NFSe Nacional: entenda o novo padrão de emissão de NFS-e

João Vallim

Conteúdo

O que é NFS-e Nacional?

O NFS-e Nacional é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita Federal ou prefeitura municipal. O objetivo é documentar a prestação de serviços.  

É um projeto da Receita Federal do Brasil, a Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais) e o Serpro (Serviço Federal de Processamento de Dados). 

Qual é o objetivo da Nota Fiscal Padrão Nacional?

A intenção é implantar um padrão para emissão de NFS-e nacionalmente, assim como ter um ambiente dados que garanta a integridade e disponibilidade de informações aos empresários e simplificando com as prefeituras, assim como já ocorre com os demais modelos de documentos eletrônicos. 

Quais são os módulos da NFSe?

Os módulos da NFS-e Nacional têm como objetivo promover a padronização da emissão, transmissão, consulta, apuração, dados e assim por diante. 

A seguir, discorremos sobre cada um deles:

Cadastro Nacional de Contribuintes NFS-e (CNC NFS-e)

Módulo destinado ao compartilhamento de informações das pessoas contribuintes em diferentes municípios, sendo responsabilidade de cada cidade gerenciar estes dados por meio do Painel Administrativo Municipal, referentes à situação tributária da pessoa contribuinte em âmbito municipal. 

As cidades que optarem se cadastrar no sistema nacional devem optar pelo uso do CNC NFS-e ou os cadastros RFB (CNPJ/CPF). 

Emissor Público Nacional NFS-e

Contam com os três seguintes módulos, todos em desenvolvimento:

API

Funciona como uma Secretaria de Finanças Municipal (SEFIN Nacional NFS-e) com o objetivo de validar e recepcionar as Declarações de Prestação de Serviços (DPS) dos contribuintes de municípios conveniados ao SN NFS-e, sejam estas declarações enviadas diretamente para API ou lançadas nos emissores públicos nacionais Web e APP.

A cidade que não tiver um ambiente computacional para validar os DPS de seus contribuintes poderá se conveniar ao sistema nacional para utilizar o Sefin Nacional NFS-e e por seus contribuintes de Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISSQN). 

WEB

Sistema para gerenciamento por parte do contribuinte, no qual o mesmo pode aderir para cadastrar, emitir, consultar e cancelar as NFSe-s emitidas.

MÓVEL

Permite a emissão de NFS-e simplificada, visando o atendimento específico dos contribuintes dos municípios que utilizam a Sefin Nacional, comunicando-se somente com o Sistema Nacional da NFS-e. 

Painel de Créditos NFS-e

Este módulo tem como intuito gerenciar créditos disponíveis para aproveitamento pelo contribuinte. Os registros dos créditos são realizados conforme o município e podem ser utilizados para compensar valores devidos referentes a competências futuras (módulo em desenvolvimento).

Painel de Débitos NFS-e

Com este módulo, o município pode lançar débitos para que os contribuintes façam o pagamento. O registro de débitos serão realizados conforme a cidade e podem ser incluídos no processo de apuração de forma opcional pelo contribuinte, de modo que seus valores sejam pagos pelo documento de arrecadação nacional.

Módulo de Apuração Nacional NFS-e (MAN NFS-e)

Com o objetivo de promover o fechamento mensal para a pessoa contribuinte, pela seleção das NFS-es que devem ser pagas, fazendo a apuração do ISSQN devido e recolhendo a guia de arrecadação.

Também terá outras possibilidades de consulta e controle dos documentos fiscais, declarações e guias de recolhimento que estarão disponíveis por meio das integrações realizadas com outros sistemas para realizar a apuração e recolhimento do ISSQN devido pelo contribuinte (ou quem for responsável pelo tributo) ao município.

Ambiente de Dados Nacional NFS-e (ADN NFS-e)

É um repositório nacional de notas que fornece a API DF-e para recepcionar os documentos fiscais eletrônicos compartilhados pelos municípios conveniados ao SN NFS-e e possibilita a distribuição destes documentos fiscais eletrônicos para os municípios com interesse pelo DF-e (como prestador, tomador ou intermediador). 

Quais são os padrões técnicos da NFSe Nacional?

Os padrões técnicos da NFS-e Nacional estão estruturados em três frentes, a ver com normas de documentação, acesso ao sistema (comunicação) e certificação, como explicamos a seguir:

Padrão de Documento XML

É adotada a recomendação W3C para XML1.0 e a codificação dos caracteres será em UTF-8. Alguns documentos e eventos devem seguir padrão de documentação namespace, ou seja, uma forma de manter nomes separados um do outro. 

