O que é a validação da nota fiscal?
A validação de nota fiscal nada mais é que um procedimento que verifica se o processo de emissão da NF foi feito legalmente. Ou seja, mais do que verificar se o documento final é válido, envolve a validação do processo como um todo.
Mas como é feita a validação?
Geralmente, o processo de validação envolve um terceiro participante na transação de compra e venda, que requer a emissão de uma nota fiscal.
Isso ocorre porque, na emissão de uma nota existe, a parte que emite (emissor) e a parte que recebe (destinatário), ambos têm acesso ao arquivo XML desse documento emitido e geralmente não encontram dificuldades para acessá-lo.
A validação acontece por meio da assinatura digital obrigatória do emissor e da autorização da SEFAZ.
No entanto, quando o processo envolve bancos, contadores ou outras empresas, eles precisam garantir que todas as informações da transação estejam corretas e, para isso, devem seguir procedimentos específicos.
Sendo assim, eles acessam a nota utilizando a chave de acesso fornecida pela própria NFe.
Se durante a validação for constatada alguma adulteração na hora da emissão, o documento é automaticamente invalidado pela SEFAZ.
Para que serve a validação de nota fiscal?
A validação da nota fiscal garante a legalidade do documento, confirmando que o processo de emissão seguiu integralmente e contém todas as informações precisas.
Além disso, a validação é essencial tanto para a empresa quanto para o cliente. Um dos principais benefícios é que o emissor permanece em conformidade com o Fisco, prevenindo qualquer problema legal com as autoridades.
Essa operação possibilita a correção imediata de qualquer informação incorreta na emissão, evitando assim a necessidade de retrabalho para emitir uma nova nota.
O que é considerada uma nota fiscal válida?
Uma nota fiscal é considerada válida quando apresenta as seguintes informações durante o processo de emissão:
- Informações gerais: abrangem detalhes da transação, como data, número da nota fiscal, série e finalidade;
- Dados do emissor: que identificam o fornecedor por meio de informações como CNPJ, Razão Social e endereço;
- Dados do destinatário: identificam o comprador, incluindo CNPJ ou CPF, endereço, e-mail e telefone;
- Detalhes sobre o produto e impostos incidentes: englobam a descrição do produto, seu valor unitário, código de barras, CFOP, NCM e CEST, bem como os impostos aplicados à transação;
- Valores: indicam o montante total da nota, incluindo o preço do produto, impostos e, se aplicável, frete;
- Dados da transportadora: identificam a empresa responsável pela entrega, fornecendo sua razão social, CNPJ e outros detalhes de identificação;
- Forma de pagamento: descrição de como o pagamento foi realizado, incluindo informações sobre cartão de crédito ou troco, se aplicável.
Quando a validação de nota fiscal é necessária?
Basicamente, se um profissional ou organização tem necessidade de analisar se determinada nota foi emitida legalmente, é possível recorrer à validação.
Vale destacar que uma empresa com suas obrigações fiscais bem organizadas tem mais portas abertas no mercado. Portanto, é sempre importante saber realizar esses processos ao se iniciar uma nova parceria ou contrato com um novo fornecedor.
Outro ponto em que esse processo pode contribuir, é para evitar retrabalho. Ao fazer a validação, é possível aplicar correções na nota, caso sejam necessárias. Assim, não é preciso emitir uma nova para garantir que tudo esteja correto.
Como fazer validação de nota fiscal?
O processo de validação é feito de forma digital e pode ser realizado nos seguintes canais:
Site da Secretaria da Fazenda do Estado
Um dos caminhos mais simples para realizar a validação de nota fiscal é pela SEFAZ estadual.
Basta acessar o site específico do estado em que se refere a nota e incluir os dados solicitados.
Portal da Nota Fiscal
Outra opção é verificar por meio do Portal da Nota Fiscal.
Para isso, siga os seguintes passos:
- Na área “Serviços”, clique em Consultar NFe;
- Digite a Chave de Acesso, que consta na própria NFe;
- Valide o Captcha;
- Na sequência, aparecerá a visualização da nota, permitindo a verificação.
Serpro
O Serpro ou Serviço Federal de Processamento de Dados, é mais uma possibilidade para a verificação ofertada pelo Governo Federal.
Embora seja uma alternativa viável, possui algumas restrições. Conforme o primeiro artigo da Portaria 519 de 2020, é proibido “o acesso ao conjunto de dados e informações relativos à Nota Fiscal Eletrônica por Terceiros”.
