Nota fiscal de devolução: entenda o que é e como emitir
A nota fiscal de devolução é um documento que regulariza o retorno de uma mercadoria ao vendedor, bem como usado para anular uma venda quando não é possível cancelar a NF-e original.
Outro caso comum é quando a empresa recebe matérias-primas de determinado produto e as mesmas vêm com defeito, o que acarreta necessidade de devolução.
O registro desse retorno é importante para, entre outros motivos, evitar pagamento de impostos indevidos.
No texto a seguir, trazemos tudo sobre notas fiscais de devolução, em que casos a sua emissão é necessária, além de um passo a passo de como emitir o documento.
O que é nota fiscal de devolução?
A nota fiscal de devolução é uma nota que registra o retorno de uma mercadoria à empresa, devolvida pelo cliente, seja porque se arrependeu da compra ou porque o produto em questão estava com algum defeito.
A sua emissão é importante para o fornecedor que recebeu o produto de volta, pois é possível registrar a operação e ajustar o estoque de mercadorias, atualizar dados fiscais e pagamento de tributos.
Já para o consumidor, o documento também é válido para garantir a segurança de que o produto foi devolvido e poderá receber o valor da compra de volta.
Qual é a diferença entre nota fiscal de devolução e nota fiscal de retorno?
Uma nota fiscal de devolução tem como objetivo anular o processo de compra ou a própria nota fiscal. A NFe de devolução é necessária quando a venda não é concluída ou existe a necessidade de anular uma nota que já passou do prazo de cancelamento.
Em geral, a nota fiscal de devolução é emitida quando há a recusa do produto pelo comprador, quando bens adquiridos não são entregues, ou ainda quando já passou o prazo de cancelamento da nota fiscal de origem.
No caso, tanto o destinatário quanto o emitente podem emitir uma NFe de devolução para anular as operações de compra e venda. Se a venda foi para pessoa física e não tiver se concretizado, o emitente da nota de origem emita a nota fiscal de devolução com uma CFOP de entrada.
Se o destinatário for pessoa jurídica, porém, a emissão de NFe de devolução será de sua responsabilidade.
Já a nota fiscal de retorno tem como função informar a circulação de uma mercadoria, sendo que ela deve ser emitida em casos como quando volta para o local de origem da mercadoria, por exemplo.
Outro ponto é que a nota fiscal de retorno deve ter referência a uma remessa, porque caso o Fisco não localize as notas, as penalidades podem ser rígidas devido a não ocorrência de escrituração na entrada de mercadorias.
Quando a nota de devolução é necessária?
É necessário devolver a nota fiscal em casos de bens que foram adquiridos, mas não foram entregues, quando há recusa do comprador, a venda não foi concluída, ou quando já passou o prazo de cancelamento da nota fiscal de origem.
A seguir, explicamos melhor os casos de devolução, divididos em devolução de compra e devolução de venda.
Devolução de compra
A nota de devolução de compra é usada quando uma empresa devolve produtos que comprou de fornecedores. Os principais motivos são artigos com defeitos, com prazos de validade expirados, entre outros.
Devolução de venda
Neste caso, o cliente devolve produtos que adquiriu. Geralmente, acontece quando o comprador recebe produtos com avarias, diferente das especificações técnicas descritas quando comprou algo, ou em caso de arrependimento.
Quais são os tipos de devolução de nota fiscal?
A devolução de nota fiscal se divide em notas de devolução que são emitidas pelo destinatário, bem como notas de devolução feitas com a mesma nota fiscal, quando se marca, no verso do Danfe, o motivo da devolução.
A seguir, explicamos com detalhes e mostramos como fazer nota de devolução por cada um dos dois tipos.
Nota de devolução emitida pelo destinatário
Este tipo de devolução é para casos em que a pessoa que recebe a nota (comprador, cliente ou fornecedor) devolve o documento ao estabelecimento de compra. É o próprio destinatário quem deve emitir a nota de devolução para seguir o caminho de operação de compra e venda.
Como fazer nota de devolução emitida pelo destinatário?
