O que é uma Nota Fiscal inutilizada?
Nota Fiscal Inutilizada é o documento que foi emitido, mas não será utilizado pelo emitente. Esse procedimento é necessário quando ocorre uma quebra na sequência numérica das notas fiscais, o que é irregular segundo a legislação.
Por exemplo, se após a nota de número 100, ao invés de emitir a nota 101, o emissor emite a nota 102, há uma irregularidade na sequência.
A inutilização é a solução para comunicar à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) sobre essa irregularidade, garantindo assim a conformidade legal. Essa comunicação previne riscos fiscais e jurídicos para a empresa, assegurando que todas as transações estejam de acordo com as normas estabelecidas.
Para que serve a inutilização de Nota Fiscal eletrônica?
A inutilização da Nota Fiscal serve para comunicar à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) que uma série de números da NFe não será mais utilizada. Isso é importante para evitar problemas fiscais e jurídicos, pois garante que:
- Não haja numerações duplicadas: Cada NFe possui um número único e sequencial. A inutilização impede que números já utilizados sejam emitidos novamente, o que garante a autenticidade e confiabilidade dos documentos fiscais;
- Uma ordem cronológica seja mantida: A numeração sequencial das notas facilita a fiscalização e o controle por parte do Fisco. A inutilização ajuda a manter essa ordem, evitando falhas na escrituração fiscal;
- Fraudes sejam evitadas: A inutilização dificulta a emissão irregular, pois torna inválidos os números que foram inutilizados. Isso contribui para o combate à sonegação fiscal e à emissão de notas fiscais “frias”.
Dessa forma, a inutilização é uma medida de segurança que garante a organização, confiabilidade e legalidade da emissão de notas fiscais eletrônicas.
Quando é necessário fazer a inutilização da NFe?
A inutilização de nota fiscal eletrônica ocorre quando há uma interrupção na sequência numérica que a identifica.
Para compreender melhor, considere que um documento fiscal possui os campos “Série” e “Número”. O campo número representa o identificador da NFe emitida dentro daquela série.
Por exemplo, se você começou seu negócio recentemente, suas NFs podem iniciar na série 1, com o campo numérico seguido de nove dígitos zerados:
- Série: 1;
- Numeração: 000.000.000.
Digamos que você já tenha emitido 15 notas fiscais eletrônicas. Nesse caso, seu número seria: 000.000.015.
No entanto, ao revisar seus registros, você percebe que, em vez de 15, suas notas estão numeradas de 1 a 45. Ao analisar mais de perto, nota que as numerações de 16 a 44 estão em branco. Isso indica que essa sequência foi pulada e não foi utilizada. Então, é necessário inutilizar essa sequência, uma vez que a legislação não permite lacunas em branco no histórico de emissão.
Assim, nesse contexto é que entra a inutilização da nota fiscal. De modo que você precisa informar à Secretaria da Fazenda que essa sequência não deve ser considerada, mas sim, invalidada.
Para ilustrar, imagine que uma loja emite recibos numerados sequencialmente para suas vendas. Se, de repente, entre o recibo número 20 e o 30, não houver registros, é como se esses números tivessem sido “inutilizados”, ou seja, não foram utilizados nas transações comerciais e devem ser anulados para evitar problemas contábeis.
Quando não deve ser feita a inutilização da NFe?
A inutilização da NFe não é necessária quando:
- A sequência numérica não foi quebrada;
- Quando contém os status anteriores de “cancelada”, “devolvida”, “rejeitada”, “complementar” ou “denegada”.
Nessas situações, o número da NF já foi utilizado e passou por outros processos, adquirindo esses status. Portanto, não podem ser inutilizadas.
Qual o prazo para inutilizar uma NF?
O prazo máximo para solicitar é o décimo dia do mês subsequente. Por exemplo, se o erro ocorrer em maio (independente do dia), você terá até 10 de junho para finalizar o processo. Da mesma forma, se o erro acontecer em outubro, o prazo será até 10 de novembro para tomar as medidas necessárias.
