Recibo Provisório de Serviços (RPS): o que é e como emitir online

João Vallim

O Recibo Provisório de Serviços é essencial para a emissão de notas fiscais das empresas, independente da área de atuação. Em situações onde ocorre a falta de conexão com a internet e a emissão da Nota Fiscal de Serviço eletrônica fica inviável, este documento é utilizado como um equivalente temporário para aqueles clientes que não podem aguardar a emissão da NFSe. No entanto, é preciso que o RPS seja transformado em documento fiscal dentro dos prazos previstos no regimento de cada município. Assim, desenvolvedores e gestores das empresas precisam saber como funciona essa dinâmica e estar atentos às particularidades dos documentos fiscais. Acompanhe o artigo de hoje e entenda o que é o Recibo Provisório e como emiti-lo de forma online.

Conteúdo

O que é Recibo Provisório de Serviços?

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento fiscal temporário utilizado como documento substituto da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) em situações em que não é possível emitir a nota no momento da prestação do serviço. 

Para que serve o RPS?

O RPS é um documento importante para o controle fiscal das atividades de prestação de serviços e permite que o prestador de serviços cumpra as obrigações fiscais mesmo em caso de problemas técnicos ou operacionais.

Sua emissão é responsabilidade do prestador de serviços e deve conter as seguintes informações:

  • Número do RPS;
  • Data e hora de emissão;
  • Nome, CNPJ ou CPF do prestador de serviços;
  • Nome, CNPJ ou CPF do tomador de serviços;
  • Descrição do serviço prestado;
  • Valor do serviço prestado;
  • Valor do ISS devido.

Lembrando que o RPS é numerado para ser impresso em duas vias: uma para a empresa e outra ao prestador do serviço.

Após a emissão do RPS, é necessário que o prestador de serviços converta o documento em NFSe em até 10 dias. Essa conversão pode ser realizada manualmente ou de maneira automática por meio do sistema de emissão disponibilizado pela prefeitura.

Como obter o recibo provisório de serviço para o seu negócio?

O RPS deve ser solicitado na Prefeitura em cuja cidade foi prestado o serviço. Como não há um modelo padronizado no Brasil, o documento pode variar de acordo com as exigências burocráticas de cada município.

Mas ele sempre deve ser numerado de modo sequencial e impresso com todos os dados para ser convertido em NFSe, principalmente CPF ou CNPJ do tomador de serviços. O Recibo Provisório de Serviços tem uma série e número de lote, então qualquer erro ao preencher esses campos pode impedir a emissão correta das notas ou gerar rejeições.

O que é a série do RPS?

A série dos RPS varia conforme cada Prefeitura, podendo ser números ou letras. Portanto, é preciso consultar o município da empresa antes de iniciar a emissão das NFS-e.

O que é lote do RPS?

Algumas prefeituras determinam como lote a emissão da NFSe. Logo, é apenas um controle de quantidade de notas em formato sequencial emitidas por um CNPJ.

O RPS substitui a Nota Fiscal?

Muitas pessoas acreditam que o RPS substituiu a NFSe. Entretanto, o próprio nome diz muito (“provisório”) e deve ser utilizado apenas em caso de imprevistos. Portanto, ele não substitui a nota fiscal.

Este comprovante surgiu para evitar que incidentes e situações de emergência atrapalhem a emissão de nota fiscal eletrônica de serviço. Com ele, você cumpre os prazos para gerar os documentos fiscais e não sofre com penalizações legais.

Lembrando que é sempre importante recorrer a um contador quando precisar de ajuda nessa área!

Todas as prefeituras permitem o uso de RPS?

Não, nem todas as prefeituras permitem o uso de RPS. 

A emissão do Recibo Provisório de Serviços está diretamente ligada ao Imposto Sobre Serviços (ISS), que é de responsabilidade municipal. Portanto, cabe aos municípios estabelecer suas regras para o uso desse tipo de documento.

