Cancelamento extemporâneo: o que é e como solicitar?
O cancelamento extemporâneo ocorre quando um documento fiscal eletrônico é cancelado após o prazo previsto pela legislação. Essa possibilidade se aplica a tipos específicos de notas fiscais e requer autorização do Fisco, já que o procedimento varia conforme o estado e o modelo de documento.
A seguir, entenda em detalhes como funciona o cancelamento extemporâneo e quais são os passos para solicitá-lo corretamente.
O que é cancelamento extemporâneo?
O cancelamento extemporâneo nada mais é do que o cancelamento de um documento fiscal realizado fora do prazo estabelecido pela legislação. É uma opção para quando é preciso corrigir eventuais erros ou inconsistências.
Dessa forma, os contribuintes podem cancelar documentos fiscais eletrônicos já emitidos e emitir novos com as informações corretas. Essa prática contribui para a redução de problemas contábeis e garante a conformidade fiscal.
Geralmente o prazo para realizar o cancelamento “normal” é de 24h após a emissão do documento. Já, para o modo extemporâneo, pode haver variação conforme o local e o tipo de documento.
Quais os principais motivos de cancelamento extemporâneo?
Os motivos mais comuns para solicitar o cancelamento extemporâneo estão relacionados a erros na emissão da nota fiscal ou quando não há concretização da transação comercial. Em geral, o pedido ocorre quando há divergências nos dados ou quando uma das partes envolvidas na transação recusa a nota fiscal.
Os principais casos são:
- Operação não realizada: é quando o cliente desiste da compra ou há erro de envio, de maneira que a venda não é concretizada;
- Direito de arrependimento do consumidor: o consumidor pode desistir de uma compra realizada em até sete dias úteis a partir da data de recebimento do produto ou serviço;
- Erros de emissão: quando o documento foi emitido com dados incorretos, itens errados ou valores divergentes.
Quais documentos fiscais podem ser cancelados fora do prazo?
O cancelamento extemporâneo é uma operação legítima que permite cancelar os seguintes documentos:
- Nota Fiscal eletrônica (NFe);
- Conhecimento do Transporte Eletrônico (CTe);
- Conhecimento do Transporte Eletrônico e outros serviços (CTe OS).
Lembrando que cada secretaria estadual ou municipal pode ter prazos e regras específicas para autorizar o cancelamento destes documentos. Portanto, consulte a legislação do local onde a sua empresa está sediada.
Qual é o prazo do cancelamento extemporâneo para cada documento fiscal?
Geralmente o requerimento junto a SEFAZ deve ser feito até o décimo dia do mês seguinte à emissão. No entanto, os prazos para cancelamento extemporâneo variam conforme o tipo de documento e a legislação local.
Vejamos exemplos sobre o funcionamento em alguns estados a seguir.
NFe
Quando se trata do cancelamento tradicional da nota fiscal eletrônica, segundo a cláusula 12ª do AJUSTE SINIEF 07/05, o prazo de cancelamento é de 24 horas. Já o prazo do cancelamento extemporâneo dos documentos varia de acordo com o estado, uma vez que é a SEFAZ estadual quem realiza o registro dos pedidos de cancelamento.
Em São Paulo, por exemplo, o prazo para cancelar a Nota Fiscal eletrônica (NFe) fora do prazo é de 480 horas (20 dias) a partir do momento da autorização do cancelamento da NFe. Enquanto no Rio de Janeiro é de até 30 dias e em Minas Gerais até 168 horas.
CTe
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), geralmente, pode ser cancelado após a autorização de uso pelo Fisco e com a condição que não tenha ocorrido o fato gerador até 168 horas a partir da data de sua emissão. Também é critério de cada estado aceitar ou não o cancelamento extemporâneo, bem como definir critérios de anulação.
Novamente com o exemplo de Minas Gerais, a anulação até 168 horas deve seguir as diretrizes da SEFAZ e, mesmo com autorização, pode haver penalidades à pessoa emitente.
Quanto a São Paulo, o prazo de cancelamento de CTe é de 31 dias a partir da emissão do documento. Após esse período, será precisa a aprovação do Posto Fiscal de Vinculação.
