Como é formada a chave de acesso de uma nota fiscal eletrônica? Essa é uma pergunta muito comum dentro das empresas, já que a emissão de notas fiscais faz parte da rotina de várias pessoas, principalmente no setor de vendas e prestação de serviços. Dentre os documentos fiscais emitidos com mais frequência estão as notas NF-e, NFC-e, CT-e e MDF-e. Cabe lembrar que cada uma dessas notas possui detalhes particulares, mas um ponto comum a todas elas é a chave de acesso.
Por ser um detalhe visto constantemente, a chave de acesso gera dúvidas. Ainda mais por quem ainda não sabe como ela é formada e qual a sua importância.
Hoje vamos apresentar algumas informações para te ajudar a entender a chave de acesso, como os seus números são formados, como encontrá-la e baixar uma nota fiscal por meio dessa chave, contribuindo para uma gestão mais eficiente no seu setor fiscal.
O que é a chave de acesso da nota fiscal?
É uma sequência numérica única usada para identificar notas fiscais eletrônicas e concede o acesso às informações contidas nelas. São códigos únicos e que nunca se repetem.
Ela é importante para trazer segurança ao documento fiscal, já que se trata de número único e que não se repete. Vale destacar que a chave de acesso também está presente no arquivo XML e no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe).
Inclusive, a Portaria RFB 849/2020 revogou o acesso às informações do arquivo XML por terceiros. Agora, é necessário um certificado digital válido.
Qual é a diferença entre chave natural e chave de acesso?
De acordo com o Manual de Contingência da NF-e, no tópico 2.1.3.6, a chave natural é definida como uma sequência numérica definida pelos campos de Unidade Federativa (UF), CNPJ do emitente (ou CPF para pessoas físicas), série, número da NF-e e o modelo do documento fiscal eletrônico.
A chave natural é específica para cada transação e costuma ser visível no documento da nota fiscal. Possui a função de verificar notas fiscais individualmente.
A chave de acesso, por sua vez, além de ser única, é gerada automaticamente por um sistema de notas fiscais eletrônicas. Sua função é somente identificar cada nota fiscal e facilitar o acesso da mesma em ambiente digital.
Para que serve a chave de acesso da nota fiscal?
Como diz o nome, a chave de acesso é um meio de acesso para notas fiscais e é importante para agilizar operações comerciais e trazer maior segurança na consulta da nota fiscal eletrônica.
A chave de acesso da nota fiscal é importante, pois documentos fiscais diferentes podem ter o mesmo número no arquivo XML no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) e ela é a responsável pela identificação de cada nota, evitando problemas na hora de organizá-las e armazená-las.
Como é formada a chave de acesso da nota fiscal?
A chave de acesso da nota fiscal é formada a partir da junção de caracteres específicos, cada um deles referentes a dados diferentes, mas que têm a ver com informações da empresa emitente e dados intrínsecos da nota fiscal eletrônica.
A seguir, explicamos detalhadamente o significado de cada um dos códigos que formam os números da chave de acesso.
O que significa os 44 números da chave de acesso?
Os números são formados por meio de grupos com uma quantidade específica de caracteres. Os grupos que formam os números e seu significado trazemos abaixo:
- cUF: código referente ao estado de localização;
- AAMM: representa o mês e o ano da emissão da NF-e;
- CNPJ: CNPJ do emitente;
- mod: identificação do modelo de documento fiscal;
- Série: série do documento fiscal;
- nNF: número da nota fiscal eletrônica;
- tpEmis: tipo de emissão ao documento;
- cNF: codigo numérico da chave de acesso;
- cDV: dígito verificador da chave de acesso.
Na tabela a seguir, é possível verificar a quantidade de caracteres específica para cada grupo supracitado:
| Grupo | Quantidade de caracteres |
|---|---|
| cUF | 2 |
| AAMM | 4 |
| CNPJ | 14 |
| mod | 2 |
| Série | 3 |
| nNF | 9 |
| tpEmis | 1 |
| cNF | 8 |
| cDV | 1 |
Ressaltamos que, em caso de consulta de NF-e com a chave de acesso, ao preencher o código da UF, é preciso estar atento, em vista que cada estado possui um código próprio para ser utilizado.
