O que é Recibo Provisório de Serviços?
O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento fiscal temporário utilizado como documento substituto da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFSe) em situações em que não é possível emitir a nota no momento da prestação do serviço.
Para que serve o RPS?
O RPS é um documento importante para o controle fiscal das atividades de prestação de serviços e permite que o prestador de serviços cumpra as obrigações fiscais mesmo em caso de problemas técnicos ou operacionais.
Sua emissão é responsabilidade do prestador de serviços e deve conter as seguintes informações:
- Número do RPS;
- Data e hora de emissão;
- Nome, CNPJ ou CPF do prestador de serviços;
- Nome, CNPJ ou CPF do tomador de serviços;
- Descrição do serviço prestado;
- Valor do serviço prestado;
- Valor do ISS devido.
Lembrando que o RPS é numerado para ser impresso em duas vias: uma para a empresa e outra ao prestador do serviço.
Após a emissão do RPS, é necessário que o prestador de serviços converta o documento em NFSe em até 10 dias. Essa conversão pode ser realizada manualmente ou de maneira automática por meio do sistema de emissão disponibilizado pela prefeitura.
Como obter o recibo provisório de serviço para o seu negócio?
O RPS deve ser solicitado na Prefeitura em cuja cidade foi prestado o serviço. Como não há um modelo padronizado no Brasil, o documento pode variar de acordo com as exigências burocráticas de cada município.
Mas ele sempre deve ser numerado de modo sequencial e impresso com todos os dados para ser convertido em NFSe, principalmente CPF ou CNPJ do tomador de serviços. O Recibo Provisório de Serviços tem uma série e número de lote, então qualquer erro ao preencher esses campos pode impedir a emissão correta das notas ou gerar rejeições.
O que é a série do RPS?
A série dos RPS varia conforme cada Prefeitura, podendo ser números ou letras. Portanto, é preciso consultar o município da empresa antes de iniciar a emissão das NFS-e.
O que é lote do RPS?
Algumas prefeituras determinam como lote a emissão da NFSe. Logo, é apenas um controle de quantidade de notas em formato sequencial emitidas por um CNPJ.
O RPS substitui a Nota Fiscal?
Muitas pessoas acreditam que o RPS substituiu a NFSe. Entretanto, o próprio nome diz muito (“provisório”) e deve ser utilizado apenas em caso de imprevistos. Portanto, ele não substitui a nota fiscal.
Este comprovante surgiu para evitar que incidentes e situações de emergência atrapalhem a emissão de nota fiscal eletrônica de serviço. Com ele, você cumpre os prazos para gerar os documentos fiscais e não sofre com penalizações legais.
Lembrando que é sempre importante recorrer a um contador quando precisar de ajuda nessa área!
Todas as prefeituras permitem o uso de RPS?
Não, nem todas as prefeituras permitem o uso de RPS.
A emissão do Recibo Provisório de Serviços está diretamente ligada ao Imposto Sobre Serviços (ISS), que é de responsabilidade municipal. Portanto, cabe aos municípios estabelecer suas regras para o uso desse tipo de documento.
A maioria das prefeituras que fazem a emissão automática de NFSe (via integração ou webservice) exige o uso do RPS antes de gerar o documento fiscal. Quando isso ocorre, o RPS é convertido em NFSe pela prefeitura logo após a solicitação de emissão.
No entanto, também há prefeituras que exigem a geração da NFSe de imediato. Nesse caso, o RPS não é permitido.
Para saber se a prefeitura do seu município permite o uso de RPS, você pode consultar o site da prefeitura ou entrar em contato com o setor responsável pelo ISS.
Outra questão relevante, é que o envio do RPS pode variar conforme o município e ser feito de forma síncrona ou assíncrona. Vejamos caso a caso como funciona.
Envio síncrono
Ao enviar uma nota de forma síncrona, a SEFAZ retornará imediatamente a situação da nota, juntamente com o XML autorizado e o PDF para impressão.
Envio assíncrono
O envio assíncrono é mais lento porque requer duas conexões separadas com a SEFAZ. Na primeira, o XML da nota fiscal é enviado e você recebe um número de recibo. Na segunda conexão, a situação da nota é consultada usando o número de recibo via requisição.
Quando imprimir o Recibo Provisório de Serviço?
