Os certificados digitais são uma espécie de identidade de pessoas físicas e jurídicas na internet. Por meio dele, diversos serviços podem ser realizados, tais como a assinatura de documentos eletrônicos e a entrega de declarações.
Tais documentos devem ser emitidos por autoridades certificadoras reconhecidas e devem obter os dados do titular, além de uma chave criptográfica, que garante a segurança das operações.
No artigo a seguir, mostramos o que é certificado, os principais tipos, quem precisa de um certificado, como obtê-lo, entre outras informações.
O que é certificado digital?
Considerado uma identidade virtual, o certificado digital é uma assinatura criptografada que torna possível tanto para pessoas jurídicas como físicas assinarem documentos online com legitimidade jurídica.
Por funcionar como um comprovante de identificação, essa forma de autenticação traz maior segurança e legalidade às operações, além de promover agilidade na assinatura de documentações e nas emissões de notas fiscais.
Para que serve um certificado digital?
São utilizados para autenticar a identidade de pessoas e entidades, realizar transações eletrônicas seguras e assinar documentos digitalmente.
Por se tratar de um comprovante de identidade, você pode realizar qualquer operação através do e-CPF ou e-CNPJ sem precisar recorrer a meios burocráticos e presenciais.
Algumas de suas utilidades são:
1. Assinar documentos digitais
Essa é uma das grandes vantagens do certificado digital: poder assinar documentos através da internet.
Por possuir a mesma autenticidade de documentos assinados manualmente e que precisam ter firma reconhecida, traz economia de recursos despendidos com impressão e a tranquilidade de poder assinar de qualquer lugar.
2. Acesso a sistemas específicos
Alguns sistemas que possuem informações confidenciais, em especial os de cunho governamental, têm acesso restrito. De forma que para ter acesso à consulta, ao envio e à alteração de dados, exige-se que a identidade de quem os acessa seja confirmada.
Ter um certificado digital garante esse acesso, uma vez que com suas chaves criptografadas tem praticamente nenhuma chance de serem violadas. Isso o torna extremamente seguro e muito utilizado para acessar sistemas que exigem segurança redobrada.
3. Desenvolver sistemas virtuais
Sistemas virtuais integrados permitem o acesso a informações e realização de atividades de forma online e à distância, necessitando da segurança que o certificado proporciona.
Setores como o da saúde, do direito e da contabilidade são exemplos da aplicação do uso de certificados digitais. Nesses setores, os profissionais podem se identificar, registrar e emitir documentos pertinentes à área, assim como enviar informações para órgãos públicos.
Como funciona o certificado digital?
O certificado digital funciona como uma carteira de identidade virtual, utilizando meios de processamento de dados mais seguros e autênticos para transações online.
O certificado comprova a identidade de pessoas pela utilização de criptografia de chaves pública e privada pelas seguintes formas:
- chave privada, que fica sob a posse exclusiva do titular e gera a assinatura titular única (secreta, para assinar/criptografar); e
- chave pública, usada por terceiros para validar se a assinatura em questão realmente pertence ao titular (compartilhada, para verificar/descriptografar).
A autoridade certificadora (AC) vincula essas chaves ao titular, garantindo autenticidade e validade jurídica (ICP-Brasil) em assinaturas eletrônicas.
Na prática, é como se fosse um cofre digital que somente você consegue abrir, mas qualquer pessoa pode verificar se foi você que realmente realizou a ação de gerar a assinatura.
O que garante a legalidade do certificado?
A segurança dos certificados digitais é garantida por meio de criptografia. A criptografia é um processo que transforma dados e os torna incompreensíveis para pessoas não autorizadas.
No caso dos certificados digitais, a criptografia é usada para proteger as chaves públicas do titular do certificado. Já as chaves públicas, são usadas para verificar a assinatura digital do titular do certificado.
A legalidade dos certificados digitais no Brasil é garantida pela Medida Provisória n° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Essa medida provisória instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
ICP - Brasil
A ICP-Brasil é uma rede composta por Autoridades Certificadoras (ACs), que são responsáveis por emitir e gerenciar certificados digitais, e por autoridades de registro (ARs), que são responsáveis por identificar e cadastrar os titulares de certificados digitais.
Autoridades Certificadoras (ACs)
As ACs são credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), que é uma autarquia federal vinculada ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações.
Quais são os principais tipos de certificado digital?
Existem três tipos principais de certificados digitais, sendo eles o certificado A1, o A3 e o em nuvem. Veja as características de cada um deles a seguir.
Certificado digital A1
O Certificado Digital A1 possui validade de um ano e funciona de forma prática, sendo armazenado diretamente no computador como um arquivo. Essa característica permite que ele seja instalado em diversas máquinas simultaneamente, desde que haja uma cópia de segurança.