Para ajudar na consulta, elencamos os códigos de cada estado e o Distrito Federal:
- 11 — Rondônia (RO);
- 12 — Acre (AC);
- 13 — Amazonas (AM);
- 14 — Roraima (RR);
- 15 — Pará (PA);
- 16 — Amapá (AP);
- 17 — Tocantins (TO);
- 21 — Maranhão (MA);
- 22 — Piauí (PI);
- 23 — Ceará (CE);
- 24 — Rio Grande do Norte (RN);
- 25 — Paraíba (PB);
- 26 — Pernambuco (PE);
- 27 — Alagoas (AL);
- 28 — Sergipe (SE);
- 29 — Bahia (BA);
- 31 — Minas Gerais (MG);
- 32 — Espírito Santo (ES);
- 33 — Rio de Janeiro (RJ);
- 35 — São Paulo (SP);
- 41 — Paraná (PR);
- 42 — Santa Catarina (SC);
- 43 — Rio Grande do Sul (RS);
- 50 — Mato Grosso do Sul (MS);
- 51 — Mato Grosso (MT);
- 52 — Goiás (GO);
- 53 — Distrito Federal (DF).
Onde fica a chave de acesso na nota fiscal?
A chave de acesso pode ser encontrada no canto superior direito e abaixo do código de barras presente na Danfe da nota fiscal eletrônica.
Onde fica a chave da nota fiscal no XML?
No arquivo XML da NF-e, a chave fica no início do código, na tag infNFe. A seguir, um exemplo:
<NFe xmlns =”http://www.portalfiscal.inf.br/nfe”>
<infNFe Id=”NFe+número da chave de acesso” versao=”nº da versão”>
Como descobrir o número da chave de acesso NF-e?
A chave de acesso pode ser localizada pelo portal da Sefaz, consulta ao arquivo Sped Fiscal, ou a um sistema de gestão de NFS-e. Caso a nota fiscal não tenha sido recebida, é possível solicitar ao fornecedor, como explicamos abaixo.
Conforme já destacamos, apesar da possibilidade que duas notas fiscais possuam o mesmo número, elas jamais terão a mesma chave de acesso.
Caso precise saber o número da chave de acesso de uma nota fiscal, isso pode ser feito por três caminhos diferentes.
1. Solicitação ao fornecedor
Se alguma compra foi feita e a NF-e não foi recebida, é preciso entrar em contato com o vendedor e solicitar a Danfe para ter acesso ao número da chave de acesso.
O grande problema é que muitas vezes o emissor esquece de enviar o documento para o emitente, o que resulta em falta de informações para os departamentos de compra, financeiros e fiscal, além de falhas nas escriturações do Sped.
2. Consultando pela Sefaz
No portal da Secretaria da Fazenda, é possível obter o número da chave de acesso de uma nota específica. No momento da consulta, é necessário ter o certificado digital. Mas vale ressaltar que essa consulta só é realizada por algumas secretarias da fazenda estaduais.
3. Consultando o arquivo Sped Fiscal
O Sped fiscal é um programa criado pelo Governo Federal, cujo objetivo é uniformizar as obrigações das empresas e integrar fiscos.
O Sped compreende itens como:
- inventário;
- registros dos clientes;
- dados de estoque da empresa;
- informações sobre compras de insumos;
- apuração das operações no setor de produção;
- entre outras informações.
Caso a sua empresa já tenha aderido ao Sped, é possível usá-lo para consultar as chaves de acesso de suas notas fiscais, pois todas elas ficam armazenadas no programa, assim como os arquivos XML e suas respectivas chaves de acesso.
4. Consultando um sistema de gestão de NF-e
Sistemas de gestão para documentos fiscais e eletrônicos conseguem que dados sejam obtidos com facilidade, inclusive a chave de acesso da nota fiscal eletrônica.
Aqui na Focus NF-e, possuímos o nosso próprio sistema — caso não possua nenhum em sua empresa, vale a pena conhecer.
Como ter acesso à nota fiscal pela chave de acesso?
- Acesse o site oficial da NF-e, clique em “Serviços” e, em seguida, selecione a opção “Consultar NF-e”.
- A chave de acesso encontra-se no canto superior direito do Danfe. Após achá-la, digite-a no campo “Chave de Acesso da NF-e” e clique em “Continuar”.
- Acima das informações da NF-e, selecione o botão de “Download do documento”, clique em “Ok” no pop-up que será aberto para confirmar o uso do certificado digital.
Para consultar uma nota fiscal pela chave de acesso, faça os seguintes passos:
- Acesse o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a nota fiscal foi emitida. Geralmente, cada estado possui um site específico para essa finalidade;
- Vá até a opção de “Consulta de NF-e” ou “Consulta de Documento Fiscal” no site da Sefaz. Essa opção geralmente está na área destinada aos contribuintes, empresas ou serviços online;
- Na página de consulta, você geralmente encontrará um campo para inserir a chave de acesso da nota fiscal eletrônica;
- Digite a chave de acesso no campo fornecido e certifique-se de inserir todos os dígitos corretamente, sem espaços ou caracteres adicionais;
- Após inserir a chave de acesso, clique em “Consultar”;
- Aguarde alguns segundos enquanto o sistema faz a busca das informações;
- Após a consulta, o sistema exibirá os detalhes da nota fiscal, como data de emissão, valor, produtos ou serviços relacionados e outras informações pertinentes.