O Recibo Provisório deve ser impresso no momento da prestação do serviço, quando não for possível emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) no mesmo momento.
De certa forma, o RPS lembra a Contingência Offline da NFCe. Isso porque ela também permite que o prestador de serviço forneça um comprovante com validade fiscal para o cliente, sem ter que esperar uma autorização rápida da prefeitura.
Logo, esse documento somente deve ser utilizado apenas quando o web services e/ou a conexão com a internet estão indisponíveis. Do contrário, emita e utilize sempre a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe).
Quando converter o RPS em NFSe?
O recomendado é que seja feita a conversão do RPS em Nota Fiscal de Serviço eletrônica o quanto antes. As prefeituras normalmente estipulam um prazo para o procedimento ser realizado, mas é prudente que seja feito o mais rápido possível.
O período costuma variar conforme o órgão, mas no geral fica entre 5 e 10 dias, não podendo ultrapassar o dia 5 do mês seguinte ao da prestação de serviços. Então, respeite os prazos estabelecidos para não ter problemas com punições que podem prejudicar seus negócios.
É preciso acessar o sistema do órgão municipal que vincula o RPS com a respectiva NFSe e enviar o arquivo em XML ou texto. Então, consulte a prefeitura para saber mais detalhes.
Qual é a diferença entre impressão do RPS e impressão da NFSe?
A principal diferença entre a impressão do RPS e a impressão da NFSe é que o RPS é um documento provisório, enquanto a NFSe é um documento definitivo. Algumas outras diferenças entre elas são:
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe)
É um documento eletrônico que deve ser emitido por todos os prestadores de serviços no Brasil com atividades tributadas pelo ISSQN. A NFSe é autorizada pela prefeitura e deve ser armazenada pelo prestador de serviços por pelo menos 5 anos.
Recibo Provisório de Serviço (RPS)
É emitido quando não é possível emitir a NFSe no momento da prestação do serviço, como em caso de falta de conexão com a internet ou indisponibilidade do sistema da prefeitura. O RPS deve ser convertido em NFSe em até 10 dias após sua emissão.
Quais as principais rejeições envolvendo o recibo provisório de serviço?
As principais rejeições relacionadas ao RPS são:
Rejeição 11309
A rejeição 11309 é causada pela numeração do RPS fora da sequência.
Isso ocorre no momento em que o RPS é enviado para a prefeitura para ser convertido em NFSe. Então a seguinte mensagem de rejeição é registrada: “O número do RPS informado está fora da sequência, a próxima numeração de RPS é XXXX”.
O que significa que a prefeitura não aceitou o envio transmitido porque um RPS anterior a esse deveria ter sido enviado e autorizado anteriormente.
Neste caso, o prestador de serviços deve entrar em contato com a prefeitura para obter mais informações e/ou para a solicitação da desativação da mesma.
Em caso de dúvida sobre quem rejeitou o RPS, verifique no Log XML de retorno da consulta do lote do RPS no eDocs.
Rejeição 13498
Acontece quando um RPS é emitido, integrado ao eDocs e enviado para a prefeitura, mas antes de ser convertido em NFSe, é rejeitado com a mensagem: “O sistema da prefeitura rejeitou o RPS com a mensagem “Ocorreu um erro Inesperado”.
Dessa forma existem duas situações:
- Se a RPS/NFSe não estiver autorizada na Prefeitura, estiver “Rejeitada” no DE e estiver “4-Rejeitada” no ERP: nesse caso, reemita a RPS no ERP e envie novamente para a prefeitura.
- Se a RPS/NFSe estiver autorizada na Prefeitura, estiver “Rejeitada” no eDocs e estiver “4-Rejeitada” no ERP: consulte o status da NFSe no sistema da prefeitura e atualize o status no ERP.
Observações:
- A rotina de consulta só funcionará se o sistema da prefeitura possuir funcionalidade para consulta de status de RPS/NFSe via WebService;
- A prefeitura deve ser contatada para corrigir o erro no sistema.
Rejeição 335
A rejeição 335 é causada pelo fato de que as prefeituras que utilizam o provedor DSFNET possuem um controle da numeração de RPS enviada. O número do RPS deve ser sequencial, começando em 1 e aumentando de 1 em 1.
Assim, a prefeitura está rejeitando o Recibo porque o número do RPS é menor do que o número do RPS anterior. Por exemplo, se o RPS anterior foi o 209, o RPS atual deve ser o 210.
