Você sabe que é impossível realizar uma operação financeira sem emitir uma nota fiscal. Este documento é simplesmente o pilar jurídico para comprovar a veracidade de qualquer operação de compra e venda, não só para o consumidor como perante a lei.
Por isso, trazemos um texto detalhado que fala sobre o que é nota fiscal, mas também outros itens, como os principais tipos de nota fiscal e os requisitos para a sua emissão.
O que é NF?
A nota fiscal é, basicamente, um documento que registra as vendas da sua empresa. Sempre que um pagamento é efetuado, é necessário emitir uma NF para o cliente.
A fim de modernizar a gestão de documentos fiscais e evitar gasto desnecessário com papel, em 2005, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), versão digital da nota fiscal, tomou o lugar da nota de modelo 1 ou 1-A.
É um documento emitido e armazenado de forma digital e tem como função registrar operações de compra e venda de mercadorias ou uma prestação de serviços entre pessoas jurídicas e/ou empresas.
Além disso, a NF-e é um marco em termos de controle fiscal, pois facilita a fiscalização de órgãos reguladores como o Fisco.
Qual a diferença entre nota fiscal e cupom fiscal?
A nota fiscal deve ser utilizada em situações de venda, troca, transferência, devolução e compra.
O cupom fiscal, por sua vez, é feito de um varejista para um cliente final.
Outro ponto é que a nota fiscal permite a troca de produtos, já o cupom não. A justificativa para isso é que a nota fiscal registra informações quanto ao comprador, à transportadora e à companhia, o que dá a possibilidade de reembolso e devolução.
O cupom não tem informações referentes ao comprador, somente à compra e ao negócio. Ademais, ele só pode ser feito por uma impressora ECF autorizada pela Sefaz e a nota fiscal pode ser emitida por diversos softwares e uma impressora convencional.
Por que a nota fiscal é importante?
É por meio da nota fiscal que o escritório realize a contabilidade consegue calcular os impostos, o setor financeiro consegue fazer uma expectativa de faturamento e o setor logístico pode organizar entregas do estoque e produção.
Não emitir a nota fiscal também pode trazer diversos problemas para a empresa. Quanto a isso, falaremos ainda neste texto sobre as penalidades de não emitir nota fiscal.
Para a empresa
Ter uma nota fiscal mostra que a empresa está cumprindo suas obrigações perante a lei e melhora a sua imagem perante o mercado . Afinal, qualquer organização séria cumpre suas obrigações fiscais.
E isso é importante em caso de fiscalizações (com o armazenamento correto de notas, não haverá grandes dificuldades para comprovar suas operações).
Além disso, o setor contábil efetua suas operações com maior precisão e consegue apurar transações efetuadas pela companhia e calcular impostos com precisão.
Para a economia
A importância da nota fiscal para a economia é que é lá em que estão registrados os impostos sobre produtos e serviços para as empresas.
Os impostos e tributos frequentemente devem ser direcionados para necessidades específicas dos estados e municípios. Com a emissão de notas fiscais em dia, a empresa fica protegida de eventuais problemas com a Receita Federal.
Para o consumidor
A nota fiscal serve como um registro da compra e garante os direitos da pessoa consumidora em caso de problemas com o produto, além de garantir que a empresa cumpra suas obrigações com o ICMS.
A emissão de nota fiscal é obrigatória?
Sim. Na maioria dos estados brasileiros, é exigido que as notas fiscais sejam armazenadas por um prazo de até cinco anos a partir da data de emissão do documento.
Essa obrigatoriedade serve para trocas de produtos ou serviços, controle de garantia ou se houver fiscalização da Receita Federal.
A nota fiscal pode ser armazenada em formato XML ou PDF.
Quais as penalidades por não emitir nota fiscal?
Como nós falamos, há penalidades previstas para quem não emitir nota fiscal.
Uma delas é que você e sua empresa podem ser acusados de sonegação fiscal, crime com previsão de dois a cinco anos de prisão, além de multa.
Além disso, há perda de garantias. Isto é, as informações contidas nas notas fiscais são garantias legais que um produto ou serviço realmente foi adquirido. Sem a nota, isso tudo se perde.
Quais os tipos de nota fiscal?
Existem inúmeros tipos de nota fiscal. As principais nós elencamos a seguir:
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)
Substitui o modelo tradicional. Utilizada por empresas que vendem produtos físicos e online e limita-se a registrar venda de produtos físicos, com a cobrança de ICMS e IPI, e deve ser expedida às Secretarias Estaduais de Fazenda.
CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
Totalmente digital, o CT-e deve cobrir operações de prestações de serviço relacionadas ao transporte de cargas e substitui os seguintes documentos fiscais de papel:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9
- Conhecimento Aéreo, modelo 10
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.
NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços)
É um documento digital que tem a função de gerar e armazenar dados referentes a transações efetuadas entre compradores e vendedores. O documento serve como recibo e tem validade jurídica e fiscal para comprovar a operação.
Diferencia-se por necessitar da Inscrição Municipal e que gera o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).
NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)
Uma alternativa aos cupons fiscais emitidos por ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Ligada ao varejo e ao comércio eletrônico, é emitido por estabelecimentos típicos de ambos os setores.
Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
Apenas digital, é validado por assinatura do contribuinte e uma autorização do Fisco. Entre as principais vantagens estão:
- o uso do ECF não se faz mais necessário;
- cupom fiscal pode ser impresso em qualquer impressora ou emitido até eletronicamente;
- transmissão online da NFC-e ou com pouco tempo de atraso a respeito da emissão de documento (SAT/MFE);
- combate à sonegação fiscal;
- diminuição de obrigações acessórias aos contribuintes;
Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)
Trata de regras da legislação fiscal referente à emissão de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) no Ceará, substituindo a emissão do ECF.