A maioria das prefeituras que fazem a emissão automática de NFSe (via integração ou webservice) exige o uso do RPS antes de gerar o documento fiscal. Quando isso ocorre, o RPS é convertido em NFSe pela prefeitura logo após a solicitação de emissão.

No entanto, também há prefeituras que exigem a geração da NFSe de imediato. Nesse caso, o RPS não é permitido.

Para saber se a prefeitura do seu município permite o uso de RPS, você pode consultar o site da prefeitura ou entrar em contato com o setor responsável pelo ISS.

Outra questão relevante, é que o envio do RPS pode variar conforme o município e ser feito de forma síncrona ou assíncrona. Vejamos caso a caso como funciona.

Envio síncrono

Ao enviar uma nota de forma síncrona, a SEFAZ retornará imediatamente a situação da nota, juntamente com o XML autorizado e o PDF para impressão.

Envio assíncrono

O envio assíncrono é mais lento porque requer duas conexões separadas com a SEFAZ. Na primeira, o XML da nota fiscal é enviado e você recebe um número de recibo. Na segunda conexão, a situação da nota é consultada usando o número de recibo via requisição.

Quando imprimir o Recibo Provisório de Serviço?

O Recibo Provisório deve ser impresso no momento da prestação do serviço, quando não for possível emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) no mesmo momento.

De certa forma, o RPS lembra a Contingência Offline da NFCe. Isso porque ela também permite que o prestador de serviço forneça um comprovante com validade fiscal para o cliente, sem ter que esperar uma autorização rápida da prefeitura.

Logo, esse documento somente deve ser utilizado apenas quando o web services e/ou a conexão com a internet estão indisponíveis. Do contrário, emita e utilize sempre a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe).

Quando converter o RPS em NFSe?

O recomendado é que seja feita a conversão do RPS em Nota Fiscal de Serviço eletrônica o quanto antes. As prefeituras normalmente estipulam um prazo para o procedimento ser realizado, mas é prudente que seja feito o mais rápido possível.

O período costuma variar conforme o órgão, mas no geral fica entre 5 e 10 dias, não podendo ultrapassar o dia 5 do mês seguinte ao da prestação de serviços. Então, respeite os prazos estabelecidos para não ter problemas com punições que podem prejudicar seus negócios.

É preciso acessar o sistema do órgão municipal que vincula o RPS com a respectiva NFSe e enviar o arquivo em XML ou texto. Então, consulte a prefeitura para saber mais detalhes.

Qual é a diferença entre impressão do RPS e impressão da NFSe?

A principal diferença entre a impressão do RPS e a impressão da NFSe é que o RPS é um documento provisório, enquanto a NFSe é um documento definitivo. Algumas outras diferenças entre elas são:

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe)

É um documento eletrônico que deve ser emitido por todos os prestadores de serviços no Brasil com atividades tributadas pelo ISSQN. A NFSe é autorizada pela prefeitura e deve ser armazenada pelo prestador de serviços por pelo menos 5 anos.

Recibo Provisório de Serviço (RPS)

É emitido quando não é possível emitir a NFSe no momento da prestação do serviço, como em caso de falta de conexão com a internet ou indisponibilidade do sistema da prefeitura. O RPS deve ser convertido em NFSe em até 10 dias após sua emissão.

Quais as principais rejeições envolvendo o recibo provisório de serviço?

As principais rejeições relacionadas ao RPS são:

Rejeição 11309

A rejeição 11309 é causada pela numeração do RPS fora da sequência. 

Isso ocorre no momento em que o RPS é enviado para a prefeitura para ser convertido em NFSe. Então a seguinte mensagem de rejeição é registrada: “O número do RPS informado está fora da sequência, a próxima numeração de RPS é XXXX”.

O que significa que a prefeitura não aceitou o envio transmitido porque um RPS anterior a esse deveria ter sido enviado e autorizado anteriormente.

Neste caso, o prestador de serviços deve entrar em contato com a prefeitura para obter mais informações e/ou para a solicitação da desativação da mesma. 

Em caso de dúvida sobre quem rejeitou o RPS, verifique no Log XML de retorno da consulta do lote do RPS no eDocs. 