Ou seja, se você não for o emissor ou o destinatário, não terá acesso completo às informações da NFe. Para contornar isso, a empresa precisa possuir o certificado digital do emissor ou do destinatário.
Por outro lado, a vantagem dessa opção é a possibilidade da verificação automatizada de um maior volume de notas. Porém, esse serviço não é gratuito.
Onde validar a autenticidade das notas fiscais?
A maneira de verificar manualmente as notas fiscais eletrônicas pode variar conforme o tipo de documento que você deseja consultar.
Confira um guia sobre como realizar o processo de verificação de autenticidade em cada caso:
Validação de Nota Fiscal eletrônica (NFe)
A Nota Fiscal eletrônica é empregada em transações entre pessoas jurídicas, ou seja, de empresa para empresa, seja para prestação de serviços ou venda de produtos. Para verificar a autenticidade neste caso, siga os passos abaixo:
- Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica;
- Em “Serviços”, clique no ícone “Consultar NFe”;
- Insira a chave de acesso da NFe;
- Confirme a autenticidade da sua nota;
- Se desejar fazer o download, valide a operação com seu Certificado Digital.
Cabe ressaltar que a chave de acesso é uma sequência de 44 números, situada na parte direita do DANFE em baixo do código de barras. E cada nota fiscal tem um código diferente que permite a identificação rápida.
Validação de Nota Fiscal de Serviço (NFSe)
A Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe) é essencial para comprovar a prestação de serviços. Ela pode ser emitida em transações entre empresas ou entre pessoa jurídica e pessoa física.
Até recentemente, verificar a autenticidade de uma NFSe envolvia acessar os sistemas individuais de cada Prefeitura. Com a nacionalização desse documento fiscal, o processo ficou mais simples, conforme descrito abaixo:
- Acesse o Portal da Nota Fiscal de Serviço eletrônica;
- Clique em “Consultar Nota Fiscal”;
- Insira a chave de acesso;
- Clique em “Consultar” para verificar a autenticidade;
- Caso prefira, você pode consultar pelo DPS, fornecendo o CNPJ ou CPF do emitente, o número e série da DPS e o município de emissão;
- Em seguida, clique em “Consultar”.
Vale lembrar que DPS ou Declaração de Prestação de Serviço, é um documento cuja responsabilidade é do contribuinte.
Dessa forma, deve ser gerado manualmente ou por meio de um sistema de emissão, com numeração em sequência crescente que deve ser substituído pela NFSe dentro do prazo determinado pelo órgão fiscal municipal.
Validação de Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFCe)
A Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFCe) é comumente emitida para clientes no varejo e inclui um QR code, juntamente com uma chave de acesso, ambos úteis para verificar a autenticidade das notas fiscais.
Para este tipo de nota fiscal, a verificação é realizada através da Secretaria da Fazenda de cada estado e pode ser conduzida seguindo os passos abaixo:
- Acesse o site da Secretaria de Fazenda do seu estado;
- Encontre a opção “Consulta de NFCe”;
- Insira a chave de acesso;
- Verifique a autenticidade da nota;
- Caso opte pelo QR Code da nota fiscal, escaneie com seu celular para realizar o processo de forma mais ágil.
Validação do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) consolida os documentos fiscais da carga transportada para agilizar o processo de fiscalização durante o transporte de mercadorias.
Conhecido como Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), esse tipo de nota fiscal também é identificado por uma chave de acesso e pode ser consultado através do Portal do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.
Validação do Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe)
O Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) é o documento fiscal emitido por empresas do setor de transporte de passageiros ou cargas, incluindo os modais rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.
A verificação da validade do CTe segue um processo semelhante ao da NFe e pode ser realizada da seguinte maneira:
- Acesse o Portal de Conhecimento de Transporte eletrônico;
- Na seção “Serviços” clique no ícone “Consultar CTe”;
- Insira a chave de acesso do CTe;
- Acesse o documento.
O que fazer se descobrir que a nota fiscal é falsa?
Ao identificar uma nota fiscal falsa, notifique a Receita Federal o mais rápido possível. Isso evita possíveis problemas fiscais.
Para isso, vá até o Portal da Nota Fiscal eletrônica e utilize a funcionalidade de Manifestação do Destinatário.
Simplifique sua gestão de documentos fiscais com a Focus NFe
Somos um ecossistema de soluções para a emissão e gestão de documentos fiscais. Nossos recursos permitem que empresas dos mais diversos portes e segmentos ganhem mais tempo para focar no que importa.
Sua empresa possui desenvolvedores, sistema interno e quer otimizar a emissão de notas? Conheça nosso conjunto de APIs para emissão de documentos fiscais!