Para solucionar essa rejeição, o prestador de serviços deve verificar o número do Recibo anterior e enviar o correto. Se o número do RPS estiver correto, o prestador de serviços deve entrar em contato com a prefeitura para obter mais informações.
Nota fiscal eletrônica de serviço – RPS
Quando a RPS aparece com status de “Rejeitado” no sistema, mas já está como “Processada” na prefeitura, é uma rejeição causada por um atraso na atualização do status do RPS no sistema da prefeitura.
Logo, o prestador de serviços deve atualizar o status do RPS no sistema. Para isso, siga os os seguintes passo:
- Acesse NFSe/Ações e Consultas;
- Realize um filtro para encontrar o RPS rejeitado;
- Na aba Visualização, dê um duplo clique no RPS rejeitado para selecioná-lo;
- Clique com o botão direito do mouse no RPS selecionado e, no menu que será mostrado, clique na opção “Consultar NFSe/RPS”;
- Clique em “Atualizar” na parte inferior da tela até que o status mude para “Processada”.
Rejeição E10
A rejeição E10 ocorre quando a prefeitura identifica que já existe um RPS com o mesmo número, série e tipo. Isso pode acontecer se o RPS já foi emitido e autorizado pela prefeitura, ou se foi emitido e rejeitado, mas não foi excluído do sistema da prefeitura.
Para solucionar essa rejeição, o prestador de serviços deve verificar se o RPS já foi autorizado pela prefeitura. Se já foi autorizado, deve emitir um novo RPS com numeração sequencial.
Como emitir o Recibo Provisório de Serviços (RPS)?
O RPS só pode ser emitido após autorização da prefeitura da cidade onde o serviço foi prestado. No entanto, por não ser padronizado a nível nacional, é importante consultar a prefeitura local para saber quais são os dados obrigatórios.
Sua impressão pode ser feita via sistema contratado ou de forma manual, inserindo os dados necessários para a conversão de NFSe como o CPF ou CNPJ do contratante. Além disso, deve ser emitido em duas vias: uma para o prestador de serviços e outra para o tomador de serviços.
Como fazer a emissão da NFSe com base no RPS?
Após a emissão do Recibo Provisório de Serviços, a criação da Nota Fiscal correspondente torna-se uma tarefa relativamente tranquila. Isso porque a maioria dos sistemas municipais já estão preparados para receber os dados e concluir o processo de maneira eficiente, solicitando apenas as informações contidas no Recibo para dar continuidade.
Entretanto, alguns problemas podem surgir nesse processo, e na maioria das vezes estão relacionados à ausência de dados necessários para a correta transmissão da NF.
Por exemplo, se o prestador de serviços registra o RPS de maneira incompleta e não possui as informações solicitadas no momento da comunicação, gerar a Nota Fiscal correspondente fica mais complicado.
Além disso, em muitos Municípios, há a exigência de que os Recibos sejam emitidos com numeração subsequente, o que pode gerar dificuldades na transformação do RPS no documento fiscal definitivo.
Isso acontece porque com o uso de sistemas informatizados, a Prefeitura tem maior facilidade em verificar se a empresa está emitindo o RPS na sequência correta, podendo reprovar a emissão de NFs caso esses dados estejam incorretos.
Como emitir o RPS eletrônico?
O RPS eletrônico pode ser usado em casos de grande volume de serviços, como em estacionamentos, para agilizar o processo de pagamento.
Nestes casos, o sistema da empresa armazena os RPS eletrônicos, sem a necessidade de conexão com o fisco municipal e, ao final do dia, envia os Recibos eletrônicos em lote para a prefeitura, que os converte em NFSe.
Em alguns casos, as prefeituras permitem que os Recibos eletrônicos sejam emitidos sem os dados do cliente, apenas com a data, descrição do serviço prestado e valor. Isso porque em situações como saídas de eventos, por exemplo, muitos clientes querem pagar o estacionamento ao mesmo tempo. Se a empresa emitisse as NFSe individualmente, o processo seria lento e provocaria filas.
Dessa forma, a empresa pode emitir RPS eletrônicos para cada cliente e enviar os documentos em lote para a prefeitura no final do dia. Que por sua vez, converte os RPS em NFSe e envia os documentos para a empresa, que pode entregá-los aos clientes.
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