É um documento emitido e armazenado eletronicamente, somente digital, cuja função é vincular documentos fiscais transportados em uma unidade de carga utilizada.
O MDF-e diz respeito a operações de transporte feitas por transportadoras com vínculo de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) para transporte de carga para terceiros ou para empresas que transportam mercadorias próprias e as vinculam à NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).
A validade jurídica é garantida por meio da assinatura digital do emitente e autorização de uso do Ambiente Autorizador. Apesar de ser um documento inteiramente digital, é obrigatório imprimir o documento auxiliar — o DAMDFE.
Ele foi instituído em 2010, passou a ser válido em 2014 e é aceito em todo o país e a sua emissão é obrigatória em caso de transporte de mercadorias.
Para que serve o MDF-e?
As principais funções do MDF-e são fazer com que o registro da documentação fiscal que se encontra em trânsito ocorra de maneira mais rápida, bem como apontar todas as particularidades da carga.
Outras funções do MDF-e incluem a permissão do rastreamento de cargas, identificar os responsáveis pelo transporte de cargas durante o percurso, vincular informações sobre mercadorias acobertadas por vários CT-e ou NF-e transportados em um mesmo veículo.
Ademais, o documento é útil para atualizar o registro de lotes fiscais das documentações e registrar alterações na quantidade de cargas transportadas ou das pessoas condutoras.
Quais empresas devem emitir o MDF-e?
Praticamente todas as empresas que trabalham com transporte no Brasil. O MDF-e deve ser emitido por qualquer transportadora que trabalhe com CTe e com cargas fracionadas ou por lotação.
O documento precisa ser apresentado tanto por emitentes da Nota Fiscal Eletrônica como por pessoas autônomas.
A emissão do MDF-e é obrigatória para qualquer transporte entre municípios ou entre estados desde 2020, não importando a quantidade de documentos fiscais que acompanham a mercadoria. Também é importante ter em mente que a não emissão do MDF-e pode gerar penalidades, desde multas até apreensão do veículo.
É mandatória a emissão do MDF-e para:
- transportadoras cujos destinos das suas cargas são outros municípios ou estados;
- emitentes de NFe no transporte de bens em veículo próprio, arrendado ou de contratação de veículo autônomo;
- emitentes de CT-e no transporte de carga fracionada (carga acobertada por mais de um Conhecimento de Transporte).
Ademais, a emissão do MDF-e é obrigatória nos seguintes casos:
- transbordo, redespacho e subcontratação;
- substituição de veículo, profissional de transporte ou contêineres;
- inclusão de mercadorias além do previsto.
A emissão de MDF-e Intermunicipal também é exigida em todo o Brasil. Até agosto de 2020, o documento era obrigatório apenas para transporte de mercadorias interestaduais e ficava a cargo de cada UF exigir ou não a emissão do Manifesto Intermunicipal.
Mas o Ajuste SINIEF 23/19, sancionada pela Confaz em dezembro de 2019, obrigou a emissão do MDF-e Intermunicipal a partir de setembro de 2020.
Por que é importante emitir o MDF-e?
Como já destacamos, a agilidade é um dos pontos-chave para justificar a emissão do MDF-e. Os documentos relacionados ao transporte de cargas podem ser facilmente consultados por serem armazenados eletronicamente.
Além disso, torna-se possível saber o paradeiro de cargas, além de auxiliar na recuperação de itens perdidos e/ou extraviados.
O documento também possibilita a identificação da pessoa responsável pelo transporte de cargas e o registro de eventuais alterações e/ou substituições das unidades de transporte, o que evita perdas e erros.
Mais uma importância da emissão do MDF-e vem do fato que, perante o Fisco, há um aumento de confiabilidade nas atividades de fiscalização de transportadores de cargas.
Também a exemplo do CT-e, os motoristas reduzem o período de parada nos Postos Fiscais de Fronteira, reduzindo o tempo de fiscalização. Assim, as entregas conseguem alcançar o destinatário mais rapidamente, resultando em um serviço mais eficiente e na satisfação do cliente.
Além disso, por tratar-se de um documento virtual, os gastos com armazenamento diminuem, já que é muito mais barato guardar um documento digital do que uma documentação física, em papel.
Quais os principais eventos de um Manifesto Eletrônico?
Há alguns eventos que devem ser levados em consideração quando se refere ao Manifesto Eletrônico. A seguir, nós os abordamos:
Autorização
Trata-se de quando o MDF-e é enviado à Sefaz e a mesma autoriza o seu uso. Tal procedimento envolve aspectos formais como autoria, leiaute, numeração e assinatura do emitente, sem a responsabilização pelo conteúdo declarado.