Padrão de Comunicação

Será utilizada a internet com o uso do protocolo TLS 1.0 e versões posteriores com autenticação mútua. A comunicação é baseada em API Rest e será disponibilizada pelo Sistema Nacional NFSe. A formatação é leve, tem fácil geração e interpretação e usa-se o formato JSON para as mensagens de requisição e resposta.

Padrão de Certificado Digital

Deverá ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. 

Lembrando que os certificados digitais podem ser do tipo A1 ou A3 e o padrão será requerido em dois momentos: transmissão e assinatura de documentos (envio de eventos e declaração).

Declaração de Prestação de Serviço – DPS

Deve ser gerada pelo contribuinte e pode ser emitida manualmente, ou, por alguma aplicação adquirida, com numeração sequencial crescente. Deve ser convertido em NFS-e no prazo estipulado pela legislação tributária municipal.

O DPS também atende aos contribuintes que não possuem infraestrutura de conectividade em tempo integral, podendo gerar os documentos e enviá-los para geração e processamento das respectivas NFS-e.

Aliás, o envio das DPS é feito em lote e o contribuinte deve ter instalado um aplicativo em seu computador (desenvolvido segundo as especificações do Comitê Gestor da NFS-e). 

Quais são os eventos da NFSe Padrão Nacional?

Os eventos da NFS-e Nacional dizem respeito sobretudo a questões relacionadas ao cancelamento, manifestação, bloqueio e desbloqueio.

Nas próximas linhas, explicamos em detalhes. 

Evento de Cancelamento de NFS-e

É o evento que marca o encerramento do ciclo de vida da nota fiscal de serviço. Após o cancelamento, não é possível adicionar ou modificar informações relacionadas à NFS-e por meio da inclusão de outros eventos da NFS-e. 

Evento de Cancelamento por Substituição de NFS-e

O objetivo aqui é substituir a NFS-e pelo envio de uma nova DPS que indica a chave de acesso de uma NFS-e que já consta no sistema.

Quando o contribuinte recebe uma DPS com chave de acesso substituível, o sistema valida a DPS enviada, cancela a NFS-e atual e gera uma nota fiscal substituta, com a vinculação dos documentos (nota substituída e substituta).  

Solicitação de Análise Fiscal para Cancelamento de NFS-e

Trata-se de um evento mais específico. O emitente da nota solicita à prefeitura responsável por emitir a NFS-e uma análise fiscal sobre o cancelamento da NFS-e. 

É um procedimento contencioso, ou seja, só deve ser realizado em casos em que a pessoa solicitante não conseguir utilizar o Evento de Cancelamento de NFS-e. A análise pode ser deferida ou indeferida. 

Manifestação de NFS-e

Na manifestação de NFS-e, há outros eventos englobados que são essenciais para evitar fraudes:

  • A confirmação da operação, quando se confirma o recebimento da nota fiscal;
  • A confirmação tácita, quando a nota é enviada pela prefeitura de maneira automática;
  • A anulação da rejeição, quando a manifestação de rejeição da nota fiscal é anulada;
  • O cancelamento da NFS-e por ofício, quando a prefeitura cancela a NFS-e sem a solicitação da pessoa emissora do documento.  

Bloqueio de NFS-e por Ofício

Ocorre quando a prefeitura indica quais outros eventos de NFS-e devem ser rejeitados temporariamente.

Desbloqueio de NFS-e por Ofício

A prefeitura faz o oposto do que foi relatado acima e autoriza os eventos que podem ser desbloqueados. 

Como será feita a adesão dos Municípios?

A adesão dos municípios ao Padrão Nacional da NFS-e depende de algumas ações e decisões que devem ser tomadas pelos municípios convenientes, conforme listamos abaixo:

  • Acesso ao manual integrado do sistema nacional NFS-e;
  • Comparação entre modelo de NFS-e atual do município e o padrão nacional da NFS-e;
  • Escolha dos produtos ofertados;
  • Formalidades necessárias para implementação da NFS-e de padrão nacional;
  • O Comitê Gestor de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (CGNFS-e), após o Termo de Adesão, faz uso do Painel Administrativo Nacional, para liberar o acesso do Gestor Municipal Principal ao respectivo Painel Administrativo Municipal, que definirá os servidores aptos a acessá-lo com os seus respectivos perfis (Principal, Auditor, Atendente);
  • Ambiente de Pré-Produção (opcional);
  • Realizar as parametrizações iniciais do Painel Administrativo Municipal, como a fixação da correlação de alíquotas locais, lista de serviços, entre outras. O sistema NFS-e não funcionará enquanto este passo não for realizado;
  • O município deve deixar público aos contribuintes a possibilidade de adesão ao Padrão Nacional da NFS-e e divulgar o cronograma para implantação;
  • Iniciar o ambiente de produção, Ambiente de Dados Nacional e demais módulos programados pelo município. 

