A Nota Fiscal modelo 21 é um documento fiscal utilizado por empresas que prestam serviços de comunicação, como operadoras de telefonia, provedores de internet, emissoras de rádio e TV. Emitida em via única, ela registra a cobrança desses serviços e deve ser enviada à SEFAZ em lote mensal.
Obrigatória para quem atua no setor de comunicação e telecomunicação, assim como outras notas fiscais, possui algumas particularidades e regras. Entenda mais sobre este documento e os seus detalhes ao longo do artigo.
O que é a nota fiscal modelo 21?
A nota fiscal modelo 21 é uma opção de documento que veículos de comunicação podem utilizar para faturamento de alguns serviços, como publicidade, telefonia, rádio, televisão e demais meios de comunicação.
Apesar de ser isenta de ISSQN e gerar economia aos adeptos, é pouco utilizada e a maioria dos sistemas financeiros não contam com este modelo de NF já que são sistemas genéricos.
Qual a diferença de nota modelo 21 e 22 para as outras NFs?
As notas modelo 21 e 22 se diferenciam das demais por serem específicas para serviços de comunicação e telecomunicação. São emitidas em via única, sem necessidade de impressão, e destinadas tanto a pessoas físicas quanto jurídicas.
Além disso, o envio à SEFAZ é feito em lote mensal, com dados detalhados sobre os serviços prestados, como tipo, valor, contrato e terminal.
Como funciona a nota fiscal modelo 21?
A Nota Fiscal modelo 21 funciona como um documento fiscal específico para registrar a prestação de serviços de comunicação, conforme estabelece o Convênio ICMS 115/2003 do CONFAZ. Sua emissão deve ser realizada por meio de softwares autorizados pela Sefaz.
Dessa forma, devem ser geradas três vias desse documento:
- uma para o usuário do serviço;
- outra para o controle fiscal do estado de destino;
- a terceira fica com o emissor, para apresentação ao Fisco quando necessário.
O preenchimento da nota deve conter informações obrigatórias, como dados do prestador e do cliente, descrição dos serviços, valores cobrados, tributos aplicáveis e demais detalhes exigidos pela legislação.
Quem está obrigado a emitir nota fiscal modelo 21?
Todas as empresas que prestam serviços de comunicação e telecomunicação. Isso inclui provedores de Internet, empresas de Comunicação Multimídia e emissoras de rádio e TV.
Entre os principais serviços de comunicação sujeitos à emissão da nota estão:
- Prestação de serviços de telecomunicações como telefonia fixa, móvel, internet, TV a cabo e demais serviços de valor adicionado;
- Serviços de comunicação, como transmissão de dados, transmissão de imagens, de voz e demais serviços de comunicação;
- Venda de equipamentos e materiais utilizados na prestação de serviços de comunicação e telecomunicações;
- Prestação de serviços de manutenção e reparo de equipamentos e materiais utilizados na prestação de serviços de comunicação e telecomunicações.
Quando emitir a nota fiscal modelo 21?
A nota fiscal modelo 21 deve ser emitida sempre que uma empresa prestar serviços de telecomunicação e comunicação, utilizando um sistema emissor aprovado pela autoridade fiscal estadual.
Ela é obrigatória em casos como contratação de internet, venda de espaço publicitário, fornecimento de rede de fibra ótica ou serviços de transmissão de dados.
Como emitir a nota fiscal modelo 21?
O Convênio ICMS 115/2003 define normas nacionais para emissão em via única da Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (modelo 21) considerando: o cadastro junto à SEFAZ estadual, escolha de sistema emissor compatível, geração de arquivos, transmissão e armazenamento.
Confira o passo a passo a seguir.
1. Faça o cadastro na Secretaria da Fazenda (SEFAZ)
Antes de tudo, é necessário que a empresa esteja devidamente registrada na Secretaria da Fazenda do estado onde atua. Esse registro é essencial porque cada unidade federativa pode ter regras próprias relacionadas à emissão da nota modelo 21.
Portanto, certifique-se de que os dados cadastrais, atividades econômicas e natureza dos serviços foram corretamente informados.
2. Escolha o sistema emissor
Com o cadastro em ordem, é hora de escolher a ferramenta que será usada para gerar a nota fiscal. Algumas Secretarias da Fazenda oferecem soluções próprias, mas também é possível adotar ou desenvolver sistemas especializados.
O mais importante é que o sistema seja capaz de gerar os arquivos conforme o layout do Convênio 115/2003 e que seja homologado pelo estado de origem.
3. Preencha as informações
O preenchimento da nota deve ser feito com bastante atenção. Entre as informações que não podem faltar estão os dados da empresa e do cliente, a descrição do serviço prestado e os valores envolvidos, incluindo impostos. Isso porque qualquer erro pode causar rejeição na transmissão ou até penalidades posteriores.
4. Transmissão
Cabe à empresa transmitir os arquivos ao Fisco conforme as regras do convênio. A SEFAZ costuma divulgar orientações sobre o uso dos sistemas, enquanto os programas de transmissão verificam a consistência dos dados enviados.
Existem dois modos de transmitir as notas fiscais, ambos considerados trabalhosos e retrógrados: sistema Gera Mídia TED e mídias não-regraváveis (CD ou DVD).
Transmitir as notas fiscais para a Sefaz via Gera Mídia TED
Para transmitir as notas fiscais por meio deste sistema, é preciso ter um certificado digital para habilitar o programa a gerar um arquivo em formato TED, permitindo que o programa seja transmitido.
É obrigação da organização fazer o download do programa Gerador de mídia TED (responsável por converter os arquivos digitais para transmissão). A transmissão das notas, por sua vez, utilizam o mesmo programa TED usado no SINTEGRA.