Em caso de erros, o Manifesto Eletrônico é rejeitado — sempre com a informação do código de erro. Consequentemente, não é gravado no Banco de Dados do Ambiente Autorizador.
Encerramento
Trata-se de quando evento é enviado à Sefaz e confirma o processo de entrega. Após o produto ser entregue ao destinatário ou o transporte ser encerrado, é disparado um informe à Sefaz. Somente após isso, pode ser gerado um novo MDF-e ao veículo.
Isso quer dizer que a empresa emitente não pode deixar de emitir o Manifesto Eletrônico quando o processo terminar. Do contrário, o veículo não poderá executar novos transportes.
Caso ocorram alterações durante a rota, como alterações relacionadas à carga e ao veículo, será necessário encerrar o MDF-e existente e emitir um novo.
Ressaltamos também que dependendo da Unidade Federativa (UF) onde ocorrer a operação, podem ser cobradas multas caso seja descoberto que o veículo transita sem carga e com o MDF-e em aberto.
Cancelamento
O cancelamento de uma MDF-e é possível. Porém, isso só é possível quando o documento já foi autorizado pela Sefaz e o transporte da carga ainda não começou.
É preciso ter em mente que a pessoa emitente tem o prazo de 24 horas para pedir o cancelamento do MDF-e, desde que os demais requisitos tenham sido cumpridos.
Registro de passagem
Como você sabe, o caminhão pode passar por diversos postos de fiscalização. Se isso acontecer, será gerado o registro de passagem no MDF-e, NF-e e CT-e relacionados à mercadoria transportada.
Este evento impede o cancelamento dos documentos fiscais.
Inclusão de motorista ou condutor
Toda vez que haver uma troca ou a inclusão de um motorista durante o transporte da mercadoria, ocorre a inclusão de motorista ou condutor. Ressaltamos que é dever de quem emite o MDF-e informar quando ocorrer eventos deste tipo.
Quando é necessário emitir MDF-e?
Existem duas situações principais em que a emissão do MDF-e se faz necessária, como vamos explicar a seguir.
Carga fracionada
No transporte de carga fracionada, caso em que o mesmo veículo carrega mais de uma carga, é preciso que seja feita a emissão de MDF-e por quem fez a emissão do CT-e ou da NF-e caso as mercadorias estejam acobertadas por mais de uma nota fiscal.
Carga fechada
Conforme o Ajuste SINIEF 09/2015, a emissão do MDF-e também é obrigatória no transporte interestadual de carga fechada. Ou seja, a mercadoria é acobertada por somente uma nota fiscal.
Como emitir o MDF-e?
É pré-condição essencial ter cadastro no CNE (Cadastro Nacional de Emissores), para que seja possível o posterior cadastro estadual das empresas interessadas em emitir o documento.
Isso porque o MDF-e é usado em operações estaduais e interestaduais.
Do mais, é preciso seguir também estes passos:
Credenciamento na SEFAZ
Caso seja a primeira vez que seu negócio fará a emissão, é fundamental se credenciar à Secretaria da Fazenda da região em que seu negócio está fixado.
É por meio do credenciamento que a sua empresa poderá tornar-se emissora de NF-e ou de CT-e. Consequentemente, poderá também emitir um MDF-e.
Se a sua empresa já estiver habilitada para a emissão de ambos os documentos, não será preciso solicitar o credenciamento, pois será possível emiti-lo normalmente.
Obtenção do certificado digital
Também é necessário que a sua empresa conte com um certificado digital para a produção de documentos com validade jurídica em nome da companhia, assim como o acesso aos sistemas de emissão fiscal.
Levantamento das informações
Para emitir o MDF-e, é preciso do mais importante: informações. Mais precisamente, você deve ter em mãos os seguintes dados:
- dados de um CT-e ou de um NF-e;
- dados do motorista;
- dados do veículo;
- UF em que o percurso acontecerá;
- dados sobre o seguro;
- averbação.
Uso do sistema emissor
Ter um software que emita MDF-e também é importante a fim de evitar problemas de fiscalização ou na hora de emitir documentos, pois não têm sistemas completos e preparados para a emissão de documentos eletrônicos.
Além disso, é interessante ressaltar que a emissão gratuita do MDF-e foi descontinuada conforme determinado pelo Ajuste SINIEF 24/17.
Um software de emissão de notas fiscais dá conta não só da emissão do MDF-e em si, como também sobre outros tópicos.