Cronograma da NFS-e Nacional

Como destacamos, os municípios devem divulgar o cronograma da NFS-e Nacional aos munícipes. Mas qual é esse cronograma?

De acordo com o Governo Federal, a implantação da NFS-e e a disponibilização de produtos para os municípios, contribuintes e cidadãos está sendo feita em fases, a saber:

Em 23 de julho de 2022, houve a disponibilização do Ambiente de Dados Nacional (ADN) aos municípios conveniados o Portal Nacional da NFS-e e os Portais Municipais e Nacional.

Por sua vez, a partir de 1º de dezembro de 2022, foram postos no ar os APPs Emissor e Cidadão para utilização facultativa pelos MEIs.

Posteriormente, após 1º de janeiro de 2023, os apps foram disponibilizados a todos os MEIs, independente do convênio do município à NFS-e.

No entanto, para os microempreendedores individuais, houve dois adiamentos quanto à obrigatoriedade da NFS-e Nacional.

De início, a obrigatoriedade foi para o dia 3 de abril de 2023. Mas houve um novo adiamento e os MEIs só serão obrigados a usar o novo sistema a partir de 1º de setembro de 2023. Até lá, eles poderão utilizar o sistema municipal a que estão habituados.

O que muda na emissão de nota fiscal com a NFSe Nacional?

Basicamente, o NFS-e nacional faz com que a emissão de nota fiscal de serviços seja padrão para todo o Brasil, ainda que implantado de forma gradual. 

A NFS-e Nacional resolve o problema de existir vários layouts diferentes, definidos para cada prefeitura, conforme o modelo atual. 

Quem precisa emitir a NFSe Nacional?

Qualquer tipo de empresa é obrigada a emitir a NFS-e, com exceção de quem é MEI, que só deve emitir nota fiscal em caso de prestação de serviços para outras pessoas jurídicas.

Todos os municípios brasileiros já se enquadram nas normas de emissão de NFS-e pelo padrão nacional. Ou seja, as cidades devem ir se preparando e se adequando à nova realidade. 

NFS-e Nacional também será obrigatório para MEIs

É isso mesmo. Independente da adesão voluntária dos municípios, é previsto que os MEIs tenham que aderir ao NFS-e nacional.

A emissão pode ser feita no sistema da Receita Federal ou no emissor do município que aderiu ao convênio e fez a adequação de sistemas. 

Como emitir NFS-e Nacional?

A emissão é pelo sistema da prefeitura municipal de prestação de serviço. Com a nacionalização, o que muda é o sistema, nacional, unificado e com a mesma tributação aos municípios, ainda que com diferenças de layout entre um lugar e outro. 

Para quem tem familiaridade com a NF-e, nota eletrônica para o comércio, o modo de funcionamento dela deve ser a base para a emissão da NFS-e Nacional.  

Emissor Web da NFS-e

Há duas opções de emissão da NFS-e: Emissão Completa ou Emissão Simplificada (sendo que esta possibilidade já é disponível para MEIs).

A diferença entre ambos os formatos é que na Emissão Completa, é possível cadastrar um serviço não incluso na aba “Serviços Favoritos”. 

Também ressaltamos que ela é obrigatória para determinadas prestações de serviço, como exportação e opções que o ISSQN é devido no local da pessoa tomadora. 

Já a Emissão Simplificada exige somente o preenchimento de três informações no formulário, semelhante ao processo em versão mobile.