Rejeição 13498

Acontece quando um RPS é emitido, integrado ao eDocs e enviado para a prefeitura, mas antes de ser convertido em NFSe, é rejeitado com a mensagem: “O sistema da prefeitura rejeitou o RPS com a mensagem “Ocorreu um erro Inesperado”.

Dessa forma existem duas situações:

  • Se a RPS/NFSe não estiver autorizada na Prefeitura, estiver “Rejeitada” no DE e estiver “4-Rejeitada” no ERP: nesse caso, reemita a RPS no ERP e envie novamente para a prefeitura.
  • Se a RPS/NFSe estiver autorizada na Prefeitura, estiver “Rejeitada” no eDocs e estiver “4-Rejeitada” no ERP: consulte o status da NFSe no sistema da prefeitura e atualize o status no ERP.

Observações:

  • A rotina de consulta só funcionará se o sistema da prefeitura possuir funcionalidade para consulta de status de RPS/NFSe via WebService; 
  • A prefeitura deve ser contatada para corrigir o erro no sistema.

Rejeição 335

A rejeição 335 é causada pelo fato de que as prefeituras que utilizam o provedor DSFNET possuem um controle da numeração de RPS enviada. O número do RPS deve ser sequencial, começando em 1 e aumentando de 1 em 1.

Assim, a prefeitura está rejeitando o Recibo porque o número do RPS é menor do que o número do RPS anterior. Por exemplo, se o RPS anterior foi o 209, o RPS atual deve ser o 210.

Para solucionar essa rejeição, o prestador de serviços deve verificar o número do Recibo anterior e enviar o correto. Se o número do RPS estiver correto, o prestador de serviços deve entrar em contato com a prefeitura para obter mais informações.

Nota fiscal eletrônica de serviço – RPS

Quando a RPS aparece com status de “Rejeitado” no sistema, mas já está como “Processada” na prefeitura, é uma rejeição causada por um atraso na atualização do status do RPS no sistema da prefeitura. 

Logo, o prestador de serviços deve atualizar o status do RPS no sistema. Para isso, siga os os seguintes passo:

  1. Acesse NFSe/Ações e Consultas;
  2. Realize um filtro para encontrar o RPS rejeitado;
  3. Na aba Visualização, dê um duplo clique no RPS rejeitado para selecioná-lo;
  4. Clique com o botão direito do mouse no RPS selecionado e, no menu que será mostrado, clique na opção “Consultar NFSe/RPS”;
  5. Clique em “Atualizar” na parte inferior da tela até que o status mude para “Processada”.

Rejeição E10

A rejeição E10 ocorre quando a prefeitura identifica que já existe um RPS com o mesmo número, série e tipo. Isso pode acontecer se o RPS já foi emitido e autorizado pela prefeitura, ou se foi emitido e rejeitado, mas não foi excluído do sistema da prefeitura.

Para solucionar essa rejeição, o prestador de serviços deve verificar se o RPS já foi autorizado pela prefeitura. Se já foi autorizado, deve emitir um novo RPS com numeração sequencial.

Como emitir o Recibo Provisório de Serviços (RPS)?

O RPS só pode ser emitido após autorização da prefeitura da cidade onde o serviço foi prestado. No entanto, por não ser padronizado a nível nacional, é importante consultar a prefeitura local para saber quais são os dados obrigatórios.

Sua impressão pode ser feita via sistema contratado ou de forma manual, inserindo os dados necessários para a conversão de NFSe como o CPF ou CNPJ do contratante. Além disso, deve ser emitido em duas vias: uma para o prestador de serviços e outra para o tomador de serviços.

Como fazer a emissão da NFSe com base no RPS?

Após a emissão do Recibo Provisório de Serviços, a criação da Nota Fiscal correspondente torna-se uma tarefa relativamente tranquila. Isso porque a maioria dos sistemas municipais já estão preparados para receber os dados e concluir o processo de maneira eficiente, solicitando apenas as informações contidas no Recibo para dar continuidade.