Quem pode solicitar o cancelamento extemporâneo?
Qualquer contribuinte que emita algum dos documentos fiscais que permitam o uso deste recurso e precisem anular um documento após encerrado o prazo de solicitação normal previsto em lei.
Não é demais destacar que: somente a pessoa emissora do documento pode solicitar o cancelamento extemporâneo.
Como fazer o cancelamento extemporâneo?
É preciso abrir um protocolo no site da Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa emissora está sediada e informar o motivo pelo qual é necessário cancelar o documento fiscal.
Por se tratar de um processo que varia conforme as regras de cada estado e de cada documento, os procedimentos podem ser diferentes e ter particularidades para cada região. Inclusive, algumas unidades federativas podem aplicar uma multa sobre o valor do documento a ser cancelado através da Taxa de Serviços Estaduais (TSE).
Assim, faça o seguinte:
- Verifique o prazo permitido no estado para fazer o cancelamento extemporâneo;
- Acesse o portal da SEFAZ estadual ou o seu sistema emissor se estiver autorizado a fazer este procedimento;
- Abra um protocolo junto à SEFAZ e informe os dados do documento, incluindo o motivo do pedido de cancelamento;
- Aguarde análise e autorização ou veto do fisco para cancelar o documento.
É importante que o cancelamento seja solicitado apenas se o prazo padrão já tiver vencido e não tenha acontecido a movimentação da mercadoria. E, quanto mais detalhes relacionados aos motivos do cancelamento, mais fácil fica obter a aprovação da SEFAZ.
Quais os documentos necessários para o cancelamento extemporâneo?
Quanto à documentação, geralmente são exigidas a chave de acesso do documento que se deseja anular e a justificativa para o cancelamento. Outras informações também podem ser solicitadas como por exemplo:
- Comprovação que a operação de transporte não ocorreu: neste caso, pode ser até mesmo um atestado do representante legal da empresa responsável pelo CT-e;
- Folha do livro do registro de entradas e saídas: atrelado ao lançamento da operação ou prestação ou declaração que fez uso da Escrituração Fiscal Digital (EFD).
Quanto custa um cancelamento extemporâneo?
Não há um valor fixo estabelecido. Como já falamos, é possível que multas sejam aplicadas com a Taxa de Serviços Estaduais ou o Documento de Arrecadação (DAR/-AUT). Mas é preciso se informar sobre valores e regras junto à SEFAZ do seu estado.
Por exemplo, nos estados de São Paulo e Minas Gerais, esse procedimento consta como um serviço gratuito. Enquanto no estado de Rondônia são previstas cobranças de taxas.
Quando não é possível fazer o cancelamento extemporâneo?
De forma prática: não é possível cancelar extemporaneamente o documento quando este já produziu efeitos reais, sejam fiscais, contábeis ou operacionais.
No caso da Nota Fiscal eletrônica, o cancelamento não pode ser feito se a mercadoria já tiver circulado ou se o serviço tiver sido prestado, pois a operação foi concretizada. Também é vedado quando a nota já foi utilizada na apuração do ICMS, encaminhada à contabilidade, ou se há documentos vinculados, como notas de devolução, notas complementares ou um MDFe encerrado com essa NFe.
Além disso, se já houver registro de eventos posteriores como a Carta de Correção, Ciência da Operação, Confirmação da Operação ou Desconhecimento da Operação, o cancelamento não é mais aceito.
Já para o CTe, o cancelamento extemporâneo é bloqueado quando o transporte ainda não tiver começado ou se há uma Carta de Correção eletrônica relacionada a este Conhecimento do Transporte. E, assim como a NFe, se o documento foi usado na apuração do ICMS ou o prazo definido pela SEFAZ estadual já expirou, também não será possível.
Outro motivo de impedimento de cancelamento extemporâneo é em caso de incoerências em relação às normas estabelecidas no Manual de Orientações do Contribuinte (MOC) disponível no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.
Como consultar o cancelamento extemporâneo?
A consulta de cancelamento extemporâneo pode ser feita por meio de consulta pública nos portais estaduais da SEFAZ, sistemas emissores próprios (ERPs) ou pelo Portal Nacional da NFe.
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