No momento da devolução, o destinatário deve preencher o campo “finalidade” com a indicação da NF de devolução.
Também é necessário registrar informações como data, número e série da nota fiscal original da compra e o motivo da devolução. Esses detalhes são essenciais para documentar o processo de devolução de forma adequada e manter conformidade com as regulamentações fiscais.
Nota de devolução com a mesma nota fiscal
Já neste caso, o transportador ou o destinatário que não aceitou a mercadoria deve escrever, no verso do DANFE, o motivo da devolução, inserir a data e assinar. Após isso, a nota fiscal de origem será utilizada para que o emissor faça a NF-e de devolução. O canhoto não deve ser nem assinado, nem destacado, pois isso caracteriza entrega da mercadoria.
O emitente da nota fiscal, quando recebe o produto de volta, deve emitir uma nota de entrada, com todos os dados que identifiquem o documento de saída, a fim de comprovar que a mercadoria retornou ao estoque.
Na nota de devolução, é preciso dar atenção ao código fiscal, pois há diferenças de códigos, a depender do tipo de mercadoria.
Como fazer nota de devolução com a mesma nota fiscal?
Neste caso, o destinatário que não aceitou a mercadoria deve escrever no verso do DANFE o motivo da devolução, datar e assinar. A mesma nota de origem será utilizada para que o emissor faça o documento de devolução.
O emissor, ao receber os produtos de volta, deve emitir uma nota de entrada com todos os dados que identifiquem o documento de saída que indique que essas mercadorias voltaram ao estoque.
Como emitir nota fiscal de devolução?
Para emitir a nota de devolução, tudo vai depender do sistema emissor que é utilizado em sua empresa. Em linhas gerais, os procedimentos costumam ser os seguintes:
- Informe a finalidade do documento a ser gerado;
- Escolha a opção “nota de saída”;
- Nas notas referenciadas, insira a chave de acesso da NF de compra;
- Preencha as informações do fornecedor;
- Preencha as informações do produto;
- Insira as informações referentes à tributação;
- Forneça informações adicionais, caso tenha;.
- Salve a nota e valide com certificado digital;.
- Envie a nota ao Sefaz e aguarde o pedido de devolução da nota fiscal ser aceito.
Como emitir nota fiscal de devolução com a API da FocusNFe?
Se você é desenvolvedor(a), pode emitir notas fiscais de devolução de maneira simples pela API da Focus NF-e.
Esta emissão pode ser feita com base nos campos de uma NFe normal, contudo, é necessário mudar algumas informações para que a SEFAZ aceite o documento.
Abaixo, é possível conferir quais campos devem ser adicionados e/ou alterados para autorizar esse tipo de NFe:
| Campos | Valores | Descrição |
|---|---|---|
| tipo_documento | 0 | Esse valor é usado para notas do tipo de “entrada” |
| finalidade_emissao | 4 | O valor “4” é referentereferênte a notas do tipo “Devolução” |
| notas_referenciadas*: chave_nfe | chave de acesso | Nesse campo deve ser informado a chave de acesso da NF-e de “saída” que originou essa devolução. |
| items: cfop | verifique com o seu contador | Esse campo varia de acordo com o CFOP utilizado na nota de origem |
*O campo “notas_referenciadas” deve ser enviado como array e não objeto, para que possa passar na validação da nossa API.
Para mais informações sobre os campos da nossa API, consulte a nossa documentação.
Qual é o prazo para emitir uma nota fiscal de devolução?
De acordo com a legislação vigente, não há um prazo específico para a emissão da nota de devolução. O mais indicado é que a emissão ocorra sempre que for necessário.
Em casos que envolvam operações comerciais, a devolução deve se relacionar com o prazo de garantia do produto.
Quais são os principais erros na hora de emitir uma nota de devolução?
Seguem os principais erros na hora de emitir notas de devolução:
Cadastro de CFOP
Acima, trouxemos os principais Códigos usados para nota de devolução. Ainda assim, em caso de dúvidas, ou de não se enquadrar em nenhum destes casos, consulte contadores.
Qual CFOP devo usar para devolução?
