já que todos os documentos fiscais ficam localizados em um único local. A centralização dos dados facilita o acesso, a organização e a gestão dos arquivos, garantindo que todas as notas estejam disponíveis para auditorias ou consultas sempre que necessário.
Conformidade legal
A legislação tributária brasileira é complexa e tem várias exigências. Uma delas é o tempo de guarda dos XMLs das NFes que é de 5 anos. Nesse cenário, a automação contribui para que todos os arquivos sejam corretamente armazenados, evitando problemas com o fisco.
Integração com outras ferramentas
A automação de downloads de XMLs viabiliza a integração com sistemas de gestão fiscal, contábeis ou ERPs, criando um fluxo de trabalho unificado, mais ágil e eficiente.
Uma vez que os dados fiscais são sincronizados automaticamente entre áreas distintas da empresa, há menor necessidade de intervenções manuais otimizando processos internos.
Atualizações automáticas
Com a automação, pode buscar e baixar automaticamente novos XMLs a cada vez que uma nota fiscal é emitida contra o seu CNPJ. Dessa forma, nenhum documento é perdido ou esquecido, mantendo as suas obrigações fiscais em dia.
Redução de custos
Processos mais automatizados contribuem para redução de custos operacionais, diminuindo a necessidade de retrabalhos e horas extras da equipe. Isso porque as atividades feitas de modo manual levam mais tempo e demandam mais da mão de obra.
Foco no core business
Quando se automatiza tarefas repetitivas e complexas, como o download e a organização de XMLs, seu time pode focar mais em atividades que realmente agregam valor ao seu negócio. Dedicando-se a estratégias de crescimento, inovação e melhoria contínua.
Quais os requisitos para utilizar uma API de download de XML da NFe?
Existem alguns requisitos para utilizar uma API de download que variam entre a obrigatoriedade de alguns documentos e acesso a ambientes apropriados para o desenvolvimento. Assim, os requisitos são:
- Certificado digital: o e-CNPJ é obrigatório para realizar a autenticação junto a SEFAZ;
- Ambiente de programação: ter um ambiente para fazer a integração entre sistema da empresa e a API é essencial;
- Conhecimento Técnico: a integração exige conhecimentos específicos de programação e APIs;
- Credenciais de acesso: a empresa precisa de credenciais fornecidas pelo desenvolvedor da API.
Como funciona a API de download de XML de NFe da Focus?
A Focus NFe oferece uma API robusta e completa, que atende a emissão e gestão dos principais documentos fiscais, como NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e, entre outros.
A funcionalidade de download de XML é potencializada pelo nosso produto Indexação de Documentos, que não só facilita o download dos XMLs, mas também permite a geração de relatórios organizados e estratégicos.
Com a nossa ferramenta, você pode centralizar todas as notas fiscais emitidas ou recebidas pela API de Nota Fiscal eletrônica em um único lugar, garantindo auditoria e segurança fiscal de forma ágil e sem complicações.
Além disso, nossa API oferece uma busca avançada, permitindo que você localize documentos fiscais com filtros como CNPJ do cliente, valor da nota, chave de acesso, número, período, status e tipo de documento. O que torna possível exportar relatórios personalizados em formatos como XLS ou CSV diretamente da interface, simplificando a análise de dados e a tomada de decisão.
Se você busca uma solução completa para simplificar a gestão fiscal da sua empresa, a API da Focus NFe é a escolha ideal. Com funcionalidades avançadas, você ganha eficiência, segurança e controle sobre suas obrigações fiscais. Experimente gratuitamente e transforme a maneira como você gerencia suas notas fiscais!