A seguir, o passo a passo para a emissão de NFS-e no Emissor Web na Emissão Completa:

  1. No menu do portal, clique em Emitir Nota Fiscal e, depois, em Emissão Completa;
  2. Confirme se a opção “Prestador” está marcada;
  3. Preencha os dados solicitados, lembrando que o número da DPS é opcional e não é necessário marcar o box “Informar série e número da DPS”;
  4. Indique o município onde o serviço foi prestado — o número da inscrição municipal aparecerá automaticamente após a seleção;
  5. Confira os dados referentes ao seu CNPJ na parte inferior da página;
  6. Preencha as informações sobre o serviço prestado e clique em Avançar;
  7. Na tela seguinte, indique os valores do serviço e clique novamente em Avançar.

A nota estará pronta e poderá ser enviada ao cliente. 

Na Emissão Simplificada, é só seguir estes três passos:

  1. Preencher o campo CPF/CNPJ do cliente;
  2. Preencher o campo Valor do serviço prestado, com o valor combinado;
  3. Clique na opção Emitir NFS-e.

A nota está pronta para ser enviada, pode ser baixada e enviada ao cliente. 

APP Emissor de NFS-e

O NFS-e Mobile é o aplicativo que permite que as pessoas prestadoras de serviços optantes pelo SIMEI ou pessoas físicas emitam a NFS-e com padrão nacional com serviços cadastrados previamente pela pessoa usuária como favoritos no Emissor Web da NFS-e.

Para realizar a emissão, siga os passos abaixo:

  1. Baixe o aplicativo NFS-e Mobile em algum serviço de distribuição (Google Play ou App Store);
  2. Fazer login com os dados cadastrados (CPF/CNPJ) e clicar em Entrar;
  3. Clicar em “Emitir NFS-e”;
  4. Apesar de opcional, recomenda-se a inclusão dos dados do CNPJ/CPF do cliente em campo específico para tal; 
  5. Preencher as informações referentes ao serviço prestado;
  6. Indicar o valor do serviço e após clicar em “Emitir NFS-e”;

Para compartilhar a nota fiscal com seu cliente, clique e faça o download do PDF ou escolha a opção Compartilhar.

APP Cidadão

O tomador de serviço pode consultar as notas de serviço já emitidas, por meio da funcionalidade “Lista NFS-e”. Ademais, há a opção “Ler QR Code”, gerado pelo emissor de NFS-e, em casos que as notas estejam sendo emitidas pelo método offline.

Para este acesso, é preciso que, antes da primeira utilização, realize-se o cadastro do usuário no Emissor Web da NFS-e, na opção “Fazer o primeiro acesso”

Quais os benefícios da NFSe Nacional?

Vários. Um sistema padrão facilita o acesso às informações de notas fiscais referentes a serviços prestados e tomados, além de unificar as informações referentes à arrecadação municipal. 

A seguir, falamos com calma sobre algumas das vantagens estimadas com a implantação de um padrão nacional para a NFS-e.

Praticidade à pessoa contribuinte

Os contribuintes e tomadores de serviços têm dificuldade para consultar as NFS-es emitidas a partir do CNPJ de seus clientes, quando o serviço é tomado por um prestador de fora do município. 

Ao contrário do que ocorre com a NF-e, na qual sistemas de busca rastreiam as notas emitidas e recebidas, com a NFS-e, isso não acontece justamente pela falta de padronização de tais documentos.

A NFS-e Nacional simplifica o armazenamento destes documentos fiscais e a consulta de tais documentos, tanto por contribuinte, quanto por contadores.

Redução de erros

Muitas cidades ainda emitem notas fiscais usando blocos de papel, o que faz o processo de lançamento fiscal mais suscetível a erros e refações de lançamentos.

A NFS-e Nacional obriga o uso eletrônico da Nota Fiscal de Serviços. Os erros, claro, diminuem, assim como problemas são evitados no momento de declaração de impostos. 

Desburocratização

Muito a ver com o item anterior, a unificação de processos possibilita um processo de emissão de notas fiscais mais ágil, pois tudo será feito em um único lugar.

É possível, além de emitir as notas, consultar os documentos fiscais já emitidos. Além de praticidade, há o controle de serviços prestados. 

Facilidade na hora de recolher impostos 

Mais do que o contribuinte, a Receita Federal se beneficia com isso. Com mais praticidade no recolhimento de impostos, também fica mais fácil fazer o repasse de orçamento aos municípios de forma individual. 

Isso evita desvio de dinheiro de recursos que poderiam ser utilizados nas próprias cidades.

Redução de custos

Esta vantagem é sobretudo para quem ainda emite notas fiscais manualmente. O alto índice de erros, comum em notas manuais, gera prejuízos. Ademais, erros na redação da nota podem tornar o documento inútil.