Além de ser uma opção mais econômica em comparação ao modelo A3, o A1 é o mais indicado para transações digitais em geral. Vale frisar que, para utilizar a API da Focus NFe, este certificado é indispensável para a emissão fiscal. Em vista disso, dispomos de uma parceria com a certificadora Emita Já, que oferece descontos exclusivos na aquisição do seu certificado.
Certificado digital A3
Já o Certificado Digital A3 apresenta uma validade estendida de até cinco anos, mas sua estrutura é física, sendo armazenado em mídias criptográficas como tokens ou cartões USB.
Por esse motivo, ele precisa estar obrigatoriamente conectado ao computador no momento do uso. É importante notar que o certificado só pode ser baixado no dispositivo uma única vez e, em casos de perda ou dano ao token, o certificado digital também é permanentemente perdido.
Certificado digital em nuvem
Por fim, o Certificado Digital em Nuvem também oferece validade de até cinco anos, mas destaca-se pela mobilidade ao ser armazenado nos servidores do Serpro. Ele é utilizado diretamente via smartphone e pode ser acessado em múltiplos computadores e celulares.
Para garantir a segurança do processo, cada utilização do certificado exige um pedido de autorização prévio encaminhado ao smartphone do usuário.
Quem precisa de um certificado digital?
A maioria das empresas precisa de um certificado digital para interagir com órgãos governamentais, especialmente aquelas enquadradas em regime do Lucro Presumido e empresas do Simples Nacional em determinados municípios (como Belo Horizonte e Porto Alegre). Além disso, empresas que têm funcionários necessitam do certificado para cumprir obrigações trabalhistas e previdenciárias no eSocial.
O certificado digital também é importante para conseguir emitir notas fiscais eletrônicas e outros documentos fiscais.
Mas o certificado não é obrigatório para empresas com até um empregado no Simples Nacional, MEIs e pessoas físicas. Porém, o certificado digital pode substituir documentos impressos e assinaturas manuais, de forma a agilizar e desburocratizar processos de forma segura.
Vejamos como certificado digital pode ser utilizado em cada caso.
Certificado Digital para Empresas
Funciona como uma identidade virtual de uma organização, que serve para autenticação de operações e trazer validade jurídica em ambientes digitais. O objetivo do certificado digital é permitir que empresas realizem transações on-line com a mesma segurança de um processo presencial, já que garante a integridade das informações prestadas e evita fraudes.
Para empresas, o certificado digital tem algumas utilidades como:
1- Acesso ao eSocial
O eSocial é o sistema governamental que unifica as informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), da declaração do Imposto de Renda retido na fonte (DIRF), do Sistema de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (SEFIP) e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
2- Emitir Nota Fiscal eletrônica
Para a emissão da NFe é preciso ter o certificado digital. A não ser que a empresa utilize a Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFAe), de acordo com o regulamento fiscal do local a que pertence.
3- Usar o eCAC
Ter um certificado digital para usar o eCAC possibilita o uso dos serviços disponíveis no portal do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal.
4- Outros compromissos fiscais
Com o certificado digital, ainda é possível realizar outros processos fiscais como no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e no Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).
5- Autenticação
Com um certificado SSL (Secure Sockets Layer) é estabelecida uma comunicação criptografada segura entre um programa usado por alguém para navegar na internet e um site.
Certificado Digital para Pessoas Físicas
O certificado mais indicado para pessoa física é o e-CPF, indicado para autenticar as transações bancárias, acessar o sistema e-CNH do Detran, entre outras ações feitas por pessoas físicas no ambiente virtual. A emissão pode ser feita com certificado digital A1 ou A3.
Apesar de não ser obrigatório em alguns casos, as pessoas físicas podem utilizar o certificado digital para:
1- Assinatura digital de documentos: nesse caso, a assinatura demonstra sua validade jurídica e elimina a necessidade de imprimir documentos e reconhecer firma em cartório;
2- Acesso a sistemas do Governo: com o certificado digital, é possível utilizar sistemas da administração pública de forma segura.
Certificado Digital para Profissionais Autônomos ou Liberais
O certificado digital para profissionais autônomos ou liberais tem como utilidades a facilidade de assinar contratos diretamente na internet, realizar transações seguras, emitir notas fiscais, entre outras funções.
Para profissionais liberais, o certificado digital possui utilidades mais específicas conforme o tipo de atuação do profissional. Vejamos 3 exemplos:
1- Profissionais da saúde
Com o certificado digital, é possível assinar digitalmente prescrições médicas ou atestados, assim como prontuários e laudos eletrônicos em hospitais e clínicas que adotam o prontuário eletrônico do paciente (PEP).
2- Advogados
Para esta categoria, facilita a assinatura de petições, pareceres, procurações e contratos. Além disso, permite o acesso a processos, a comunicação com a Receita Federal, envio e acompanhamento de declaração de Imposto de Renda, tudo isso de forma remota.
