Durante a rota dos mais variados produtos, é necessário ter todos os comprovantes de que toda a operação está conforme a lei, a fim de evitar penalidades como multas.
Mais precisamente, são os documentos fiscais de transporte que devem constar com a pessoa transportadora durante a viagem.
No entanto, sabemos que, por serem muitos, surgem dúvidas de quais são obrigatórios.
A seguir, trazemos estas e outras respostas para você: quais documentos são obrigatórios, em quais situações eles são necessários e as consequências de não tê-los junto à sua carga.
O que são os documentos fiscais de transporte?
Como o nome diz, são documentos que devem estar disponíveis em situações de transporte de cargas, sejam eles ferroviários, hidroviários ou de outros tipos.
Isso porque estas notas podem ser exigidas em algum momento do processo de transporte, geralmente para fins de fiscalização. Por isso, é obrigatório que elas estejam presentes com as mercadorias, desde a saída do fornecedor até a chegada ao consumidor final.
Por que emitir os documentos fiscais de transporte?
Como adiantamos, os documentos fiscais de transporte servem para provar que tudo está sendo feito conforme a lei quando se trata de deslocamento de cargas, além de poderem ser exigidos por autoridades competentes.
Se a sua documentação não estiver de acordo com as regras definidas pelo Fisco, seu negócio pode ser penalizado por irregularidades fiscais, além de levar multas.
Por isso, emitir e ter esses documentos não só contribuem para evitar problemas com a lei, como também ajudam a trazer mais credibilidade à empresa perante o mercado.
Documentos fiscais de transporte obrigatórios
Existem alguns documentos que são imprescindíveis durante a rota de cargas. Pode parecer muita coisa, mas é muito importante levar todos eles em consideração.
Sem mais demora, vamos lá.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Um dos documentos mais utilizados e presente na realidade das transportadoras. Obrigatória para qualquer operação de compra e venda no país e com detalhes sobre a transação e impostos devidos.
No documento, é fundamental constar a natureza da operação, o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações e o tipo de nota, que devem estar em conjunto e ser compatíveis para evitar rejeição do documento.
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
É um documento de natureza auxiliar e que facilita a conferência de informações existentes em uma nota fiscal.
É impresso e deve acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto, além de servir como comprovante de entrega (quem recebe o produto deve assinar o documento) e deve conter elementos como:
- Preço de venda;
- Código de barras;
- Dados do destinatário;
- Cálculo dos impostos recolhidos;
- Descrição dos produtos e serviços;
- Dados do remetente da mercadoria;
- Chave de acesso da nota fiscal (com 44 dígitos).
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O documento é usado para registrar a prestação de serviços de transportes nos modais rodoviário, aéreo, ferroviário, hidroviário e dutoviário. A emissão do mesmo é obrigatória em fretes intermunicipais e interestaduais, em vista que há o recolhimento do ICMS.
Dá para comparar a sua função com a de uma nota fiscal exclusiva do transporte de cargas, mas um documento não anula a outro.
A NF-e é emitida por quem vende a mercadoria. Já o CT-e é fornecido pela transportadora ou pelo contratante do serviço de transporte. Caso isso não aconteça, as multas podem chegar ao valor de 550 reais, fora outras penalidades.
O CT-e pode ser emitido em todos os estados brasileiros e substitui os seguintes documentos fiscais:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (modelo 8);
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (modelo 9);
- Conhecimento Aéreo (modelo 10);
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas (modelo 11);
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas (modelo 27);
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte (modelo 7) – quando utilizada em transporte de cargas.
O documento é emitido em formato XML e compartilhado com a Receita Estadual, o cliente e o fornecedor. Vale salientar que para atender à lei, cada CT-e pode cobrir mais de uma nota fiscal, porém o remetente e o destinatário devem ser os mesmos.
Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTe)
O CT-e também tem um documento auxiliar, que é o DACTE. Sua função é acompanhar a mercadoria durante o processo de rota e deve ser apresentado nos postos de fiscalizações.