O MF-e é similar ao SAT, muito utilizado no estado de São Paulo. O MFE possui algumas particularidades impostas pelo Sefaz do CE, que são:
- bateria;
- GPS para localizar o equipamento.
- GPRS para conexão à internet por chip 3G ou 4G.
MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos
Documento usado para fazer a vinculação entre documentos fiscais e CT-es que foram gerados para determinada carga.
No caso, o MDF-e só serve para uma única operação e é válido para empresas que fazem transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal e são responsáveis pelo frete com mais de um CT-e.
Também podem ser usados por empresas que fazem transporte de mercadorias com mais de uma NF-e.
Nota Fiscal Avulsa (NFAe)
O documento de nota fiscal avulsa é utilizado por pessoas não contribuintes do ICMS e que não são obrigadas a emitir nota fiscal.
É comum que MEIs, pequenas e médias empresas utilizem o documento. As regras para emissão variam de acordo com o estado e é necessário se cadastrar de forma online para poder emitir o documento fiscal.
Um ponto importante é que mesmo emitida eletronicamente, ela é válida em papel e o armazenamento físico é necessário.
Nota Fiscal Complementar
Documento que tem a função de corrigir valores tributários emitidos erroneamente e deve ser anexado à nota original para validar a operação fiscal.
Pode ser usada em casos como:
- variações na cotação de moeda em caso de exportações;
- reajustes nos preços de produtos ou serviços;
- erros no lançamento de impostos definidos por cálculos;
- falhas de classificações.
É necessário emitir a NF complementar quando o documento fiscal original tiver valor inferior ao da operação de fato e declarar os motivos da nova emissão.
Nota Fiscal Denegada
Quando uma nota fiscal é denegada, é sinal que a Sefaz identificou irregularidades na NF-e e a mesma não pode ser faturada.
Por ser um status definitivo, a nota denegada não pode ser cancelada, utilizada ou inutilizada. Por isso, a nota denegada deve ser armazenada por cinco anos, como as demais notas fiscais.
Nota Fiscal Rejeitada
A nota rejeitada obtém esse status graças a dados inconsistentes, sem sentido ou incompletos.
A pessoa emissora é avisada e pode corrigir o erro imediatamente. A validação da NF-e pode ser feita e pode resultar na autorização, denegação ou rejeição da nota fiscal, quando a mesma é descartada, pode ser corrigida e novamente transmitida.
Nota Fiscal de Exportação
Documento que oficializa à Sefaz a saída de mercadorias para exportação. Antes de fazer o cadastro da nota fiscal, é preciso fazer o cadastro da Invoice, com informações relacionadas à moeda, produtos e quantidade de artigos, preços, entre outras.
A mercadoria é validada para o comprador no exterior, o que possibilita o registro no país de origem.
Nota Fiscal de Remessa
Documento emitido quando há circulação de mercadorias sem objetivo de venda, garantindo que impostos não sejam cobrados.
É muito usado em casos quando o produto está sendo transportado ao estoque da loja, mas ainda não foi vendido.
Ademais, costuma ser muito utilizado em casos específicos como brindes, doações, amostras grátis e produtos em fase de testes.
Quem é o responsável pela emissão de nota fiscal?
É a própria empresa, ou ainda, a pessoa microempreendedor ou pessoa prestadora de serviço. Isto é, qualquer pessoa jurídica ou empresa que obtém receita em troca da prestação de serviço, a partir do objeto de sua atividade (obtida por meio do CNAE).
Como funciona a emissão da nota fiscal?
Primeiramente, é preciso que sua empresa esteja credenciada à Secretaria da Fazenda de seu estado, por meio de um cadastro feito no site da Sefaz. Vale ressaltar que cada estado possui suas próprias regras de cadastro.
Também é necessário obter certificação digital, de modo que a nota tenha autenticidade, validade e integridade jurídica. Por isso, é necessário obter uma certificação de assinatura digital em uma Autoridade Certificadora que tenha credenciamento na ICP-Brasil.
Por fim, mas tão importante quanto aos anteriores, é preciso ter um software emissor de notas fiscais, pois são eles que permitem a comunicação entre seus servidores e a Sefaz para análise e validação dos dados emitidos.
O que deve constar na nota fiscal?
É preciso gerar um arquivo XML para a emissão da nota fiscal, contendo os dados da empresa e sobre a venda. Depois, é preciso da assinatura digital, o envio da NF-e à Sefaz validação, autorização e a impressão do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
Como consultar nota fiscal?
É possível consultar a nota fiscal por meio do portal da Fazenda ou por web service, a partir do software de seu estado (ambas as opções são gratuitas) e são ótimas opções caso o seu departamento fiscal não seja tão estruturado assim.
Agora, se o seu negócio já possui um departamento fiscal bem definido, esta é a hora de você contar com um software emissor de notas fiscais com a tecnologia API Rest.
Esta tecnologia, baseada em protocolos http (web), possui diversos benefícios, como a leitura de dados, a comunicação entre softwares de diferentes servidores, o fornecimento de dados em padrão baseado em requisições HTTP, entre outros.
Nós da Focus NF-e possuímos um software que permite a consulta e a emissão de sua nota fiscal a partir da tecnologia utilizada pela sua empresa, tudo isso com uma central de ajuda completa e de fácil navegação.
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