Se o erro for identificado após o prazo, ainda é possível solicitar a inutilização, porém o contribuinte pode ser multado por ter perdido o prazo, variando conforme a legislação estadual.
Por isso, é importante informar imediatamente o erro à Secretaria da Fazenda para evitar penalidades e multas fiscais mais graves.
Como fazer a inutilização da Nota Fiscal Eletrônica?
A inutilização da Nota Fiscal Eletrônica é um procedimento obrigatório no caso de quebra na sequência numérica, independente do motivo. Dessa forma há duas possibilidades: realizar a inutilização comunicando a SEFAZ por meio de um sistema emissor ou de uma API de documentos fiscais.
Um sistema emissor é indicado para pequenos negócios que emitem poucas notas. Já uma API, como a Focus NFe, é indicada para empresas que possuem pelo menos um programador na equipe. Por exemplo, software houses, ERPs e SaaS.
Inutilização via sistema emissor
Através do sistema emissor da sua empresa, comunique à SEFAZ até o décimo dia do mês subsequente à ocorrência da falha da seguinte forma:
- Acesse o sistema emissor de NFe
Utilizando o certificado digital da empresa para entrar no sistema, localize a opção para inutilização de NFe. Essa opção pode variar de acordo com o sistema utilizado.
- Preencha os dados obrigatórios
Insira dados relevantes como:
- A série da NFe que teve a numeração quebrada, número inicial da faixa de notas que serão inutilizadas.
- O número final da faixa de notas que serão inutilizadas.
- A justificativa com a descrição do motivo da inutilização
- Envie a solicitação de inutilização
Revise os dados informados e confirme a solicitação. Dessa forma, o sistema emitirá um Protocolo de Inutilização com o número e data da inutilização.
- Comunique à SEFAZ
O Protocolo de Inutilização deve ser armazenado em local seguro e apresentado à SEFAZ quando solicitado.
Lembrando que esse processo pode ter variações de sistema para sistema.
Inutilização via API Focus NFe
Com a API da Focus NFe, o próprio programador(a) faz a inutilização de notas fiscais de forma simples e prática.
Isso acontece porque a nossa API controla de forma automática a numeração das notas. Assim, em uma situação normal, você não precisa informar a inutilização de um número da NFe.
Mas, se em alguma alguma situação específica for necessário a inutilização de alguma faixa de números, você poderá realizar isso facilmente via API.
Saiba mais sobre como funciona a inutilização da nossa API em nossa documentação: Inutilização NFe
Como saber se uma NFe foi inutilizada?
Existem duas formas de saber se a Nota Fiscal foi inutilizada. A primeira é realizando a consulta da NFe diretamente no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, enquanto a outra é por meio do site da SEFAZ estadual.
Veja a seguir como realizar a consulta através do Portal Nacional.
Como consultar NFe inutilizada?
Passo 1
Primeiramente, acesse o site do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, e vá até a opção “Consultar Inutilização”.
Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica
Passo 2
Com o número do CNPJ em mãos, preencha o campo correspondente, selecione o ano referente a consulta e selecione a validação de segurança. Em seguida clique em “Consultar”.
Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica
Passo 3
O sistema apresentará a lista de inutilizações realizadas pela CNPJ do emitente no ano selecionado, com a data da inutilização, série da NFe e quantidade de números inutilizados.
Caso você procure por uma NFe específica e ela estiver na lista, clique na linha correspondente para visualizar os detalhes da inutilização.
Passo 4
Informações que você encontra ao consultar a inutilização:
- CNPJ da empresa emitente;
- Inscrição Estadual da empresa emitente;
- Ano da inutilização;
- Série da NFe;
- Número inicial;
- Número final;
- Código do motivo da inutilização;
- Data e hora da inutilização;
- XML de inutilização: (disponível para download).
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