Por isso, é ideal que um bom software emissor também conte com funcionalidades como controle de veículos e gestão de transportadoras, módulos de emissão de documentos internos, módulos de emissão de documentos fiscais e de controle, sistema de cobrança fácil e assim por diante.
Depois de todos estes passos e após o Manifesto ser emitido, será necessário imprimir a DAMDF-e (Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais), que deverá acompanhar o motorista durante a trajetória do transporte da carga. A impressão poderá ser realizada em papel A4 simples.
Como consultar o MDF-e?
Não é muito difícil. Ela está disponível por meio do link “Consulta Pública”, no portal SVRS da MDF-e.
Chegando lá, é preciso fazer login na página, por meio da informação de chave de acesso mais recaptcha.
Após, será mostrada a consulta restrita do MDF-e (dados gerais, placa e situação) e lá o usuário poderá fazer a consulta completa. Será pedido o certificado digital e-CNPJ ou e-CPF para isso.
Se sua consulta estiver relacionada ao documento, a consulta completa será exibida. Do contrário, será exibida a mensagem e mantida na consulta restrita.
Ressaltamos que a consulta pública do MDF-e só é disponível para documentos emitidos há menos de um ano.
Perguntas frequentes sobre o MDF-e
Há perguntas frequentes sobre o MDF-e (algumas elencadas acima) e algumas outras que responderemos a seguir.
O que é Encerramento de MDFe?
É quando se informa ao Fisco, por meio de webservice de registro, o fim da vigência do documento. Isto é, no fim da operação de transporte, o emitente deve realizar em seu sistema o procedimento de encerramento do MDF-e, de modo a sinalizar à Sefaz que a operação foi concluída.
Isso é importante para avisar que as placas envolvidas estão liberadas para emissão de novos manifestos. Ressaltamos que é obrigatório que a empresa emitente encerre o MDF-e após o fim do percurso — enquanto houver MDF-e pendente, não será possível autorizar novo MDF-e.
O encerramento de MDF-e pode ocorrer em casos como o término do trajeto acobertado ou por alteração de informações do MDF-e por meio da emissão de um novo documento, assim como em casos de redespacho, subcontratação, retensão imprevista de parte da carga transportada, ou inclusão de novas mercadorias para a mesma UF de descarga.
O layout do evento de solicitação de encerramento pode ser consultado no Manual de Orientações do Contribuinte.
Um MDF-e pode ser cancelado após enviado para a Secretaria da Fazenda?
Não. Relembrando, o MDF-e só pode ser cancelado em, no máximo, 24 horas após a sua emissão e antes do fato gerador, ou seja, o início do transporte.
É possível emitir o MDF-e antes de carregar a mercadoria?
O Manifesto Eletrônico só poderá ser emitido com o conhecimento dos documentos originários que serão transportados.
Tais documentos podem ser uma nota fiscal tradicional impressa no modelo 1 ou 1-A, nota fiscal eletrônica modelo 55, um CTRC, ou um CT-e modelo 57 de uma transportadora, entre outros.
No que se refere ao transporte acompanhado por MDF-e, a sua emissão e a impressão do DAMDFE deve observar os prazos previstos na legislação para emitir os documentos que acobertam ou acompanham o transporte.
É possível alterar o MDF-e?
Sim, desde que antes de sua transmissão para o Sefaz. Após tal evento, não será mais possível mexer no manifesto.
Se, durante o transporte, for necessário alterar alguma informação do MDF-e, o manifesto vigente deve ser encerrado para a emissão de um novo documento com as informações atualizadas.
A única exceção é para o caso de inclusão de motoristas, mais precisamente pelo evento “Inclusão de Condutor”, antes do evento de “Encerramento de MDF-e”, por meio de seu sistema emissor.
Qual a diferença entre MDFe e CTe?
O MDF-e é o documento utilizado em operações interestaduais e intermunicipais, com o dever de observar a legislação da UF onde a mercadoria será transportada e traz o agrupamento dos dados disponíveis no CT-e.
Em caso de fiscalização, ele é usado para conferência e controle das cargas, ao demonstrar dados do motorista, do veículo, além da origem e destino da carga.
Não há incidência de impostos, pois, as informações sobre o transporte já devem estar presentes no documento que está vinculado à MDF-e, que deve ser o CT-e ou a NF-e.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), por sua vez, é utilizado para registrar as operações interestaduais e intermunicipais referentes ao transporte da carga, no caso, com a incidência do ICMS.
No documento, constam informações como o valor do serviço, impostos, valor da mercadoria, dados do transportador, quantidade de volumes, local da entrega, entre outros.
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