O avanço da tecnologia, sem dúvida alguma, é fundamental para que processos uma vez burocráticos se tornem fáceis e ágeis. Um ótimo exemplo é o sistema eletrônico de emissão de notas fiscais. Hoje é muito fácil entender qual o tipo de nota que mais se adequa ao seu negócio, sendo que as mais populares são a NFe e NFSe. Mas você sabe qual a diferença entre elas e quando emiti-las? Hoje esclarecemos tudo.
O que é NFe e NFSe?
A NFe (Nota Fiscal Eletrônica ou Nota Fiscal Eletrônica de Produtos) registra a venda de produtos, algo físico, como: televisores, celulares e livros. Já a Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFSe) deve ser emitida por quem presta algum tipo de serviço, por exemplo : academias, hotéis e salões de beleza.
Vale ressaltar que a NFSe também é válida para a prestação de serviços digitais, como cursos on line, e-books e também para os SaaS (vendas de softwares e soluções digitais como um serviço).
Os órgãos emissores que registram e validam esses documentos não são os mesmos: a NFe é regulamentada pelo Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) e a NFSe pelas Prefeituras, através do RPS (Registro Provisório de Serviços).
Como gerar uma NFe?
Como adiantado acima, para emitir uma NFe é necessário que cadastro na Sefaz seja efetuado. É esta a Secretaria que fará o recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) no âmbito Estadual, e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) no Federal.
Quando as informações cadastrais forem validadas, é concedida a consulta via Internet e todos estes dados são encaminhados à Receita Federal. Após este trâmite, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é emitido, assegurando que o transporte do produto está ocorrendo de maneira correta.
Como gerar uma NFSe?
Emitir uma Nota Fiscal Eletrônica de Serviço é um pouco mais fácil, já que as prefeituras possuem um portal de acesso. Basicamente, a empresa encaminha
os dados para a prefeitura que retorna com o Recibo Provisório de Serviços (RPS). Após, o sistema municipal converte o RPS em Nota Fiscal Eletrônica de Serviço.
Porém, tenha em mente que cada prefeitura tem metodologias diferentes, ou seja, os dados solicitados podem variar de acordo com o município.
Mas, afinal, quais as principais diferenças entre NFe e NFSe?
- Layouts de integração: A NFe possui uma maior quantidade de informações, já que atende diversos ramos de atividade. A tecnologia não muda, porém, cada Sefaz implementou o sistema de um jeito diferente. Já NFSe possui um layout simples, porém com informações e estruturas que variam conforme os municípios. No caso da Focus, há plataformas que agregam o padrão da NFS-e e oferecem uma API para nota fiscal única.
- Portal de digitação de nota eletrônica: A Sefaz não possui um portal na internet para os contribuintes realizarem a emissão da NFe. Já para a NFSe, as prefeituras disponibilizam um site com esta finalidade.
- Transmissão de notas e retorno: Na NFe os lote de notas são transmitidos para a Sefaz, que confirma o recebimento e em seguida, efetua o processamento dos dados. Na NFSe, geralmente os municípios iniciam o processamento assim que o envio do RPS é feito.
- Tempo de processamento: Na NFe o tempo de processamento é praticamente imediato. Já a NFSe pode levar até 24h, dependendo da cidade.
- Solicitações possíveis: Você pode solicitar autorização, cancelamento e até mesmo a inutilização de uma NFe, porém na NFSe você apenas pode requerer o cancelamento e em raras exceções, a substituição.
Definitivamente, existem muitas vantagens na emissão de notas eletronicamente, como facilidade de fiscalização dos processos e automação das operações por vias cada vez mais modernas, porém, como também podemos notar, tanto as Prefeituras como a Sefaz possuem as suas particularidades, visto que não estão integradas.
Por isso, é recomendável investir em uma plataforma que realize a emissão de notas fiscais de maneira automática e que se integre facilmente a qualquer sistema. Desta forma, além de economizar tempo, a chance de erros e falta de informações praticamente deixam de existir.