O CFOP da nota de devolução depende de cada situação.
Para compradores que precisam emitir a nota a fornecedores, esses são os códigos mais comuns:
Para vendedores que estejam devolvendo a nota de devolução para produtos que estão voltando, estes são os códigos mais utilizados:
- 5201 ou 6201: mercadorias adquiridas por processos de industrialização;
- 5202 ou 6202: mercadorias destinadas à comercialização
- 5553, 5556, 6553 ou 6556: mercadorias que compõem o ativo fixo ou para consumo da própria empresa.
- 1202: devoluções de revenda dentro do estado;
- 2202: devoluções de revenda em outros estados;
- 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
- 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.
Certificado digital
Para a nota de devolução ser emitida, o certificado digital deve estar em dia. Caso esteja fora de validade, a emissão sairá com erro.
Preenchimento dos dados
Muitas vezes falta atenção na hora de preencher os dados da nota de devolução, o que inviabiliza a sua emissão. Por isso, indicamos sistemas automatizados que evitem erros que impeçam o lançamento da nota, como o da Focus NF-e.
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O processo de emissão da nota fiscal de devolução exige atenção e paciência, afinal são muitos detalhes. Ter acesso a uma ferramenta que otimize e auxilie o setor fiscal faz toda a diferença.
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Perguntas frequentes sobre nota fiscal de devolução
A seguir, trazemos algumas das principais perguntas quanto à emissão da nota de devolução.
É obrigatório emitir nota fiscal de devolução?
Sim, sempre que ocorrer um problema que resultar na devolução de um produto, sendo necessário anular uma operação de compra e venda. Isso pode acontecer em casos de recusa do comprador ou problemas na entrega da mercadoria, por exemplo.
O que fazer quando o cliente não emite nota de devolução?
Deve ser emitida nota fiscal referente à entrada, conforme estabelecido pelos artigos 136 inciso I, alínea “a”, e 138, ambos do RICMS/2000.
Como a nota de devolução é usada para cancelar a compra?
A nota de devolução anula as operações de compra e venda que não foram concluídas, inclusive em relação aos documentos que já passaram do período de cancelamento. A mercadoria pode voltar ao estoque do produtor e os impostos podem ser contabilizados corretamente.
Vale destacar que a nota de devolução não pode ser utilizada quando as mercadorias estiverem em trânsito. Ela só pode ser emitida após a data de devolução.
O que fazer quando o imposto já foi pago?
Quando a empresa lançar a nota de devolução, poderá receber o crédito de IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), desde que os dois itens estejam lançados na nota de devolução.
É obrigatório referenciar a nota fiscal original?
Sim. Ao preencher a nota, o destinatário deve selecionar o campo “NF de devolução” no campo “Finalidade”. Ademais, é necessário registrar o número, série e a data da nota fiscal original, além do motivo da devolução.
Em que situações uma nota de devolução pode ser recusada?
Ela pode ser recusada em situações como arrependimento de compra, produtos com defeito, quando o artigo comprado não chegou no prazo previsto, ou quando já se encerrou o período de cancelamento da nota de origem.
O que precisa para fazer uma nota de devolução?
É necessário preencher um formulário específico, indicar a finalidade da nota como devolução e preencher os dados fiscais obrigatórios, inclusive a referência à nota fiscal original.
Onde emitir uma nota fiscal de devolução?
Notas fiscais de devolução são emitidas nos mesmos sistemas usados para gerar as notas fiscais comuns. O documento deve ser emitido pelo fornecedor ou vendedor que está à frente da operação.
O MEI pode emitir nota fiscal de devolução?
Sim. O MEI pode emitir notas fiscais de devolução, em circunstâncias típicas que levam à emissão de notas de devolução, como em caso de recebimento de produtos danificados ou defeituosos, erro na emissão da nota original, entre outras.
Precisa destacar ICMS na nota de devolução?
Sim. De acordo com a Resolução nº 94/2011, que dispõe sobre o Simples Nacional e outras providências, o valor do ICMS e sua base de cálculo devem constar no campo “Informações complementares”, sem destaque nos campos próprios.