É importante não ignorá-lo, pois caso as informações de carga e as presentes no DACTE sejam incompatíveis, podem ser aplicadas multas e até mesmo apreensão de carga.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O MDF-e foi criado pelo governo para centralizar e otimizar a emissão e o controle de documentos de transporte.
Mas, para o seu lançamento, são necessários o cumprimento de regras específicas, como:
- Emitir CT-e e ter registro de RNTRC (no caso de empresas de transportes);
- Emitir NF-e caso possua mercadoria própria;
- Realizar transporte intermunicipal ou interestadual;
- Ser proprietário de veículos de cargas, ter contrato de arrendamento de veículos ou subcontratar transportador autônomo de cargas.
Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFe)
Também impresso, deve acompanhar a carga durante todo o transporte, já que se todas as empresas que fazem carga própria devem emitir o MDF-e, o DAMDFe também deve ser lançado.
Foi criado para substituir o manifesto de carga, documento criado pelo próprio transportador, cujo objetivo é consolidar os dados de todas as cargas embarcadas. Sem o DAMDFe, tanto cliente quanto transportadoras podem ser penalizadas.
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
É um seguro obrigatório que garante indenização em casos eventuais de danos à pessoa ou à mercadoria, como acidentes, colisões, tombamentos, etc.
Em transportes terrestres de carga, o seguro deve ser contratado por:
- Transportadoras (Empresas de transporte de cargas – ETC);
- Cooperativas de transporte de cargas (CTC);
- Transportadores autônomos (TAC);
- Embarcador da carga.
Código Identificador da Operação da Transporte (CIOT)
É uma série numérica que pode ser obtida quando o cadastro de operação de transporte é realizado no sistema eletrônico da ANTT.
Tem como objetivo regulamentar e fiscalizar o pagamento de fretes realizados por transportadores autônomos de carga ou equiparados. As informações do CIOT devem ser descritas no DAMDFe, sob pena de multas entre R$ 550 e R$ 10.500.
Vale-pedágio obrigatório (VPO)
De acordo com a Lei 10.209, é dever dos embarcadores de carga pagar a taxa de pedágio e forneçam o recibo à transportadora. Assim como o CIOT, informações sobre o vale pedágio devem ser descritas no DAMDFe.
Em caso de não cumprimento da regra, a Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) estabelece multa de R$ 550.
Nota fiscal e nota auxiliar são a mesma coisa?
Não. Mas, mesmo assim, o documento auxiliar deve acompanhar a carga durante o transporte da mercadoria, principalmente no caso do DANFE. Isso porque ele contém o resumo de todas as informações presentes na versão eletrônica.
Porém, em caso de fiscalização, é o DANFE que deve ser apresentado para ter as suas informações checadas pelo fiscal de cargas. Ainda assim, ter a nota auxiliar por perto é fundamental para evitar problemas com o Fisco.
Como a tecnologia pode ajudar na emissão de documentos fiscais de transporte?
A tecnologia é aliada importante na gestão dos documentos de cargas. Imagina se todos essas notas fiscais tivessem que ser emitidas em papel?
Pois é. Os softwares de gestão têm feito toda a diferença na hora de emitir documentos de transporte com rapidez e sem complicações.
Alguns benefícios de ter uma API referente a documentos fiscais de cargas são os seguintes:
- Emissão de CT-e quase que instantaneamente e de forma automática;
- Preenchimento automático de CFOP;
- Cálculo automático de impostos;
- Averbação eletrônica automática;
- Geração de CIOT automática sempre que a operação de transporte exigir;
- Entre outros benefícios.
Além disso, as APIS auxiliam a prevenir erros e rejeições durante a emissão da nota, assim como multas e penalidades devido ao preenchimento incorreto de impostos (e, consequentemente, evita que tributos sejam pagos erroneamente).
Caso você ainda não tenha um software que cuide da emissão de suas CTE-s, então não perca mais tempo.
Afinal, é com uma API de CT-e que você vai conseguir economizar tempo nas entregas de suas mercadorias transportadas e diminuir substancialmente o seu processo logístico.
Aqui na Focus NF-e, possuímos esse sistema que cuida de suas operações de transporte a baixo custo e com alta qualidade.
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