O que é CTe?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento fiscal, cuja função é registrar serviços de transporte de cargas entre cidades ou estados brasileiros, atestando a regularidade das operações.
Criado em 2007, o CTe é totalmente digital. É emitido e armazenado eletronicamente e sua validação jurídica é feita através da assinatura digital do emitente, confirmada através da Receita Federal.
Além disso, é válido em todo o país e modais: rodoviário, ferroviário, aquaviário, dutoviário e aéreo.
Para que serve o documento CTe?
Além da autorização da prestação de serviços de transporte, o Conhecimento de Transporte eletrônico também pode ser gerado para corrigir eventuais equívocos. Como discrepâncias nos valores de frete, inconsistências nos dados dos envolvidos ou falhas na tributação.
Vejamos algumas situações diferentes de emissão do CTe.
Emissão de CTe normal
Essa é a emissão habitual do CTe, onde a prestação de serviços de transporte municipal é registrada.
Para esse tipo de emissão, os seguintes dados devem estar obrigatoriamente presentes no documento:
- Remetente: CNPJ, Inscrição Estadual, razão social, nome fantasia e endereço.
- Destinatário: CNPJ, Inscrição Estadual, razão social, nome fantasia e endereço.
- Tomador: CNPJ, Inscrição Estadual, razão social, nome fantasia e endereço.
- Nota Fiscal ou outro documento com o mesmo fim, tipo de ICMS, apólice de seguro e Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).
Vale lembrar que no modal rodoviário também deve-se preencher o campo de RNTRC (Registro Nacional de Transporte Rodoviário de Carga).
Emissão de CTe complementar
Usado quando a transportadora precisa aumentar o valor do frete ou no complemento do valor-base do ICMS, o CTe complementar é emitido quando o valor informado sobre a prestação do serviço inicial sofre algum tipo de aumento.
Entretanto, cabe ressaltar que a emissão de um CTe complementar não é autorizada caso o CTe original tenha sido cancelado ou anulado. Por isso, deve-se apenas efetuar alterações nos valores e na data, mantendo os demais dados idênticos ao documento original e relatando no campo observações os motivos da emissão desse documento.
Além disso, é necessário que o tipo de serviço do CTe complementar seja o mesmo do documento inicial, seja ele normal, de subcontratação ou de redespacho.
Carta de Correção eletrônica
Ainda que a Carta de Correção eletrônica (CCe) não faça parte das atribuições do CTe, ela é um evento necessário para reverter erros de uma emissão já transmitida à SEFAZ.
Assim, o prazo limite para transmitir a CCe é de até 720 horas ou 30 dias a partir da autorização do CTe no órgão responsável. Mas se o prazo de cancelamento do CTe estiver dentro do limite, a solução indicada é emitir uma Carta de Correção para depois emitir a CTe de forma correta.
Algumas informações relevantes entre o CTe e a CCe são:
- A Carta de Correção, assim como o CTe, é totalmente online;
- Um CTe pode receber até 20 solicitações de correção. No entanto, quando várias CCes são aplicadas ao mesmo CTe, todas as informações retificadas anteriormente devem ser inseridas na última carta;
- Em situações de parada em postos de fiscalização, os agentes podem consultar o CTe por meio do Documento Auxiliar do CTe (DACTE), o que também permite a visualização do evento da CCe.
Emissão de CTe de anulação
Esse tipo de emissão deve ser feita quando o prestador de serviço não é contribuinte de ICMS, ou seja, não emite a Nota Fiscal. Portanto, é preciso estar atento às regras de emissão de cada estado.
Para fazer a emissão de um CTe de anulação, siga os seguintes passos:
- Faça referência ao CTe emitido com erro, mantendo os mesmos valores totais de serviço e tributo;
- Indique a Chave de Acesso do CTe que deseja anular;
- Especifique a data de emissão da declaração do tomador não contribuinte;
- Explique o motivo da anulação no campo de observações; e
- Finalmente, o transportador deve emitir um CTe substituto, indicando tanto o CTe emitido com erro quanto o CTe de anulação.
Emissão de CTe de substituição
Ao contrário do CTe de anulação, o de substituição é utilizado quando o tomador do serviço de transporte emite Nota Fiscal e é contribuinte do ICMS.
Para esse tipo de emissão, solicite primeiramente que o tomador faça a emissão de uma Nota Fiscal com anulação de valores, fornecendo dados como:
- Valores anulados;
- Motivo da anulação;
- Número do CTe com erro.