Entretanto, alguns problemas podem surgir nesse processo, e na maioria das vezes estão relacionados à ausência de dados necessários para a correta transmissão da NF. 

Por exemplo, se o prestador de serviços registra o RPS de maneira incompleta e não possui as informações solicitadas no momento da comunicação, gerar a Nota Fiscal correspondente fica mais complicado.

Além disso, em muitos Municípios, há a exigência de que os Recibos sejam emitidos com numeração subsequente, o que pode gerar dificuldades na transformação do RPS no documento fiscal definitivo. 

Isso acontece porque com o uso de sistemas informatizados, a Prefeitura tem maior facilidade em verificar se a empresa está emitindo o RPS na sequência correta, podendo reprovar a emissão de NFs caso esses dados estejam incorretos.

Como emitir o RPS eletrônico?

O RPS eletrônico pode ser usado em casos de grande volume de serviços, como em estacionamentos, para agilizar o processo de pagamento. 

Nestes casos, o sistema da empresa armazena os RPS eletrônicos, sem a necessidade de conexão com o fisco municipal e, ao final do dia, envia os Recibos eletrônicos em lote para a prefeitura, que os converte em NFSe.

Em alguns casos, as prefeituras permitem que os Recibos eletrônicos sejam emitidos sem os dados do cliente, apenas com a data, descrição do serviço prestado e valor. Isso porque em situações como saídas de eventos, por exemplo, muitos clientes querem pagar o estacionamento ao mesmo tempo. Se a empresa emitisse as NFSe individualmente, o processo seria lento e provocaria filas.

Dessa forma, a empresa pode emitir RPS eletrônicos para cada cliente e enviar os documentos em lote para a prefeitura no final do dia. Que por sua vez, converte os RPS em NFSe e envia os documentos para a empresa, que pode entregá-los aos clientes.

Simplifique sua gestão de documentos fiscais com a Focus NFe

Somos um ecossistema de soluções para a emissão e gestão de documentos fiscais. Nossos recursos permitem que empresas dos mais diversos portes e segmentos ganhem mais tempo para focar no que importa.

Sua empresa possui desenvolvedores, sistema interno e quer otimizar a emissão de notas? Conheça nosso conjunto de APIs para emissão de documentos fiscais!

Converse já com a nossa equipe!

João Vallim

João Vallim

Analista de marketing, nerd, videomaker e fotógrafo nas horas vagas.

Inscreva-se em nossa newsletter​

Receba nossos conteúdos exclusivos em primeira mão.

Explore outros conteúdos:

calculadora sob uma mesa com papéis com anotações.
Nota Fiscal
Welker Zigante

O que é DIFAL do ICMS? Entenda como funciona e quem paga!

O termo Diferencial de Alíquota (DIFAL) se refere ao recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e busca promover equidade tributária entre os estados brasileiros.

Empreendedores como proprietários de e-commerces que realizam compras fora do estado e vendem para consumidores finais, precisam considerar as variações nas alíquotas do ICMS entre os estados.

Logo, dada a complexidade dessa legislação, compreender o que é e como funciona o DIFAL pode ser desafiador, especialmente devido às diferentes alíquotas e leis em cada um dos 26 estados e no Distrito Federal relacionadas ao ICMS e aos produtos e serviços tributados.

Acompanhe o nosso post de hoje e compreenda melhor esse processo.

Leia mais »
/nota-tecnica-2016-003
Nota Fiscal
Junior Muniz

Nota Técnica 2016.003: confira a nova tabela de NCM!

A Nota Técnica 2016.003, publicada em dezembro de 2016, é um documento fundamental para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ela define a tabela de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e as Unidades de Medidas Tributáveis (Utrib) a serem utilizadas na NF-e.

Desde que foi lançada, a Nota Técnica 2016.003 passou por diversas alterações, a fim de atualizar a tabela de NCM e Utrib conforme as mudanças da legislação e as necessidades do mercado.

A seguir, abordamos em detalhes todas essas mudanças nas diferentes versões da Nota Técnica e quais códigos foram incluídos e excluídos do documento.

Leia mais »