Caso encontre dificuldades durante o processo, verifique as instruções do site da Secretaria da Fazenda do estado correspondente ou entre em contato com o suporte técnico.
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Perguntas frequentes sobre chave de acesso
A seguir, algumas perguntas que são frequentes quando se fala de chave de acesso da nota fiscal eletrônica.
O que compõe a chave de acesso NF-e?
A chave de acesso é composta por 44 dígitos numéricos, sendo que cada um desses dígitos representa uma informação sobre a nota fiscal e a empresa emitente do documento.
O que significa chave de acesso diferente de 55?
Significa que ela é inválida. Isso pode acontecer por diversos motivos, como chave de acesso que pertence a outro documento fiscal que não seja a NF-e; ou, por conter espaços, pontos ou traços na chave de acesso, além de número incorreto ou faltante.
Como calcular o dígito verificador da chave de acesso NF-e?
Conforme o Manual de Orientações do Contribuinte v. 6.00, esse cálculo é feito por meio do módulo 11 (já que o dígito verificador possui 11 posições) dos 43 primeiros dígitos da chave de acesso. A partir daí, multiplique cada algarismo, da direita para esquerda, pelos multiplicadores 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 e 9.
Realize a soma de todos os resultados e divida o total por 11.
O dígito verificador será a diferença entre 11 e o resultado da divisão (11 - resto).
A seguir, um exemplo:
| Chave | 3 | 5 | 3 | 9 | 0 | 1 | 2 | 2 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Multiplicadores | 4 | 3 | 2 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 |
| Resultado (A*B) | 12 | 15 | 6 | 81 | 0 | 7 | 12 | 10 |
| Chave | 3 | 6 | 7 | 8 | 6 | 6 | 8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Multiplicadores | 4 | 3 | 2 | 9 | 8 | 7 | 6 |
| Resultado (A*B) | 12 | 18 | 14 | 72 | 48 | 42 | 48 |
| Chave | 2 | 0 | 0 | 0 | 1 | 5 | 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Multiplicadores | 5 | 4 | 3 | 2 | 9 | 8 | 7 |
| Resultado (A*B) | 10 | 0 | 0 | 0 | 9 | 40 | 49 |
| Chave | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Multiplicadores | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 9 | 8 |
| Resultado (A*B) | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Chave | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 9 | 2 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Multiplicadores | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 9 |
| Resultado (A*B) | 0 | 0 | 0 | 0 | 18 | 18 | 18 |
| Chave | 5 | 0 | 3 | 4 | 5 | 4 | 9 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Multiplicadores | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 |
| Resultado (A*B) | 40 | 0 | 18 | 20 | 20 | 12 | 18 |
A soma de cada resultado do produto entre o número da chave e o multiplicador correspondente é este:
12+15+6+81+0+7+12+10+12+18+14+72+48+42+48+10+0+0+0+9+40+49+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+0+18+18+18+40+0+18+20+20+12+18 = 687
Fazendo a divisão de 687 por 11, temos o resultado 62 com o resto 5. Aplicando-se a fórmula citada (11-5), chega-se ao número do dígito verificador, que é 6.
Como é composta a chave de acesso do CTE?
Ela é composta por 44 números, assim como a NF-e, composta pelos grupos cUF (estado de localização); AAMM (mês e o ano da emissão da NF-e); CNPJ; mod (modelo de documento fiscal); Série; nNF (número da NF-e); tpEmis (tipo de emissão); cNF: (código numérico); cDV (dígito verificador)
O que forma a chave de acesso Danfe?
Uma chave de acesso Danfe é formada por:
- UF (estado do emitente da nota);
- Ano e mês que a nota foi gerada;
- CNPJ da empresa emitente da nota;
- modelo da NF-e (ex.: 55 — NF-e);
- número da NF-e;
- série da NF-e;
- tipo de emissão do documento (contingência = 9) e (autorizada = 1);
- código numérico da chave de acesso;
- dígito verificador da chave de acesso.
Não tenho a chave de acesso da nota fiscal, e agora?
Basta ter o certificado digital da NF-e que se deseja obter a chave de acesso, acessar o portal da Sefaz e realizar a consulta.