3- Contadores
Com o certificado, o envio de informações aos órgão públicos tem maior segurança. Isso porque as atividades contábeis, trabalhistas, econômicas, patrimoniais e tributárias de pessoas jurídicas ou de pessoas físicas exigem um gerenciamento por parte destes profissionais.
Como faço para ter o certificado digital?
Para obter um certificado digital, basta escolher uma Autoridade Certificadora habilitada pelo ICP-Brasil, comparecer a uma agência credenciada com a documentação necessária e realizar o cadastramento biométrico e a emissão do certificado.
É importante ressaltar que a documentação requisitada varia conforme o tipo de certificado digital a ser emitido. Em geral são solicitados documentos de identificação da pessoa física, comprovante de residência, CNPJ (no caso de empresas), entre outros.
Passo 1: Escolha uma certificadora autorizada
Existem várias empresas credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) que podem fazer a emissão, cabendo avaliar qual tem o melhor plano para o seu perfil.
Passo 2: Faça a validação do certificado
Após realizar a compra em uma certificadora, você deve fazer a validação para poder utilizar sua identidade digital.
A validação acontece após o pagamento ser reconhecido na entidade certificadora e é realizada por meio do agendamento de uma reunião presencial ou online, onde é feita a coleta e registro dos dados biométricos.
Passo 3: Instalação
Depois da validação, instale o certificado digital. Para os modelos A1 e A3, a instalação é simples, certifique-se apenas de guardar a senha de forma segura, pois em caso de perda da senha, será necessário requisitar um novo certificado digital.
Passo 4: Comece a assinar digitalmente
Com a validação realizada, você já pode realizar a assinatura digitalmente de documentos PDF através do Adobe Reader ou em programas de edição de texto como o caso do Word e outros softwares.
Como verificar a autenticidade de um certificado digital?
Para validar a autenticidade do certificado, é recomendado utilizar ferramentas oficiais como o Verificador de Conformidade do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), que checa a conformidade com a ICP-Brasil.
Também é possível fazer essa verificação por meio de certificadoras confiáveis, que garantem a autenticidade do certificado em questão.
Para verificar a autenticidade de um certificado digital:
- Acesse o site Validar do ITI;
- Escolha uma das três opções: Ler QR Code, Escolher arquivo ou Colar URL;
- Selecione o arquivo do certificado digital que deseja verificar;
- Clique no botão “Validar”.
Também existem outras formas de verificar a autenticidade de um certificado digital. Algumas dessas formas incluem:
- acessar o site da Autoridade Certificadora (AC) que emitiu o certificado digital; ou
- utilizar um software de verificação de certificados digitais.
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Perguntas frequentes sobre certificado digital
A seguir, as perguntas mais frequentes sobre o tema certificado digital.
O que fazer em caso de perda ou roubo do certificado digital?
No caso de perda ou roubo, é fundamental buscar imediatamente a Autoridade Certificadora para iniciar o procedimento de revogação. Dado que um certificado possui várias utilidades, é importante ter cuidado e atenção ao utilizá-lo.
Quem é obrigado a ter um certificado digital?
O certificado digital é obrigatório para empresas enquadradas no regime Lucro Presumido, algumas cidades no caso quem se enquadra como Simples Nacional, e empresas que possuem funcionários.
Qual é o valor do certificado digital?
O valor de um certificado digital varia conforme o preço escolhido, a forma de armazenamento (física ou digital), entre outros fatores. Mas os preços podem começar na faixa de R$ 90 (e-CPF A1, por exemplo) e passar dos R$ 500, no caso dos certificados em nuvem.
Qual o certificado digital para MEI?
Os certificados digitais e-CNPJ A1 e A3. Embora nem sempre exigido para MEIs, ele é útil para atividades como a emissão de notas fiscais eletrônicas e acesso a sistemas do governo que exigem autenticação digital, como serviços da Receita Federal.
Como fazer um certificado digital?
Tenha em mãos documentos de identificação, escolha uma Autoridade Certificadora (AC), selecione o tipo de certificado desejado (A1 ou A3) e faça a validação de identidade para a obtenção de seu certificado.
Quando é obrigatório o uso do certificado digital?
Em diversas situações, como: emissão de nota fiscal eletrônica, declaração do imposto de renda, acesso ao portal e-cac, assinatura de contratos eletrônicos, participação em leilões eletrônicos, entre outros.
É possível ter certificado digital gratuito?
Depende do tipo de certificado digital. Por exemplo, os certificados SSL podem ser utilizados de forma gratuita.
É preciso fazer a renovação do certificado digital?
Sim, a renovação do certificado digital é obrigatória em alguns casos.