No caso das notas digitais, não há nenhum custo caso ocorra erros, o que acarreta economia de recursos e facilita que você direcione o dinheiro que gastaria em correção de notas para ações importantes na empresa em que trabalha.

Vale ressaltar que a redução também diz respeito à instalação do novo sistema. Afinal, até o fim de 2023, não há nenhum custo para o uso do novo sistema

Ademais, cidades com menos de 50 mil habitantes poderão utilizar o novo sistema gratuitamente.

Mais segurança

É isso mesmo. Como a NFS-e é um documento digital, não há riscos de perdas, adulteração ou danificação das notas fiscais. 

Por ser um sistema nacional, a segurança também é muito mais garantida, afinal, houve muitos testes, e trata-se de um software robusto, com menor chance de falhas.

Qual o prazo da implementação da NFSe Nacional?

Para os MEIs, o prazo de adesão ao sistema unificado da NFS-e nacional entrará em vigor a partir de 1º de setembro de 2023, após alguns adiamentos. 

Já para as demais empresas, não há um prazo exato de implementação da NFS-e Nacional, pois é dever das prefeituras aderirem ao novo sistema.

Cada prefeitura tem seu próprio sistema e, com contratos de longo prazo com empresas especializadas em TI para manter os sites no ar e em funcionamento (em muitos dos casos). Por isso, os prazos de implantação do sistema padrão tendem a ser diferentes em cada município. 

Quais são os principais desafios para a implementação da NFSe Nacional?

O principal desafio é alcançar todos os municípios brasileiros com a mesma qualidade quando se trata de um sistema complexo como a NFS-e Nacional padrão nacional. 

Relembramos que há municípios brasileiros com diferentes padrões de emissão de NFS-e e alguns ainda emitem notas fiscais em papel, o que justifica a implantação em prazos variados.

Como fazer a consulta de NFS-e Nacional?

No portal da NFS-e, você terá duas opções de consulta, a saber: consulta por chave de acesso e consulta por DPS.

Como consultar NFS-e Nacional por chave de acesso

1. Entre no portal da NFS-e.

2. Clique em “Consultar Nota Fiscal”.

3. Selecione “consulta por chave de acesso”.

4. Digite sua chave de acesso.

5. O sistema mostrará a nota.

Como consultar NFS-e Nacional por DPS

1. Entre no portal da NFS-e.

2. Clique em “Consultar Nota Fiscal”.

3. Selecione “consulta por DPS”.

4. Digite o CPF/CNPJ do emitente, série da DPS, número do DPS e município de emissão.

5. O sistema mostrará a nota.

Perguntas frequentes sobre NFS-e Nacional

A seguir, trazemos algumas das principais questões relacionadas à NFS-e Nacional:

Qual a diferença de NFe e NFS-e?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é para casos de produtos vendidos em uma loja virtual ou física. Já a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) serve para operações que envolvem a prestação de serviços e não de produtos

Consigo cancelar a nota fiscal? Como?

Sim. Isso é possível pelo portal web de emissão de notas fiscais.

Tem limite de valor para a emissão de nota fiscal?

Não. No entanto, é preciso respeitar o limite de faturamento — no caso de MEI, R$81.000 bruto anual e MEI Caminhoneiro, limite de R$251.600 no ano. 

Sou obrigado a emitir nota fiscal pelo Portal da Nota Fiscal de Serviço eletrônica?

Sim, mas a obrigatoriedade para Microempreendedores Individuais é a partir de 01/09/2023. 

Certificado digital pode se tornar obrigatório com a NFS-e Nacional?

Ainda não há uma definição quanto a obrigatoriedade de certificado digital com a NFS-e Nacional. No entanto, no site unificado para a emissão de notas, já existe a opção de acesso com o certificado digital

Além disso, estima-se que a unificação de uma plataforma nacional exija o uso de um certificado digital para validar as informações da NFS-e nos próximos anos. Logo, é uma dica para a sua empresa 

Lembrando que ele é importante para comprovar a identidade de sua empresa online e dar validade a documentos fiscais e, no caso da NFS-e, a finalidade é a mesma. 

O certificado digital pode ser adquirido online por uma certificadora, ou ainda, por sistemas de gestão empresariais, como softwares de emissão de notas fiscais que trazem estas e outras soluções para organizações.

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João Vallim

João Vallim

Analista de marketing, nerd, videomaker e fotógrafo nas horas vagas.

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