Assim, o transportador pode gerar um CTe de substituição, colocando em sua observação uma justificativa.
Quais documentos o CTe substitui?
Outra grande vantagem da emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico é a simplificação do processo de transporte. Visto que substitui ao menos 6 documentos impressos, são eles:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
- Conhecimento Aéreo, modelo 10;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7 (quando utilizada em transporte de cargas).
Vale lembrar que os documentos não citados deverão continuar o processo de impressão conforme legislação vigente.
Quais são as vantagens do CTe?
O CT-e é uma ferramenta que traz benefícios para todos os envolvidos no processo de transporte de cargas, tanto para as empresas quanto para o Fisco. Dentre suas vantagens estão:
Vantagens do CTe para as empresas
- Redução de custos com impressão e armazenagem de arquivos físicos;
- Redução do tempo de permanência dos caminhões nos postos de fiscalização;
- Redução do tempo de viagem e aumento da satisfação do cliente;
- Diminuição da incidência de erros;
- Melhoria da gestão do processo.
Vantagens do CTe para o Fisco
- Facilidade de identificação de operações irregulares;
- Minimização de impostos sonegados;
- Aumento da arrecadação sem alterar a carga tributária;
- Troca de dados entre os órgãos fiscalizadores.
Quem precisa emitir o CTe?
De acordo com a legislação, o Conhecimento de Transporte eletrônico deve ser emitido sempre que houver um transporte de carga interestadual ou intermunicipal, ou seja, que envolva a saída da mercadoria de um estado ou do município de origem.
Assim, quem deve emitir o CTe são:
- Empresas transportadoras de carga;
- Cooperativas de transporte de carga;
- Transportadores autônomos de carga;
- Empresas que vendem mercadorias e realizam o transporte por conta própria;
- Empresas que realizam o transporte de mercadorias para seus clientes.
Informações obrigatórias que devem estar no CTe
Fique atento às informações que devem constar no CTe:
- Identificação do emitente e do destinatário;
- Descrição detalhada da carga e suas quantidades;
- Valor total da prestação de serviço;
- Dados do veículo e do motorista;
- Origem e destino da carga;
- Modalidade de transporte;
- Documentos fiscais relacionados à carga;
- Detalhes sobre pagamento e frete;
- Chave de acesso do CTe;
- Informações sobre o ICMS.
O que é preciso para emitir o CTe?
Para emitir o CTe, a empresa precisa ser credenciada na Sefaz do seu estado e nas demais unidades da federação em que opera. É necessário possuir um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora autorizada pelo ICP-BR e ajustar o sistema de faturamento para a emissão digital do documento.
Empresas de pequeno porte podem utilizar o emissor de CTe da própria Sefaz. Enquanto médias a grandes transportadoras, é imprescindível um sistema específico para a emissão, observando os requisitos de operação nos computadores da empresa.
É importante realizar testes preliminares nos sites das secretarias da Fazenda para homologação antes de obter a autorização de cada Sefaz. Isso garante a validade jurídica na emissão em ambiente de produção.
Como emitir o CTe?
Agora que você já sabe o que é CTe, entenda como emitir esse documento.
Passo 1: Faça o cadastro na SEFAZ
Antes de mais nada, é preciso que a empresa interessada em emitir o CTe realize seu cadastro na Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ). Esse procedimento pode ser feito diretamente no site da instituição.
Lembrando que nos casos de transporte interestadual, é necessário efetuar o cadastro em todos os estados pelos quais a carga será transportada.
Passo 2: Obtenha um Certificado Digital
Para gerar o CTe é essencial possuir um certificado digital. Isso porque a autenticidade das informações e a identificação da transportadora são asseguradas por meio da assinatura digital.
Portanto, procure uma autoridade certificadora credenciada pelo ICP-Brasil e siga os passos para adquirir um certificado utilizando o CNPJ da sua empresa. Diversas empresas oferecem esse serviço.
Passo 3: Instale um sistema emissor
É importante ter um sistema de qualidade para a emissão de CTe. Existem diversos sistemas emissores disponíveis no mercado, tanto gratuitos quanto pagos. Mas o importante é ter em mente que a tecnologia será sua aliada na emissão deste como de outros documentos fiscais.
Passo 4: Obtenha autorização para a emissão
Agora é o momento de inserir os dados no sistema e solicitar a autorização da Secretaria de Fazenda para a emissão do CTe. Este é um passo extremamente importante, pois somente após essa confirmação o transporte pode ser realizado sem o risco de enfrentar penalidades, como multas ou apreensão da carga.