Para a emissão, a empresa deverá ter:
- CNPJ;
- Inscrição Estadual;
- Assinatura Digital, que deve ser pedida na Receita Estadual (preferencialmente com acompanhamento profissional de uma pessoa contadora);
- Ferramenta que cadastre, gere e envie as notas para seus clientes;
- Lote mensal de notas fiscais a serem enviadas para a Sefaz, que inclui três processos:
- Validar arquivos das notas (por meio do aplicativo “Validador de arquivos do Convênio ICMS 115-03”);
- Gerar TED para transmissão à Sefaz do estado do cliente (aplicativo “Gera TED e-Nota Fiscal”);
- Transmissão do arquivo TED para a Sefaz do estado do cliente (aplicativo “TED”).
O nome dos arquivos deve ser gerado da seguinte forma:
- UF: Unidade Federativa responsável pela emissão dos documentos fiscais;
- CNPJ: CNPJ do emitente dos documentos fiscais;
- Modelo: modelo dos documentos fiscais;
- Série: série dos documentos fiscais;
- Ano: período de apuração;
- Mês: mês do período de apuração;
- Status: indica se o arquivo é normal (N) ou substituto (S). No caso de S, deverá ser indicado o número sequencial de dois dígitos do arquivo se iniciando em 01 (caso seja N, usar o “01”);
- Tipo: inicial do tipo de arquivo, pode ser Mestre de Documento Fiscal (M), Item de Documento Fiscal (I), Dados Cadastrais do Destinatário do Documento Fiscal (D) e Controle de Identificação ©;
- Volume: número sequencial de volume. A quantidade de registros de arquivo Mestre de Documento Fiscal é limitada a 100 mil ou 1 milhão de documentos fiscais. Se esse limite for excedido, é necessário criar um arquivo de continuação — neste caso, a numeração será sequencial e consecutiva iniciada em 001.
Transmitir as notas fiscais para a Sefaz via mídias não-regraváveis
O segundo modo de transmissão dos arquivos à Sefaz é considerado ainda mais desatualizado: os arquivos de texto das NFs devem ser armazenados em mídias não-regraváveis (CD ou DVD) ou devem ser enviados fisicamente para a Sefaz.
5. Armazenamento
As mídias eletrônicas devem ser preservadas em CD/DVD não regravável ou armazenadas eletronicamente. Os dados são escriturados no livro Registro de Saídas, conforme definido no manual do Convênio.
Qual CFOP devo usar no modelo 21?
O CFOP a ser informado depende do tipo de operação e da localização do prestador e do tomador do serviço. Por exemplo, um muito usado é o 5303 que se trata da Prestação de serviço de comunicação a estabelecimento comercial.
Como posso cancelar uma nota fiscal modelo 21?
O cancelamento pode ser feito diretamente pelo sistema interno utilizado pela empresa, desde que seja realizado no mesmo mês de emissão, antes da escrituração fiscal.
Após esse período, o procedimento não é aceito, exigindo-se então retificação ou utilização de arquivo substituto, conforme previsto no Convênio 115/2003.
Onde consultar NF modelo 21?
Caso queira consultar suas notas fiscais modelo 21 é preciso acessar o portal da Sefaz estadual e preencher os dados solicitados. Para isso, siga os passos abaixo:
- Acesse o portal da Sefaz estadual: cada estado possui seu próprio portal da Sefaz, com informações específicas relacionadas a impostos e consultas a notas já emitidas;
- Faça login ou cadastro: para acessar os serviços relativos à consulta de notas, será preciso logar no sistema, ou se cadastrar;
- Localize a seção adequada: para a consulta, procure um campo relacionado à nota fiscal ou serviços tributários;
- Selecione a opção de consulta de nota fiscal: geralmente, há uma opção de consulta para nota fiscal, em que será possível checar o tipo de nota desejado “Modelo 21” (comunicação);
- Preencha os campos requisitados: pode ser que você precise preencher informações relevantes, como o número da nota fiscal, data de emissão do documento, o CNPJ da empresa emissora, entre outros detalhes;
- Realize a consulta: após o preenchimento de campos necessários, clique na opção “Consultar” ou semelhante;
- Faça a análise de resultados: os resultados da consulta vão trazer as principais informações da nota fiscal;
- Salve ou imprima os dados: escolha um dos dois procedimentos, que é opcional.
Atualização para o modelo NFCom (modelo 62)
Diante das limitações e da defasagem do modelo 21, a SEFAZ instituiu, por meio do Ajuste SINIEF nº 07/2022 , a NFCom (Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica) modelo 62. Substituindo os modelos 21 e 22, será emitida e armazenada eletronicamente, com o objetivo de simplificar obrigações acessórias e permitir monitoramento em tempo real pelo Fisco.
A nova Nota Fiscal deverá ser emitida tanto para empresas públicas e privadas, quanto para pessoas físicas, e será usada para cobranças de serviços de comunicação de qualquer natureza como:
- Emissoras de rádio e televisão;
- Portais de notícias;
- Jornais e revistas impressos;
- Provedores de internet;
- Telefonia fixa ou móvel;
- Entre outros.
A emissão da NFCom passará a ser obrigatória em novembro de 2025, segundo a publicação do Ajuste SINIEF nº 34/24. No entanto, a emissão já pode ser feita de forma opcional em estados como Acre, Ceará, Goiás, Paraíba, Piauí, Rio Grande do Norte, Rondônia e Santa Catarina.
Confira aqui mais detalhes sobre o novo documento.
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