Como funciona uma API para CTe?
Uma API para CTe é uma interface de programação de aplicações que permite que softwares externos emitam, consultem e realizem outras operações relacionadas a este documento eletrônico.
Para funcionar, uma API precisa ter acesso à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do estado em que a CTe é emitida para realizar a comunicação necessária para este processo.
Em resumo, a emissão por meio de uma API funciona assim:
- O software externo envia os dados da CTe para a API;
- A API valida os dados e os envia para a SEFAZ;
- A SEFAZ emite a CTe e retorna a chave de acesso para a API;
- A API retorna a chave de acesso para o software externo;
- O software externo pode então utilizar a chave de acesso para realizar outras operações com a CTe, como consulta, cancelamento ou carta de correção.
Vantagens da API Focus NFe
Com a nossa API de emissão, você otimiza a gestão dos documentos fiscais e otimiza seu tempo. Algumas das vantagens da nossa API são:
- Emissão de CTe simplificada: Emitimos CTe e CTeOS em diversos modais, com geração automática do XML e PDF. Você apenas nos fornece os dados necessários e nós cuidamos do resto.
- Guarda de notas fiscais: Nós guardamos o XML das suas notas fiscais pelo período legal de 5 anos, para que você não precise se preocupar com isso.
- Operações de CTe: Realizamos diversas operações de CTe, como envio, cancelamento e carta de correção. Tudo isso por meio de uma única API, para facilitar o seu trabalho.
- Notificações: Através de webhooks ou consultas, você recebe notificações do resultado do processamento de suas CTes.
- Cadastro de empresas: Você pode cadastrar novas empresas manualmente ou via API, para emitir notas fiscais através de múltiplos CNPJs.
Conclusão
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento digital que assegura a prestação de serviços de transporte de mercadorias. Essencial para empresas que realizam esse tipo de atividade, garante a regularidade fiscal e legal das operações de transporte.
A emissão do CTe é necessária antes do início de qualquer viagem e pode ser feita mediante cadastro na SEFAZ do estado de origem com a utilização de certificado digital. Um meio de otimizar essa emissão, é fazer a adesão de uma API integrada ao seu sistema de emissão fiscal.
Perguntas frequentes sobre CTe:
Como consultar um CTe?
Para fazer a consulta, tenha em mãos a Chave de acesso do CTe e o Certificado Digital da transportadora. Depois, acessa o site da SEFAZ e siga as etapas:
- Acesse o Portal Nacional do CTe;
- Em seguida, selecione a aba “Consultar o CTe”;
- Agora, insira a chave de acesso do seu Conhecimento de Transporte;
- Pronto! Agora você pode consultar as informações do seu documento. Se desejar baixar o XML ou realizar uma consulta completa, insira o Certificado Digital.
Qual a diferença entre CTe e Nota Fiscal?
O CTe é um documento designado exclusivamente para registrar operações de transporte de carga, ao passo que a Nota Fiscal abrange informações mais amplas sobre produtos ou serviços comercializados. Ambos são documentos obrigatórios e complementares entre si.
Transporte de carga própria precisa emitir CTe?
Os transportadores de cargas próprias, da mesma forma que os prestadores de serviço de transporte, têm a obrigação de gerar tanto o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) quanto o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Qual é a diferença entre CTe e CTRC?
A principal diferença é a forma de emissão e armazenamento. O CTRC era um documento físico, preenchido e impresso manualmente e não existe mais. Enquanto o CTe é um documento digital, gerado e transmitido eletronicamente que veio para substituir o CTRC.
Quem emite CTe precisa emitir Nota Fiscal?
As empresas que realizam transporte de cargas entre municípios ou estados devem emitir CTe. Já as empresas que realizam transporte de cargas dentro do mesmo município, devem emitir CTe ou NFSe, dependendo da legislação municipal.
Qual é a diferença entre CTe e MDFe?
Ambos os documentos são obrigatórios para qualquer operação de transporte intermunicipal ou interestadual, inclusive para empresas que transportam suas próprias cargas.
No entanto, o CTe regulariza a prestação de serviço de transporte e o Manifesto eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) identifica a mercadoria transportada. De maneira que um não substitui o outro.
DACTe e CTe são a mesma coisa?
Não, DACTe e CTe não são a mesma coisa.
O DACTe ou Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico, é uma versão reduzida do CTe que deve acompanhar o responsável pela carga durante todo o transporte. Enquanto o CTe, é o documento eletrônico original que deve ser emitido pela transportadora e armazenado eletronicamente.
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